Rage Italic и др.

2.13.1. Изменение регистра текста.

Если текст уже введён, можно изменить его регистр: например, строчные буквы преобразовать в прописные или наоборот. Для этого выделите нужный фрагмент текста и выберите вкладку Главная/в группе Шрифт кнопку Регистр .

2.14. Форматирование абзацев.

Внешний вид документа зависит от форматирования, которое вы применили к тексту, и, в большей степени, от форматирования отдельных абзацев.

Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши Enter до следующего. Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включён непечатаемый знак конца абзаца (), который появляется после нажатия клавиши Enter.

Знак конца абзаца это не просто значок, помечающий конец абзаца; в нём содержится информация о форматировании, которое применяется к абзацу. Если вы удаляете знак конца абзаца, то удаляется и форматирование абзаца. Текст в двух слившихся абзацах получит форматирование первого абзаца. Чтобы случайно во время работы не удалить знаки абзацев, а с ними и всё форматирование, лучше отобразить их на экране. Для этого нажмите кнопку Отобразить все знаки .

Можно изменять такие элементы форматирования абзацев, как:

• выравнивание текста;

• межстрочный интервал (т.е. расстояние между строчками текста);

• отступы абзацев;

• интервалы между абзацами;

• позиции табуляции;

• обрамление и заливка;

• стилевое форматирование.

2.14.1. Выравнивание текста.

По умолчанию текст сдвигается влево и выравнивается по левому полю. Однако, можно задать опции, чтобы отцентрировать текст, выровнять его по правому краю или по ширине между левым и правым полем. Выбранное выравнивание влияет на весь текст в выделенных абзацах.

Для выравнивания выделенного текста выберите вкладку Главная/щелчок по кнопке группы Абзац/в окне Абзац вкладку Отступы и интервалы/список Выравнивание или на вкладке Главная в группе Абзац воспользоваться следующими кнопками:

- по левому краю ;

- по центру ;

- по правому краю ;

- по ширине .

При выравнивании по ширине пробелы между словами раздвигаются таким образом, чтобы правая граница текста выглядела ровной. Если разрывы оказались слишком широкими, включите автоматическую расстановку переносов в словах (вкладка Разметка страницы/в группе Параметры страницы кнопка Расстановка переносов /команда Авто).

2.14.2. Межстрочный интервал.

Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Размер интервала обычно устанавливается количеством строк. Таким образом, величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта.

Обычно текст оформляют с межстрочным интервалом в 1,0…2,0 строки. По умолчанию при создании нового документа установлен интервал 1,15.

Для установки межстрочного интервала выделите один или несколько абзацев и выберите вкладку Главная/щелчок по кнопке группы Абзац/в окне Абзац вкладку Отступы и интервалы/список Междустрочный (или на вкладке Главная в группе Абзац воспользуйтесь кнопкой Междустрочный интервал ). Межстрочный интервал может быть установлен количеством строк, а именно:

- Одинарный (т.е. одна строка);

- 1,5 строки;

- Двойной (т.е. две строки);

- Минимум (в счётчике значение следует указать минимально допустимое значение интервала, которое по умолчанию указывается в пунктах, но, при желании, можно указать его в сантиметрах или миллиметрах, для чего следует в поле счётчика ввести число и через пробел – сокращение см или мм, например, 1 см или 15 мм);

- Точно (в счётчике значение следует указать значение интервала, которое по умолчанию указывается в пунктах (пт) с точностью до 0,05 пт, но, при желании, значение можно указать в см или в мм);

- Множитель (в счётчике значение следует указать число строк интервала (число строк может устанавливаться с точностью до 0,01 строки)).

2.14.3. Отступы абзацев.

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное – от центра к краям страницы.

Чтобы визуально отделить абзац от другого текста, для него можно задать отступ с помощью следующих кнопок на вкладке Главная в группе Абзац:

• Уменьшить отступ (сдвигает левую границу абзаца к следующей позиции табуляции);

• Увеличить отступ (сдвигает левую границу абзаца к предыдущей позиции табуляции).

При желании можно более точно настроить положение левой или правой границы абзаца, а также первой строки выбрав вкладку Главная/кнопку группы Абзац/вкладку Отступы и интервалы/в области Отступ списки Слева, Справа и первая строка (или воспользоваться счётчиками в области Отступ в группе Абзац на вкладке Разметка страницы).

Ещё проще сделать то же самое при помощи элементов горизонтальной координатной линейки (Маркера левого отступа абзаца, Маркера правого отступа абзаца и Маркера отступа первой (красной) строки абзаца), перемещая соответствующий элемент мышкой.

2.14.4. Интервалы между абзацами.

Интервалы между абзацами могут быть больше, чем между строками в абзацах. Особенно часто увеличенные интервалы после абзаца используются при оформлении заголовков. По умолчанию при создании нового документа для обычного текста установлен интервал после абзаца в 10 пт. Увеличенные интервалы определены и для заголовков.

Для установки интервала между абзацами выделите один или несколько абзацев текста и выберите вкладку Главная/кнопку группы Абзац/вкладку Отступы и интервалы/в области Интервал списки Перед и После (или воспользуйтесь счётчиками в области Интервал в группе Абзац на вкладке Разметка страницы).

2.14.5. Позиции табуляции.

Обычно табуляция используется для упрощения форматирования документа.

Для ручной установки позиций табуляции щёлкайте индикатор табуляции в левой части горизонтальной координатной линейки, пока не отобразится требуемый тип табуляции, а затем щёлкните по горизонтальной координатной линейке в том месте, где требуется разместить табуляцию.

Доступны следующие типы табуляции:

Для определения позиции табуляции с особой точностью, недоступной при помощи координатной линейки, или вставки определённого символа (заполнителя) перед табуляцией следует использовать диалоговое окно Табуляция. Для открытия этого диалогового окна дважды щёлкните любую из позиций табуляции на горизонтальной координатной линейке (или выберите вкладку Главная/кнопку группы Абзац/на вкладке Отступы и интервалы кнопку Табуляция). В открывшемся диалоговом окне Табуляция в поле Позиции табуляции введите значение интервала (в см) между позициями табуляции, в области Выравнивание выберите вид выравнивания для этой позиции табуляции (по левому краю, по разделителю, по центру, с чертой или по правому краю), в области Заполнитель выберите нужный тип заполнителя для текущей позиции табуляции и нажмите кнопку Установить. После установки нужного количества позиций табуляции, нажмите кнопку ОК.

В процессе набора текста для перемещения текстового курсора по документу от одной позиции табуляции к другой используется клавиша Tab.

2.14.6. Обрамление и заливка.

Установка обрамления (т.е. границ) абзаца и заливки (т.е. изменения цвета фона) используется при оформлении заголовков, выделения фрагментов текста в документе и в других случаях. Обрамлять и заливать цветом можно один или сразу несколько абзацев. Границы могут располагаться как со всех сторон абзаца (абзацев), так и только с некоторых сторон.

Добавить обрамление к любому абзацу, к ячейкам таблицы, к графическим объектам и надписям можно кнопкой Граница , расположенной в группе Абзац на вкладке Главная. Для этого необходимо предварительно выделить абзац (абзацы) или другой объект и щёлкнуть по стрелке справа на кнопке Граница. Откроется выпадающее меню, с помощью которого можно установить различные границы для выделенного объекта.

Установить цвет заливки фона абзаца можно с помощью той же кнопки Граница , щёлкнув на ней по стрелке справа, и выбрав из выпадающего меню команду Границы и заливка, а затем в открывшемся диалоговом окне на вкладке Заливка раскрыть список Заливка и выбрать из палитры нужный цвет.

Ещё один способ добавления обрамления и заливки к абзацу – это выбрать на вкладке Разметка страницы в группе Фон страницы кнопку Границы страниц и в открывшемся диалогом окне на вкладке Граница предварительно выбрав тип линии (список Тип) и цвет линии (список Цвет) и ширину линии (список Ширина) установить границы, используя в области Образец кнопки , , , . Затем перейти на вкладку Заливка и в списке Заливка выбрать цвет заливки. В заключение нажать кнопку ОК.

2.14.7. Стилевое форматирование.

Стиль - это сохранённый под уникальным именем набор форматов как единое целое для многократного использования. В момент применения стиля к тексту все инструкции форматирования выполняются одновременно. По умолчанию при вводе текста в новом документе используется стиль Обычный (экспресс-стиль), в котором установлены основные параметры форматирования абзаца: шрифт – Calibri, Основной текст, выравнивание символов – По левому краю, междустрочный интервал – множитель 1,15 ин., интервал После абзаца – 10 пт., Запрет висячих строк.

Каждый встроенный шаблон в Word имеет набор стилей, которые "передаются" создаваемому документу. В последующем при работе с документом можно изменять параметры стилей, можно добавлять стили из других шаблонов и документов, можно создавать новые стили. Стили можно сохранять в документе или в шаблоне.

Существуют три основных типа стилей:

1. Стиль абзаца (обозначение -¶) определяет внешний вид абзаца, то есть параметры шрифта, выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы. Используется для задания стилей заголовков, оглавлений, различных вырезок, примечаний, аннотаций и т.д.

2. Стиль знака (обозначение - а) задаёт форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт и размер, а также полужирное и курсивное начертание. Используется для форматирования определений, формул, названий и т.д.

3. Стиль таблицы (обозначение - ) задаёт вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

Абзацы, содержащие параметры форматирования абзацев и знака, обозначаются - а¶).

Помимо указанных, стили могут включать в себя и некоторые другие параметры.

Изменение какого-либо стиля вызывает его автоматическое обновление по всему документу.

В Word существует большое количество стандартных (т.е. встроенных) стилей: Обычный, Заголовок 1..9, Строгий, Схема документа и т.д. Некоторые из встроенных стилей находятся в коллекции экспресс-стилей (вкладка Главная/в группе Стили кнопка Экспресс-стили).

Коллекция экспресс-стилей используется для быстрого применения стилей к предварительно выделенным абзацам или фрагментам текста документа. При наведении курсора мыши на эскиз экспресс-стиля можно увидеть, как выделенный фрагмент текста или абзац, в котором установлен курсор, примет выбранное форматирование.

Стиль текущего абзаца отображается в списке стилей области задач Стили, которая открывается кнопкой группы Стили на вкладке Главная. Выбор какого-либо стиля из списка вызовет немедленное его применение к предварительно выделенному абзацу.

Стили в Word 2007 можно:

• переименовывать, т.е. изменить имя существующего стиля;

• применять, т.е. применять другие стили к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей);

• изменять существующие стили;

• создавать новые (т.е. пользовательские).

Создание стиля. Создать собственный стиль можно одним из следующих способов:

1 Способ:

1. Выбрать вкладку Главная/кнопку группы Стили/кнопку Создать стиль ( ).

2. В окне Создание стиля в поле Имя наберите имя нового стиля.

3. В списке Стиль выберите тип создаваемого стиля – стиль абзаца или знака (т.е. символа).

4. В списке Основан на стиле, выберите стиль, на котором должен базироваться создаваемый стиль.

5. Нажмите кнопку Формат и установите параметры форматирования нового стиля открывая окна Шрифт, Абзац, Табуляция, Граница, Язык, Рамка, Нумерация, Сочетание клавиш с помощью соответствующих команд открывшегося списка. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить установки.

6. Если необходимо отображение этого стиля в галерее Экспресс-стили, то в окне Создание стиля установите флажок Добавлять в список экспресс-стилей. Для автоматического обновления стиля можно установить флажок Обновлять автоматически. Чтобы добавить создаваемый стиль в шаблон, на основе которого создан текущий документ, для того, чтобы этот стиль был доступен во всех вновь создаваемых документах выберите опцию В новых документах, использующих этот шаблон.

7. В заключение в окне Создание стиля нажмите кнопку ОК.

Созданный стиль вы найдёте в окне Стили (вкладка Главная/кнопка группы Стили) и к предварительно выделенному фрагменту текста вы сможете его применить, выбрав имя созданного стиля в списке Стили.

2 Способ.

1. набрать абзац;

2. применить к нему форматирование;

3. выделить этот абзац в тексте;

4. выбрать вкладку Главная/кнопку Экспресс-стили/команду Сохранить выделенный фраг­мент как новый экспресс-стиль;

5. в открывшемся окне Создание стиля, в поле Имя ввести новое имя стиля (для внесения изменений в создаваемый стиль можно воспользоваться кнопкой Изменить) и нажать кнопку ОК.

Изменение стиля. Выберите вкладку Главная/кнопку группы Стили. В списке Стили выделите имя изменяемого стиля и щёлкните по кнопке со стрелкой справа, затем из раскрывшегося меню выберите команду Изменить.

Удаление стиля. Выберите вкладку Главная/кнопку группы Стили. В списке Стили выделите имя удаляемого стиля и щёлкните по кнопке со стрелкой справа, затем из раскрывшегося меню выберите команду Удалить.

Управление стилями. При создании большого числа новых стилей возникает необходимость в их организации (т.е. управлении стилями). Для этого выберите вкладку Главная/кнопку группы Стили/кнопку Управление стилями ( ). При помощи окна Управление стилями (кнопки Импорт/экспорт) можно:

• переименовывать стили;

• копировать стили из других документов и шаблонов;

• удалять стили (встроенные стили удалить нельзя).

2.14.7.1. Создание оглавления документа с использованием стилей.

Для создания оглавления выполните следующие шаги:

• к заголовкам документа применить стиль Заголовок 1;

• к подзаголовкам — стиль Заголовок 2 (если есть более низкие подзаголовки, то к ним – Заголовок 3 и т.д. до Заголовок 9);

• установить текстовый курсор в то место в документе, куда будет вставлено оглавление;

• выбрать вкладку Ссылки/кнопку Оглавление/команду Оглавление;

• в открывшемся окне Оглавление выбрать вид оглавления (список Форматы:), при необходимости изменить другие параметры: заполнитель (список Заполнитель), количество уровней подзаголовков (список Уровни), стили (кнопка Параметры), и т.д.;

• для применения выбранных установок нажмите кнопку ОК.

Если в процессе редактирования документа изменились заголовки, страницы и т.п., т.е. оглавление устарело, его нужно обновить, а именно: щелкнуть по тексту оглавления правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле.

2.14.8. Очистка форматирования.

В Word можно очистить всё форматирование текста (полужирный шрифт, подчёркивание, курсив, цвет, надстрочное положение, построчное положение и т.д.) и вернуться к стилям форматирования текста, заданным по умолчанию. Очистку форматирования можно выполнять двумя способами:

1 способ: Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование и на вкладке Главная, в группе Шрифт нажмите кнопку Очистить формат ( ).

2 способ: Выделите фрагмент документа, для которого требуется очистить форматирование. На вкладке Главная щёлкните по кнопке группы Стили и в открывшейся области задач Стили выберите режим Очистить все (всегда расположен в верхней части списка стилей).

После очистки форматирования к фрагменту документа будет применен стиль Обычный.

2.15. Сноски.

Сноски используются в документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок. Документ может содержать обычные сноски, которые печатаются внизу страницы, и концевые сноски, которые размещаются в конце документа или раздела. (Обычные сноски используются для разъяснения вводимых терминов, а концевые – для ссылки на первоисточники.)

Сноска состоит из двух связанных частей: знака (маркера) сноски и текста сноски.

Н апример:

Разделитель сноски

Текст сноски

В Word ведётся автоматическая нумерация сносок в соответствии с указанной схемой: сквозная нумерация по всему документу или отдельно для каждого раздела.

Добавить сноску можно двумя способами:

1 способ: Установите текстовый курсор в то место документа, где будет расположен знак сноски и выберите вкладку Ссылки/в группе Сноски кнопку Вставить сноску (или кнопку Вставить концевую сноску).

2 способ: Установите текстовый курсор в то место документа, где будет расположен знак сноски и выберите вкладку Ссылки/кнопку группы Сноски. В открывшемся диалоговом окне Сноски можно выбрать:

- тип создаваемой сноски (обычную или концевую), используя опции сноски или концевые сноски;

- формат номера сносок в списке Формат номера или рядом с полем другой нажмите кнопку Символ для использования в качестве нумерации сносок специальных знаков.

В заключение нажмите кнопку Вставить, после чего происходит переход в область сносок, где необходимо ввести текст сноски.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют.

Чтобы перенести, скопировать или удалить сноску, надо работать со знаком сноски, а не с её текстом (т.е. переносить, копировать или удалять знак сноски). При этом автоматически выполняется перенумерация всех сносок.

Чтобы увидеть текст сноски, нужно установить указатель мыши на знак сноски в документе и подождать - над знаком сноски появится её текст. Переход на текст сноски осуществляется двойным щелчком по ее знаку.

Чтобы преобразовать обычную сноску в концевую и наоборот, необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши по тексту сноски и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Преобразовать в концевую сноску.

2.16. Перекрёстные ссылки.

Для связи между элементами, расположенными в различных местах документа, используются перекрёстные ссылки. Ссылка позволяет вставить в указанное место информацию о другом элементе – текст, № элемента или № страницы, на которой он находится. Возможны ссылки на следующие элементы: абзац, заголовок, закладку, сноску, концевую сноску, рисунок, таблицу или формулу.

Хотя результатом ссылки является специальное поле, операции со ссылками полностью автоматизированы и не требуют дополнительных знаний.

Для создания перекрёстной ссылки выберите вкладку Вставка/кнопка Связи/Перекрестная ссылка. В открывшемся окне Перекрестные ссылки выберите в списке Тип ссылки: нужный тип ссылки (абзац, заголовок или другой элемент). В списке Вставить ссылку на: выберите, какая информация об элементе должна вставляться (название, номер, номер страницы, выше/ниже). Установите флажок Вставить как гиперссылку, чтобы позволить читающим документ пользователям переходить к упоминаемому элементу.

При удалении или перемещении заголовка или изменении объекта, на который ссылалась перекрёстная ссылка, происходит автоматическая перенумерация заголовков и перекрёстных ссылок. Так, например, после удаления страницы, содержащей таблицу 2, таблица 3 будет переименована в таблицу 2; кроме того, будут изменены все перекрёстные ссылки на эту таблицу.

2.17. Многоколонная вёрстка.

Колонки позволяют придать странице газетный стиль.

Можно сразу задать нужное число колонок для выделенного текста, выбрав вкладку Разметка страницы/в группе Параметры страницы кнопку Колонки ( ).

Также можно выбрать вкладку Разметка страницы/в группе Параметры страницы кнопку Колонки/команду Другие колонки. В открывшемся окне Колонки можно задать любое количество колонок (вы ограничены только размером своей страницы), настроить их ширину и расстояние между ними (счётчик промежуток). Можно добавить разделитель в виде вертикальной черты.

Для того, чтобы текст перетекал в следующую колонку, добавьте разделитель, выбрав вкладку Разметка страницы/в группе Параметры страницы кнопку Разрывы/команду Столбец.

2.18. Колонтитулы.

К олонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях каждой из страниц документа. Колонтитулы содержат текст и изображения, кото­рые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора. Верхний и нижний колонтитул в свою очередь могут состоять из трех частей: левый, центральный и правый. Для создания центрального и правого в области колонтитулов автоматически установлены табулостопы   .

Колонтитулы можно задавать самостоятельно или воспользоваться коллекцией стандартных блоков колонтитулов.

В документе все страницы могут иметь одинаковые колонтитулы. Но можно сделать так, чтобы отличались колонтитулы чётных и нечётных страниц, а колонтитул первой страницы отличался от всех остальных. Кроме того, для каждого раздела документа можно создавать независимые колонтитулы.

Для перехода к созданию и/или редактированию колонтитулов дважды щёлкните мышью в верхнем или нижнем поле страницы. При этом автоматически откроется специальная вкладка Word 2007 – Работа с колонтитулами/Конструктор, которая содержит набор различных инструментов для работы с колонтитулами:

- кнопки Верхний колонтитул и Нижний колонтитул позволят выбрать из имеющейся коллекции нужный вид соответствующего колонтитула;

- кнопка Номер страницы позволит вставить в активизированный колонтитул номер страницы, выбрать положение и формат номера;

- кнопка Дата и время позволит вставить в активизированный колонтитул текущие дату и время нужного формата;

- кнопка Экспресс-блоки позволит вставить в активизированный колонтитул данные из свойств документа (такие как название и автор), а также поля Word;

- кнопки Рисунок и Клип позволят вставить в активизированный колонтитул рисунки и клипы, имеющиеся на носителях информации;

- для перехода между верхним и нижним колонтитулами, а также между колонтитулами разных разделов можно использовать кнопки группы Переходы (или просто прокручивать документ);

- кнопки группы Параметры позволят создать уникальный колонтитул для первой страницы документа (раздела) или убрать колонтитул с первой страницы, создать отличающиеся колонтитулы для чётных и нечётных страниц и включить, либо отключить показ текста документа;

- кнопки группы Положение позволят установить расстояние от верхнего или нижнего края страницы до верхнего или нижнего колонтитула, а также табуляцию с выравниванием;

- для завершения работы с колонтитулами и возвращения к основной части документа нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов или клавишу Esc (или дважды щёлкните мышкой по тексту основного документа).

При работе с колонтитулами текст основного документа становится бледным. Нельзя одновременно работать с основной частью документа и его колонтитулами.

Для вставки стандартного колонтитула (т.е. одинакового на всех страницах документа) выполните следующие действия:

1. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы щёлкните по кнопке Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и в появившемся списке выберите один из предлагаемых колонтитулов.

2. В колонтитуле вместо подсказок введите необходимый текст; он не обязательно должен соответствовать содержанию подсказки. Кроме текста можно вставлять таблицы и графические объекты.

3. При необходимости измените оформление колонтитула.

4. Выйдите из режима работы с колонтитулами, нажав клавишу Esc.

По умолчанию колонтитулы во всех разделах одинаковы. Если требуется их изменить, разорвите связь между разделами, установив текстовый курсор в колонтитул того раздела, начиная с которого ваши колонтитулы будут отличаться, а затем на вкладке Конструктор в группе Переходы отключите кнопку Как в предыдущем разделе (эта кнопка действует отдельно для верхнего и нижнего колонтитулов).

Для полного удаления колонтитула на вкладке Вставка в группе Колонтитулы щёлкните по кнопке Верхний колонтитул и в появившемся меню выберите команду Удалить верхний колонтитул. Аналогично удаляется и нижний колонтитул.

2.19. Нумерация страниц.

Расстановка номеров страниц в Word 2007 производится автоматически сразу во всем документе.

Для установки нумерации страниц в документе выберите вкладку Вставка/в группе Колонтитулы кнопку Номер страницы. В открывшемся списке выберите один из способов расположения нумерации (Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы), а затем один из вариантов нумерации. После вставки номера документ автоматически будет переведён в режим работы с колонтитулами. Для изменения формата номера страницы выберите вкладку Вставка/в группе Колонтитулы кнопку Номер страницы/команду Формат номеров страниц.

В зависимости от выбранного варианта нумерации номер страницы может быть вставлен как обычное поле или в специальном графическом объекте – надписи.

Чтобы скрыть номер на первой странице документа щёлкните в любом месте документа и выберите вкладку Разметка страницы/кнопку группы Параметры страницы/вкладку Источник бумаги/в разделе Различать колонтитулы установите флажок первой страницы/нажмите кнопку ОК.

3. Работа с объектами и элементами оформления документов

3.1. Списки.

Word позволяет быстро создавать три вида списков: нумерованные, маркированные и многоуровневые (или иерархические). Если добавить, удалить или переопределить элементы в нумерованном списке, нумерация обновляется автоматически.

П

Маркированный:

• Физика

• Математика

• Литература

• Иностранный язык

• История

Нумерованный:

1. Физика

2. Математика

3. Литература

4. Иностранный язык

5. Исторя

Чтобы начать нумерованный список нужно выделить несколько абзацев текста, оформляемых в виде списка и выбрать вкладку Главная/в группе Абзац щёлкнуть по стрелке кнопки Нумерация и в открывшейся галерее списков выбрать нужный вариант нумерации.

Использовавшиеся ранее виды списков накапливаются в галерее списков. В верхней части галереи отдельную группу образуют форматы номеров, применявшиеся в текущем сеансе работы в Word 2007. Этот список автоматически очищается при завершении работы в Word. В нижней части галереи отдельную группу образуют форматы номеров, использовавшиеся в текущем документе. Этот список остаётся доступным при каждом открытии документа.

Чтобы изменить параметры созданного ранее списка или настроить эти параметры при создании списка, выделите абзацы, оформленные или оформляемые в виде списка, выберите вкладку Главная/в группе Абзац щёлкните по стрелке кнопки Нумерация и выберите команду Определить новый формат номера. В открывшемся окне Определение нового формата номера установите необходимые параметры.

Если в документе уже был нумерованный список и нужно начать новый, следует выбрать вкладку Главная/в группе Абзац щёлкнуть по стрелке кнопки Нумерация и выбрать команду Задать начальное значение/установить опцию Начать новый список.

Чтобы начать маркированный список нужно выделить несколько абзацев текста, оформляемых в виде списка и выбрать вкладку Главная/в группе Абзац щёлкнуть по стрелке кнопки Маркеры и в открывшейся галерее выбрать нужный вариант маркера. Если нужного варианта маркера нет в галерее, то щёлкните по стрелке кнопки Маркеры группы Абзац вкладки Главная и выберите команду Определить новый маркер. В диалоговом окне Определение нового маркера для выбора нового маркера нажмите кнопку Символ.

Чтобы начать многоуровневый список нужно выделить несколько абзацев текста, оформляемых в виде списка и выбрать вкладку Главная/в группе Абзац щёлкнуть по стрелке кнопки Многоуровневый список и в открывшейся галерее списков выбрать нужный вариант. Для понижения уровня отдельных абзацев созданного списка надо увеличить отступ слева. Выделите абзац (абзацы) списка и нажмите кнопку Увеличить отступ группы Абзац вкладки Главная (или комбинацию клавиш Alt+Shift+ или клавишу Tab). Каждое нажатие этой кнопки понижает выделенные абзацы на один уровень. Для повышения уровня нажмите кнопку Уменьшить отступ (или комбинации клавиш Alt+Shift+ или Shift+Tab).

Для настройки параметров многоуровневого списка выполните следующее:

1. Выберите вкладку Главная/в группе Абзац кнопку Многоуровневый список/команду Определить новый многоуровневый список.

2. В диалоговом окне Определение нового многоуровневого списка установите необходимые параметры. Для отображения всех возможностей окна нажмите кнопку Больше. Для скрытия некоторых возможностей нажмите кнопку Меньше. Изменение параметров списка производится отдельно для каждого уровня.

3. В списке Выберите уровень для изменения выделите уровень изменяемого списка.

4. В раскрывающемся списке Нумерация для этого уровня выберите требуемый вид нумерации или маркеров. Если требуется маркер, отсутствующий в списке, то в раскрывающемся списке выберите режим Новый маркер. После этого выберите символ в диалоговом окне Символ.

5. При необходимости в счётчике Начать с укажите начальный номер списка.

6. В поле Формат номера при необходимости добавьте к нумерации текст, который будет отображаться при каждом номере. Текст можно вводить как перед номером, так и после него.

7. Обычно нумерация или маркеры имеют те же параметры шрифта, что и список. Можно изменить параметры шрифта номеров (маркеров) и сопровождающего текста. Нажмите кнопку Шрифт и во вкладках Шрифт и Интервал диалогового окна Шрифт установите требуемые параметры.

8. В раскрывающемся списке Выравнивание выберите вид выравнивания номеров относительно позиции номера. В счётчике на установите расстояние от позиции номера до левого поля страницы.

9. В счётчике Отступ текста установите отступ от левого поля страницы всех строк нумеруемого абзаца, кроме первой.

10. Можно настроить отступы сразу для всех уровней списка. Нажмите кнопку Для всех уровней. В окне Параметры для всех уровней настройте положение маркера или номера первого уровня, положение текста первого уровня, а затем укажите дополнительный отступ для каждого более низкого уровня.

11. К номеру уровня можно также добавлять или удалять номера предыдущих уровней, используя список Включить номер уровня.

12. В заключение нажмите кнопку ОК.

Для прекращения любого списка достаточно отжать кнопку списка на вкладке Главная (т.е. кнопки Нумерация или Маркеры) или дважды нажать клавишу Enter.

3.2. Создание списка иллюстраций.

Список иллюстраций – это список названий рисунков, диаграмм, графиков, слайдов или других иллюстраций, вставленных в документ, с указанием номеров страниц, на которых они находятся.

Создание списка иллюстраций начинается с присвоения названий рисункам в документе. Для этого щёлкните мышкой по картинке и выберите вкладку Ссылки/в группе Названия кнопку Вставить название (или щёлкните правой кнопкой мыши по рисунку и в контекстном меню выберите команду Вставить название). В окне Название выберите нужные параметры. В качестве постоянной части названия (в списке подпись) вы можете выбрать текст Рисунок, Таблица или Формула. Если требуется какой-либо другой текст, например, График, нажмите кнопку Создать и в поле Название наберите свой текст. Например: Рис. или Табл... В заключение нажмите кнопку ОК.

После того как были присвоены названия всем рисункам в документе, необходимо собрать список иллюстраций. Для этого установите текстовый курсор в то место документа, где должен находиться список иллюстраций и выберите вкладку Ссылки/в группе Названия кнопку Список иллюстраций. Задайте необходимые параметры и нажмите кнопку ОК.

Word найдёт все присвоенные названия рисункам в документе, отсортирует их по номеру, добавит соответствующие номера страниц и отобразит список иллюстраций в документе.

3.3. Создание предметного указателя.

Предметный указатель – это список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются. Пример предметного указателя:

В З

Венера 10 Земля 20

- атмосфера 12 - атмосфера 24

- орбита 14 - биосфера 25

- поверхность 16 - литосфера 27

- ядро 18 - - тектоника плит 28

3.3.1. Включение слов и фраз в предметный указатель.

Создание предметного указателя начинается с пометки элементов указателя в документе. Элемент указателя – это слово или фраза в документе, на которую появиться ссылка в предметном указателе. Обычно это ссылка на номер страницы.

Выделите текст, который следует использовать в качестве предметного указателя и выберите вкладку Ссылки/в группе Предметный указатель кнопку Пометить элемент (или нажмите комбинацию клавиш Alt+Shift+X). Откроется окно Определение элемента указателя, в котором в поле основной появится фрагмент текста, который был выделен в документе. В разделе Параметры определите тип ссылки: на текущую страницу, перекрестная ссылка или ссылка на диапазон страниц. Затем нажмите кнопку Пометить.

Помечаемый текст может быть основным или дополнительным элементом предметного указателя:

Основной элемент – это поле обязательно должно содержать какой-либо текст – именно этот текст появится потом в собранном указателе.

Дополнительный элемент – это элемент предметного указателя, который следует за основным (второй уровень). Например, элемент указателя "Земля" может иметь дополнительные элементы «атмосфера», «биосфера», «литосфера». Возможно несколько уровней вложения дополнительных элементов. Чтобы добавить элемент третьего уровня, в поле Дополнительный окна Определение элемента указателя введите текст второго уровня, двоеточие, а затем – текст третьего уровня.

Продолжайте отмечать нужный текст в документе. До окончания пометки элементов указателя диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым. Если нажать кнопку Пометить все, будет помечено первое вхождение указанного текста (с учётом регистра букв) в каждом абзаце.

Все помеченные элементы указателя вставляются в виде полей {XE}, оформленных скрытым текстом. Если поля {XE} не видны на экране, нажмите кнопку Отобразить все знаки на вкладке Главная.

3.3.2. Сборка предметного указателя.

Поместите курсор в то место документа, где должен находиться предметный указатель и выберите вкладку Ссылки/в группе Предметный указатель кнопку Предметный указатель. Выберите тип, формат, количество колонок и прочие параметры форматирования и в конце нажмите кнопку ОК.

3.4. Использование закладок.

Закладка указывает на фрагмент текста, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок.

Для того, чтобы присвоить какому-либо элементу текста закладку, необходимо выделить этот элемент мышью и выбрать вкладку Вставка/в группе Связи кнопку Закладка. В открывшемся окне Закладка в поле Имя закладки: ввести имя закладки и нажать кнопку Добавить.

Чтобы видеть, где в документе назначены закладки, нужно выбрать Кнопку Office/кнопку Параметры Word/Дополнительно/в области Показывать содержимое документа установить флажок Показывать закладки.

4. Использование полей

4.1. Назначение и примеры использования полей Word.

Поле подстановки (или поле Word) – это специальный код, вставляемый в документ для вызова одной из сервисных функций. В момент актуализации документа вызывается указанная функция и на место поля подставляется реальное значение, возвращаемое этой функцией. Под актуализацией документа следует понимать получение печатной копии (или её просмотр на экране). Например, если в документ вставлено поле Дата печати (PrintDate), на каждой распечатке документа вместо этого поля будет появляться текущая дата.

Ряд полей можно вставить используя вкладку Вставка/в группе Текст кнопку Экспресс-блоки/команду Поле. В открывшемся окне Поле в списке Категория выберите категорию полей, в списке Поля выберите имя поля Word. Если необходимо просмотреть или отредактировать код поля, щёлкните по кнопке Коды поля. В результате, в окне Поле вверху появится строка Коды поля с кодом выбранного поля, в которой можно добавить ключи к коду поля, а в нижнем левом углу окна появятся две кнопки Скрыть коды и Параметры. Кнопка Параметры открывает окно Параметры поля, в котором можно задать дополнительные параметры выбранному полю. В заключение нажмите кнопку ОК. Таким образом, в документ можно вставлять следующие поля Word:

1. из категории Нумерация – поле Page (это код поля номер страницы).

2. из категории Дата и время – поле Time (время). Для задания вида используется ключ формата даты/времени - \@, после которого в кавычках записывается формат. Для написания формата даты и времени используются буквы: d (число), M (месяц), y (год), H и h (часы), m (минуты), s (секунды).

3. из категории Нумерация – поле Seq для автоматической нумерации рисунков, таблиц, формул и т.д.

4. из категории Связи и ссылки – поле Ref (перекрёстная ссылка).

5. из категории Связи и ссылки – поля IncludeTexT (файл), IncludePicture (рисунок), Link (объект).

6. из категории Связи и ссылки – поле Hyperlink (гиперссылка).

7. из категории Указатели – поля Toc (оглавление) и Index (предметный указатель).

Author Выводит имя, заданное в поле Автор, если выбрать Кнопку Office/Подготовить/Свойства.

FileName Выводит имя файла, а при добавлении ключа \р и путь к нему.

CreateDate Выводит дату создания документа.

NumPages Выводит количество страниц документа.

FileSize Выводит размер файла.

NumChars Выводит кол-во символов в документе.

NumWords Выводит кол-во слов.

Title Выводит название документа.

DocProperty Вставка указанного свойства документа.

TC Определяет элемент оглавления. Поле TC вставляется непосредственно перед текстом, который следует включить в оглавление. Этот текст копируется в поле ТС. Для оформления поля TC используется скрытый текст, который виден при включении непечатаемых символов.

Код поля: { TC "Текст" [Ключи] }. Ключ \l определяет уровень элемента оглавления.

TOC Сборка оглавления и вставка его в документ. Если выбрать Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели/ вкладка Оглавление/кнопка Параметры/включить флажок поля элементов оглавления и отключить флажок стили, то оглавление собирается из элементов, помеченных с помощью полей TC.

Код поля: { TOC [Ключи] }

XE Определяет элемент предметного указателя. Аналогично ТС.

Код поля: { XE "Текст" [Ключи] }

INDEX Сборка предметного указателя и вставка его в документ. Предметный указатель собирается из элементов, помеченных с помощью полей XE.

Код поля: { INDEX [Ключи] }

RD Указывает файл, который следует включить при сборке оглавления или предметного указателя с помощью поля TOC или INDEX. Для оформления поля RD используется скрытый текст. Если оглавление или указатель должно включать элементы из нескольких файлов, то для каждого файла добавляется новое поле RD.

Код поля: { RD ИмяФайла }

ИмяФайла - это полный путь к файлу (папки разделяются двойным обратным слэшем С:\\WORK\\108147\\d1.doc)

EQ Вставка формулы. Ключи указывают, как составить формулу из заключенных в круглые скобки элементов (элементы разделяются точкой с запятой). Они могут быть изменены путем добавления допустимых параметров.

Код поля: { EQ Ключи }. Пример: { EQ \x \to (1, 5) } —

Ключи: \f — создает дробь (задается числитель и знаменатель);

\i — создает интеграл (задается верхний, нижний предел и подинтегральное выражение);

\о — помещает каждый последующий элемент поверх предыдущего;

\r — создает радикал (задается степень корня и подкоренное выражение);

\х — создает рамку вокруг элемента. По умолчанию изображаются все четыре линии рамки.

Можно добавить параметры для изменения ключа \х:

Параметр	Изображает линию
\to	Над элементом.
\bo	Под элементом.
\le	Слева от элемента.
\ri	Справа от элемента.

4.1.1. Гиперссылки.

Гиперссылка – это цветной подчёркнутый текст или рисунок, позволяющий переходить к другому файлу или фрагменту файла. MS Word создаёт гиперссылку автоматически при нажатии клавиши Enter или Пробел после ввода адреса существующей веб-страницы, например www.contoso.com.

Для создания гиперссылки на файл, документ или веб-страницу выполните следующее:

1. Выделите текст или рисунок, который должен представлять гиперссылку.

2. На вкладке Вставка в группе Связи выберите кнопку Гиперссылка (или щёлкните правой кнопкой мыши по выделенному тексту или рисунку и выберите команду Гиперссылка из контекстного меню).

3. Затем выполните одно из следующих действий:

• чтобы создать ссылку на существующий файл или веб-страницу, в области Связать с выберите файлом, веб-страницей и введите адрес, по которому требуется создать связь, в поле Адрес. Если адрес файла не известен, щёлкните стрелку списка папок и перейдите к нужному файлу.

• чтобы создать ссылку на файл, который ещё не создан, в области Связать с выберите новым документом, введите имя нового файла в поле Имя нового документа и затем в разделе Когда вносить правку в новый документ выберите переключатель позже или сейчас.

• чтобы настроить подсказку, которая появляется при наведении указателя на гиперссылку, нажмите кнопку Подсказка и введите требуемый текст. Если подсказка не определена, в качестве подсказки Word использует путь или адрес файла.

4.2. Формы.

Форма – это бланк, который можно заполнять данными на компьютере. Форма может содержать следующие элементы:

1. Текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными, надписи и т. д.

2. Поля Word.

3. Поля формы, которые представляют собой области, заполняемые пользователем. Поле формы можно вставить в абзац, в ячейку таблицы или в текстовое поле. К полям формы относятся текстовые поля, поля со списком, флажки. Для их вставки следует использовать одноименные кнопки на панели, которая открывается, если выбрать вкладку Разработчик/кнопку Инструменты из предыдущих версий . Настройка полей формы осуществляется кнопкой Свойства, находящейся на вкладке Разработчик в группе Элементы управления (или двойным щелчком по вставленному полю в документ).

Если вкладка Разработчик отсутствует на Ленте, то можно её добавить выбрав Кнопку Office/кнопку Параметры Word/Основные/в области Основные параметры работы с Word установить флажок Показывать вкладку “Разработчик” на ленте.

4.2.1. Вставка и форматирование полей формы.

Поля формы вставляются и форматируются при создании шаблонов документов. В Word обработка полей форм выполняется посредством панели Инструменты из предыдущих версий. Она содержит кнопки, назначение которых следующее:

Чтобы вставить поле формы, необходимо установить курсор ввода в том месте шаблона, где при заполнении формы пользователь будет вводить информацию, и выполнить щелчок на панели Инструменты из предыдущих версий по соответствующей кнопке для вставки нужного поля формы. Затем выполнив двойной щелчок мышью по вставленному в документ полю формы задайте параметры этому полю в открывшемся окне Параметры поля.

4.2.2. Защита формы.

Заполнение формы возможно только после её защиты. Если защита не установлена невозможно вводить данные в текстовые поля, устанавливать флажки или выбирать значения из списка. Защита устанавливается кнопкой Защитить документ вкладки Разработчик. В правой части окна документа откроется область задач Ограничить редактирование и форматирование, в которой необходимо в области 2.Ограничения на редактирование установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа, после чего в активизировавшемся списке ниже необходимо выбрать Ввод данных в поля форм. После этого в области 3.Включить защиту нужно щёлкнуть по активизировавшейся кнопке Да, включить защиту. В появившемся окне Включить защиту можно ввести свой пароль на снятие защиты и подтверждение пароля.

4.2.3. Параметры полей формы.

Текстовое поле - область формы, куда вводятся данные. При настройке этого поля в окне Параметры текстового поля (вкладка Разработчик/в группе Элементы управления кнопка Свойства) указывают тип данных и его формат:

• Обычный текст — указывают максимальное количество вводимых символов, текст по умолчанию, формат (прописные или строчные буквы);

• Число - указывают максимальное количество вводимых цифр, число по умолчанию, формат числа (кол-во знаков после запятой, разделение тысяч и т.д.);

• Дата - указывают дату по умолчанию, формат даты (полный, краткий);

• Текущая дата или Текущее время - формат даты или времени;

• Вычисление - записывают формулу, по которой производится вычисление, и можно задать формат числа.

• Поле со списком - область формы, в которой данные выбираются из предлагаемого раскрывающегося списка. Элементы списка задаются в окне Параметры поля со списком (вкладка Разработчик/в группе Элементы управления кнопка Свойства) и включаются в список кнопкой Добавить. Можно менять порядок следования элементов (кнопки со стрелками в области Порядок) или удалять выделенный элемент из списка (кнопка Удалить).

• Флажок - поле, принимающее значение Да или Нет. При установке параметров в окне Параметры флажка можно указать размер флажка и состояние по умолчанию (снят или установлен).

Кроме того, для любого поля формы можно задать текст справки (вкладка Разработчик/в группе Элементы управления кнопка Свойства), который должен помогать пользователю в заполнении формы. Можно задать текст справки в строке состояния или по нажатию клавиши F1 (вкладки Строка состояния или Клавиша F1). Каждому полю формы присваивается закладка вида ТекстовоеПоле1, ПолеСоСписком3, Флажок1, по которой можно ссылаться на это поле например в вычислениях. Полю можно также назначить макрос, который будет выполняться при входе или при выходе из этого поля.

4.3. Шаблоны в Word 2007.

Каждый документ, создаваемый в Word 2007, основывается на каком-либо шаблоне. По умолчанию это глобальный (основной) шаблон Normal.dotm.

Шаблон (template) – это особый вид документа, предоставляющий специальные средства для оформления итогового документа. Параметры, хранимые в шаблонах, определяют вид документа, созданного на основе данного шаблона. В шаблонах могут храниться:

• стандартный текст и рисунки, которые должны повторяться в каждом документе;

• поля страницы и другие параметры, которые устанавливаются, если выбрать Файл/Параметры страницы;

• поля Word, поля слияния, поля формы;

• стили и элементы списка автотекста;

• макросы, настраиваемые панели инструментов, меню и сочетания клавиш.

В процессе создания документа шаблон присоединяется к документу и в создаваемый документ из шаблона копируются его некоторые элементы (например, параметры страницы, стили), а другие компоненты (например, автотекст и макросы) остаются в шаблоне. Но так как шаблон присоединён к документу, то документ всегда может получить доступ к этим компонентам шаблона.

В Word 2007 существуют два типа основных видов шаблонов:

• общие или глобальные шаблоны (global templates);

• шаблоны документов (установленные и пользовательские) или локальные templates.

В редакторе Word 2007 используются файлы шаблонов с расширениями:

• .dotm (может содержать макросы или программы), где буква "m" обозначает макрос;

• .dotx (без макросов и программ), где "x" - основанный на XML (Extensible Markup Language).

Общий или глобальный шаблон – это шаблон, загруженный в Microsoft Word в окне Шаблоны и надстройки, которое открывается командой Шаблон документа на вкладке Разработчик. Хранящиеся в общем шаблоне все макросы, элементы списка автотекста, стили, сочетания клавиш, доступны для любого открытого документа, даже если этот документ основан на другом шаблоне.

Шаблон Normal.dotm разработан специально для использования в качестве общего или глобального шаблона приложения, который автоматически загружается каждый раз при запуске Word 2007, т.е. является постоянным. Глобальный (общий) шаблон, который называется "Новый документ" и хранится в файле Normal.dotm, является базовым шаблоном. Normal.dotm - это универсальный template для любых типов документов, он всегда загружается и всегда присоединён к открытым документам. Normal.dotm изменять нельзя, так как на нём основаны все документы и все шаблоны документов Word 2007. Он может храниться в каталогах:

• C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Templates (для ОС Windows XP) или

• C:\Users\Админ\App Data\Roaming\Microsoft\Templates (для ОС Windows 7).

Там же хранятся и пользовательские шаблоны, т.е. созданные пользователем самостоятельно.

Шаблоны документов – это шаблоны типовых документов с расширением .dotx, которые не содержат макросов и программ (файлы с расширением .dotx и .docx не поддерживают макросы, а значит не подвергаются заражению макровирусами). В Word 2007 набор шаблонов типовых документов называется "Установленные шаблоны". Установленные шаблоны типовых документов (с расширением .dotx) хранятся в директориях:

• C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033 - на английском языке;

• C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049 - на русском языке.

Кроме того, в Word 2007 можно использовать пользовательские шаблоны, которые отображаются в окне диалога Создать (Кнопка Office/Создать/вкладка Мои шаблоны). Шаблоны пользователя – это шаблоны типовых документов, которые пользователь самостоятельно создаёт и хранит на ПК. Пользовательские шаблоны можно создать на основе шаблонов (глобальных и локальных) или из существующих документов.

Чтобы создать шаблон на основе существующего документа (т.е. пользовательский шаблон) нужно открыть этот документ, щёлкнуть по Кнопке Office/выбрать мышью команду Сохранить как и в раскрывшемся меню щёлкнуть по значку Шаблон Word/в окне Сохранение документа в списке Тип файла выбрать Шаблон Word (*.dotx), а в поле Имя файла – ввести имя создаваемого шаблона. Если в окне Сохранение документа в списке Папка не была выбрана папка для сохранения созданного шаблона, то по умолчанию он будет сохранён C:\Documents and Settings\Админ\Application Data\Microsoft\Templates (для ОС Windows XP).

Чтобы создать на основе существующего шаблона новый документ или шаблон, нужно выбрать Кнопку Office/Создать/вкладку Установленные шаблоны или вкладку Мои шаблоны/в открывшемся окне в области Создать выбрать тип создаваемого файла документ или шаблон. После нажатия кнопок Создать или ОК будет создан новый документ или шаблон, а сам исходный шаблон останется в своей папке неизменным.

5. Работа с графикой

Документ Microsoft Word может содержать различные графические объекты: рисунки из графических файлов и рисунки из коллекции клипов Microsoft Office, организационные и обычные диаграммы. К графическим объектам можно отнести надписи и объекты WordArt. Средствами Word можно создавать несложные рисунки.

Для вставки в документ графических объектов используют команды группы Иллюстрации и некоторые команды (Надпись и WordArt) группы Текст вкладки Вставка.

Для работы с рисунками из графических файлов и коллекции клипов в Microsoft Word применяют контекстную вкладку Формат группы вкладок Работа с рисунками. Эта вкладка автоматически отображается при выделении рисунка. Для выделения рисунка следует щёлкнуть по нему мышью. Признаком выделения являются маркеры рисунка.

5.1. Рисунки

5.1.1. Вставка рисунка из графического файла.

Microsoft Word позволяет вставлять в документ рисунки из графических файлов всех основных графических форматов: jpeg, bmp, gif, tiff и др.

Для вставки рисунка в документ установите текстовый курсор туда, где будет находиться вставляемый рисунок (при необходимости потом рисунок можно будет переместить в другое место) и выберите вкладку Вставка/кнопку Рисунок. В окне Вставка рисунка перейдите в папку с нужным графическим файлом, дважды щёлкните по значку файла рисунка или выделите значок и нажмите кнопку Вставить.

5.1.2. Вставка рисунка из коллекции клипов Microsoft Office.

Клипами в Microsoft Office называют мультимедийные файлы: рисунок, звук, анимация или фильм. Можно пользоваться как коллекцией клипов, поставляемой вместе с Microsoft Office, так и, при наличии подключения к интернету, веб-коллекцией с сайта Microsoft.

Для вставки рисунка из коллекции клипов Microsoft Office установите текстовый курсор туда, где будет находиться вставляемый рисунок и выберите вкладку Вставка/кнопку Клип. В появившейся области задач Клип в поле Искать введите ключевое слово искомого рисунка. Откройте список Просматривать и выберите те коллекции, в которых требуется провести поиск. Откройте список Искать объекты и установите флажок рядом с названиями тех видов клипов, которые требуется найти. Нажмите кнопку Начать. В результате поиска в области задач отображены эскизы найденных рисунков. Щёлкните по эскизу, чтобы вставить рисунок в документ.

Если в нижней части области задач Клип щёлкнуть по ссылке Упорядочить клипы, то отобразится окно Организатор клипов Microsoft, в котором можно просмотреть коллекции рисунков и вставить выбранный в документ.

5.1.3. Изменение положения рисунка в документе.

Для того чтобы рисунок можно было свободно перемещать в документе, следует установить для него один из режимов обтекания текстом. Для этого выделите рисунок и выберите вкладку Формат/в группе Упорядочить кнопку Обтекание текстом. В открывшемся меню выберите один из вариантов обтекания.

Для перемещения рисунка по документу наведите указатель мыши на любую часть рисунка, кроме маркеров, так, чтобы около него отобразилась четырёхнаправленная стрелка, нажмите левую кнопку мыши и не отпуская её перетащите рисунок.

Более точно изменить положение рисунка можно щёлкнув по рисунку правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрав команду Формат объекта/вкладку Положение/кнопку Дополнительно.

5.1.4. Изменение размера рисунка

Изменить размер рисунка можно, если выделить рисунок, затем навести указатель мыши на маркер рисунка так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку, и нажав левую кнопку мыши перетащить маркер.

Чтобы установить размер рисунка с более высокой точностью, выделите рисунок и на вкладке Формат в группе Размер установите значения высоты и ширины рисунка в соответствующих счётчиках.

5.1.5. Настройка изображения рисунка

Для настройки яркости и контрастности рисунка, задания эффектов тени выделите рисунок и на вкладке Формат используйте соответствующие кнопки в группах Изменить и Эффекты тени.

6. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Создание составных документов слиянием.

Для подготовки однотипных документов, например, писем, рассылаемых многим адресатам, можно использовать пошаговый мастер слияния, запустить который можно выбрав на Ленте вкладку Рассылки/команду Начать слияние/Пошаговый мастер слияния.

Составной документ включает два документа:

1) Основной документ содержит неизменяемый текст письма, поля слияния, которые указывают место размещения данных из источника данных, а также может содержать поля Word.

2) Источник данных это файл с таблицей, содержащей переменную информацию, например, имена и адреса каждого получателя. Шапка (т.е. заголовки столбцов) таблицы определяет имена полей слияния.

Поле слияния – это инструкция, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных.

Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город».

К полям слияния относятся:

- Ask, - If (If…Then…Else…),

- Fill-in, - MergeField,

- Database, - MergeRec,

- Compare, - Set и др.

При слиянии источника данных и основного документа происходит замена полей слияния соответствующей информацией из источника данных. Т.о. результатом процесса слияния является набор составных документов. Часть текста остается одинаковой во всех составных документах, часть различается. Слияние можно использовать для создания следующих типов документов:

• стандартных писем;

• электронных сообщений;

• факсов;

• конвертов;

• наклеек;

• каталогов, т.е. списков имен и адресов или другой информации, которую нужно напечатать или сохранить в одном документе Word.

Например:

где

. Источник данных, содержащий сведения о получателях, такие как имена и адреса

. Основной документ, содержащий поля слияния, в которые необходимо поместить сведения о получателе

. Итоговый составной документ, полученный после слияния источника данных и основного документа.

6.1.1. Мастер слияния.

Инструмент Мастер слияния представляет самый быстрый и простой способ создания составных документов, кроме факсов.

Если в качестве основного документа слияния будет использоваться существующий документ, откройте его. В противном случае создайте новый документ.

Выберите на Ленте вкладку Рассылки/команду Начать слияние/Пошаговый мастер слияния. Рядом с рабочей областью документа откроется область задач Слияние. Здесь предлагается вам выполнить следующие 6 этапов:

Этап 1 – Выбор типа документа.

Предлагается выбрать один из пяти вариантов, определяющих тип создаваемых составных документов:

• Письма;

• Электронное сообщение;

• Конверты;

• Наклейки;

• Каталог.

Затем щелкните по ссылке Далее, рядом с которой программа пишет название следующего этапа (например, Далее. Открытие документа).

Этап 2 – Выбор документа.

Укажите основной документ слияния, выбрав один из следующих вариантов:

• Текущий документ. Преобразовывает документ в активном окне (т.е. открытый текущий документ) в основной документ слияния.

• Шаблон. Позволяет создать основной документ на базе шаблона. Выбрав этот вариант, щелкните по ссылке Выбор шаблона, которая откроет соответствующее диалоговое окно.

• Существующий документ. Позволяет создать основной документ на базе существующего файла. Выбрав этот вариант, выделите в появившемся списке документ или, если нужного документа нет в списке, выберите пункт Другие файлы. Нажмите кнопку Открыть.

Если составным документом будет конверт или наклейка, на втором этапе вместо второго варианта программа предлагает воспользоваться встроенным макетом. Для этого выберите пункт Изменить макет документа, затем щелкните на ссылке Параметры конверта или Параметры наклейки, которая вызовет окно с параметрами макета и печати.

Закончив операцию, щелкните на ссылке Далее.

Этап 3 – Выбор получателей.

Определите, что будет использоваться в качестве списка получателей, т.е. источника данных слияния, выбрав один из следующих вариантов:

• Использование списка. Если список находится в существующем файле, содержащем имена и адреса или другие сведения для слияния, то выберите этот вариант и затем щелкните по ссылке Обзор и определите файл.

• Контакты Outlook. Чтобы источником данных слияния стала папка контактов Microsoft Outlook, выберите этот вариант, затем щелкните на ссылке Выбор папки контактов.

• Создание списка. Чтобы создать новый список адресатов, выберите этот вариант, затем щелкните на ссылке Создать и введите данные в диалоговое окно Новый список адресов. После закрытия диалогового окна Word откроет окно Сохранение списка адресов, в котором нужно задать имя файла и его расположение. Мастер слияния сохраняет список как файл базы данных Access, с расширением .mdb. Затем появится окно Получатели слияния, в котором можно отсортировать или отфильтровать элементы списка или обработать их другим способом.

После всего щелкните на ссылке Далее.

Этап 4:

Его название зависит от типа создаваемого составного документа. На этом этапе можно вводить информацию и редактировать ее в основном документе слияния, находящемся в активном окне, следующим образом:

• Чтобы ввести текст, который не будет изменяться в составных документах (такой как заголовок письма, основное содержимое и подпись), используйте стандартные методы редактирования и форматирования Word.

• Чтобы создать текст, который будет изменяться от документа к документу, вставьте подходящие поля слияния с помощью следующих команд, отображаемых в области задач на этапе 4:

• Блок адреса;

• Строка приветствия;

• Почтовая марка;

• Другие элементы.

• Если создаётся наклейка, в результате нажатия кнопки Обновление всех наклеек все наклейки на листе становятся идентичны первой.

Закончив написание основного документа, сохраните его и щелкните на ссылке Далее.

Этап 5:

На этом этапе в области Слияние мастер заменяет каждое из полей слияния в основном документе текстом из первого элемента списка получателей, демонстрируя, таким образом, составной документ. Теперь можно работать с составным документом следующим образом:

• чтобы просматривать составные документы по порядку от первого до последнего и наоборот, щелкайте по кнопкам и ;

• чтобы найти в списке получателей запись, содержащую определенный текст, и отобразить составной документ с этим текстом, щелкните на списке Найти получателя и введите данные в диалоговое окно Поиск в поле;

• чтобы изменить список получателей (выбранный или созданный на 4-ом этапе). Щелкните на ссылке Изменить список;

• чтобы удалить отображаемый в данный момент составной документ, щелкните на кнопке Исключить получателя.

Закончив просмотр и обработку составных документов, щелкните на ссылке Далее.

Этап 6 – Завершение слияния.

Здесь формируется набор составных документов с помощью одной из следующих команд:

• Печать. Позволяет немедленно распечатать письма, конверты или наклейки.

• Изменить часть писем (или Изменить отдельные конверты или Изменить отдельные наклейки). Позволяет сохранить все письма, конверты или наклейки в одном новом документе Word. Эта команда также позволяет повторно проверить составные документы, исправить их содержимое или формат, а затем отпечатать их когда это потребуется. Иногда быстрее редактировать документы, не выходя из мастера слияния, а просто вернувшись на несколько шагов назад и изменив составной документ или список получателей (ссылка Назад).

29