III. Ввод и редактирование данных таблиц

1. Выделить в окне БД имя таблицы;

2. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши. Access откроет таблицу в режиме заполнения данными.

IV. Установление связей между таблицами

1. Закрыть все заполненные данными таблицы;

2. меню Сервис – Схема данных;

3. в окне Добавление таблицы выбрать таблицы и нажать кнопку Добавить;

4. Левой кнопкой мыши зацепить поле связи главной таблицы и, удерживая, перетащить в соответствующее поле подчиненной таблицы;

Главная таблица	Подчиненная таблица	Тип связи
Специальность	Студент	1:М
Студент	Успеваемость	1:М
Дисциплина	Успеваемость	1:М
Преподаватель	Успеваемость	1:М

5. В появившемся окне Связи установить флажки Обеспечение целостности данных и Каскадное обновление связанных полей;

6. Нажать кнопку Ок для установления связи.

V. Обработка данных запросами

Для отбора данных из БД, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос.

Запрос – это инструкция для отбора нужных сведений из БД в соответствии с определенными условиями, называемыми критериями.

Последовательность создания запроса

1. вкладка Запрос – кнопка Создать – Конструктор;

в открывшемся окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы, нажать кнопку Добавить и закрыть окно Добавления таблицы;

Окно конструктора запросов состоит из 2-х панелей:

Верхняя панель содержит схему данных выбранных для запроса таблиц, а нижняя панель является бланком запроса.

Бланк запроса содержит:

1. поле: содержатся имена участвующих в запросе полей;

2. имя таблицы: отображается имя таблицы, из которой выбрано поле;

3. сортировка: из списка выбирается порядок следования записей;

4. вывод на экран: устанавливаются флажки для полей, которые должны быть включены в результирующую таблицу;

5. условие отбора (или): задается условие для отбора записей из таблицы.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблицы, на которых строится запрос.

! Для включения полей в бланк запроса необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по имени поля в таблице.

! Для просмотра результата выполнения запроса необходимо нажать пиктограмму «красного восклицательного знака» на панели инструментов.

Вычисляемые поля в запросе

В запросе можно размещать вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе значений других полей.

Для этого:

1. создать запрос через Конструктор и добавить все необходимые поля;

2. сохранить запрос: меню Файл – Сохранить;

3. установить курсор в пустое поле строки Поле и нажать пиктограмму волшебной палочки на панели инструментов;

Окно построителя выражений имеет вид:

элементы БД значение

состав полей элемента БД

Любое выражение начинается со знака «равно». Выбор элементов осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши по имени поля в среднем окне – Состав полей элементов БД.

После добавления выражения для закрытия окна Построителя и сохранения изменений нажимаем кнопку Ок.