18. Докум-ция как элемент метода бу.Бух док-ты как носители первичной инфо

Первичное наблюдение – целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации. Документ – материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.Кроме того, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Первичные бухгалтерские документы – бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций и непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.

Документы несут, с одной стороны, экономическую информации путем группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности организации.

Первичные бухгалтерские документы необходимы для:

•обоснования учетных записей;

•передачи указаний от распорядителей до исполнителей.

• контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации; • фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих мест в предпринимательской деятельности. Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные.

Постоянные реквизиты определены Законом «О бухгалтерском учете» и к ним относят: •наименование документа (формы), код формы;

•дату составления;

• название и юридический адрес сторон, участвующих в хозяйственной операции;

• содержание хозяйственной операции;

• количественную и стоимостную оценку хозяйственной операции;

•наименование должностных лиц, ответственных за операции;

•подписи лиц, составивших документ, и их расшифровки.

С принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» появилась возможность подписания документа без использования «мокрых» подписей и печати. Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Переменные реквизиты зависят от характера хозяйственной операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации. Переменными, или дополнительными, являются следующие реквизиты (номер документа; номер банковского счета организации; основание для совершения хозяйственной операции.)

Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машинок и принтеров. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Первичный документ составляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде, оформляются на бланках типовых форм. Оформительные записи на бумажном носителе ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются. Д/учета кас операций примен формы первич докум-в и У регистров:-приход кассов ордер;-расход кассов ордер;-журнал регис-ии приход и расх кассов ордеров;-кассов книга;-книга У принятых и выданных кассиром Д среств. Поступление и выдачу из кассы Д оформ приходными и расход кассов ордерами.

19. орг-ция документооборота

В соответствии Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия. Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98).

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы; 2) учетные регистры; 3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота; 5) хранение документов.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Организация документооборота лежит на главном бухгалтере фирмы. В его функции входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота. График служит для контроля за составлением и сроками прохождения первичных сводных документов между отдельными структурными подразделениями, передачей их в бухгалтерию.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в п-се которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документах. Документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственной операции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку, группировку и разметку (котировку).

Под расценкой, или таксировкой, документов понимают денежную оценку указанных в документе материальных ценностей.

Группировка – это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами.

Разметка или контировка заключается в определении и записи корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственной операции записывают в синтетических и аналитических счетах. По истечении года все документы из бухгалтерии передаются в общий архив организации. Время нахождения их в архиве определено Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения (утв. Главным архивным управлением при СМ СССР 15.08.1988 г. в редакции ГНС РФ «Федеральной архивной службой России от 27 июня 1996 г.), а также Статьёй 17 Закона РФ о бух. учете. В соответствии с этим организации должны обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бух. учета и бух. отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации гос. архивного дела, но не менее 5 лет.

Изъятие первичных документов у организаций разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.

С разрешением и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятием документов с указанием основания и даты изъятия.

Персональная ответственность за соблюдение условий и порядок хранения бух. документов, регистров бухгалтерского учета и бух. отчетности лежит на руководителе организации.