4.3. Процес становлення управлінського обліку

Становлення управлінського обліку в організації має бути ініційоване вищим керівництвом, яке попередньо повинно усвідомити свої потреби в інформації для управління. Для цього доцільно створити робочу групу, керівник якої повинен мати авторитет в організації, при цьому йому надаються широкі повноваження щодо одержання необхідної інформації від підрозділів. Як правило, процес формалізації потреб і становлення управлінського обліку відбувається за участю зовнішніх консультантів, що також входять до складу робочої групи.

У процесі становлення управлінського обліку необхідно вирішити такі завдання:

o визначити функціональні області, в яких передбачається побудова або реструктуризація управлінського обліку;

o виявити елементи існуючого в організації внутрішнього обліку в межах виділених функціональних областей і оцінка їх адекватності реальним господарським процесам, а також інформаційним потребам менеджменту;

o розробити концепції управлінського обліку в організації і плану заходів щодо його побудови;

o розробити структуру зон відповідальності менеджерів;

o визначити основні елементи системи управлінського обліку та їх регламентація;

o впровадження системи управлінського обліку в організації і консультаційний супровід процесу дослідної експлуатації.

Найважливішою вимогою ефективного функціонування системи управлінського обліку в організації є її регламентне забезпечення.

У процесі становлення управлінського обліку розробляється "Положення з управлінського обліку і звітності", в якому мають відображатися:

o цілі і завдання системи управлінського обліку, базові принципи її побудови, основні поняття;

o опис структури центрів відповідальності;

o склад контрольованих показників по центрах відповідальності й алгоритм їх визначення;

o форми первинних документів і звітних документів;

o процедури підготовки й опрацювання первинних документів;

o графік документообігу управлінського обліку.

Після завершення підготовки регламентів починається етап впровадження системи управлінського обліку. Воно передбачає навчання працівників; апробацію процедур управлінського обліку на реальних даних одного облікового циклу за участю розробників системи; корегування регламентів за результатами їх дослідного (пробного) використання; затвердження постійних регламентів; адаптація існуючих або впровадження нових систем автоматизації управління підприємством.

5. Раціоналізація, інтегрування й подальша автоматизація інформаційних потоків

Успішна реалізація наданих прав, обґрунтованість прийнятих керівниками різних рішень тісно пов' язані з тим, як повно вони забезпечені необхідною інформацією, тому що недостатність інформації може привести до прийняття неправильних рішень. Однак і надлишок інформації або її зайва деталізація перевантажують керівників, зменшують кількість і різноманітність проблем, які вони можуть ефективно вирішувати. Тому в кожному окремому випадку варто виявляти об' єктивно необхідний обсяг і характер інформації. Облік інформаційних факторів дозволяє якісно і кількісно обґрунтувати обраний варіант розподілу повноважень й відповідальності, встановити необхідні взаємозалежності між удосконаленням організаційної структури та раціоналізацією документообігу, виявити можливості й шляхи створення інтегрованих систем опрацювання даних.

Комплексна механізація й автоматизація процесу керування збільшує продуктивність праці в цій сфері в два й більше разів. Широкому впровадженню техніки заважають психологічні бар'єри, фінансові і ресурсні обмеження.

Вищий ступінь механізації та автоматизації є створення автоматизованої системи управління підприємством (АСУ).