2.4.6. Распределение времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями)

Характеристика работы в конкретной должности должна включать в себя указания: какая часть совокупного фонда рабочего времени приходится на каждый вид деятельности и на каждую функцию, обязанность.

Последнее обстоятельство, на первый взгляд, кажется второстепенным. На практике же распределение времени между обязанностями является одним из факторов, который влияет на принятие решения о трудоустройстве или об увольнении. На практике распределение времени фиксируется одновременно с указанием (а) видов деятельности, (б) функций, обязанностей и ответственностей по каждому виду деятельности.

В рекомендованных литературных источниках содержатся примеры распределения времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями) должностных лиц. Соответствующий опыт распределения времени между видами деятельности (параметрами подотчетности) и функциями (обязанностями) должностного лица уже имеется и в самарских организациях.

2.4.7. Стандарты и нормативы по каждому виду деятельности (функции, обязанности)

Стандарты и нормативы доводят до служащего информацию о том, что понимается под хорошим исполнением обязанностей, и формируют, таким образом, цель, к которой нужно стремиться. Они являются также критериями, по которым будет оцениваться исполнение ими обязанностей. Достижение и соблюдение стандартов и нормативов обычно является основанием для поощрения (например, для премирования).

Разработанные студентом стандарты и нормативы должны довести до работника информацию о том, что понимается под хорошим исполнением обязанностей, и формируют, таким образом, цель, к которой нужно стремиться. Они являются также критериями, по которым будет оцениваться исполнение ими обязанностей.

Все используемые стандарты и нормативы можно представить в виде следующих категорий: затраты (материальные, трудовые, финансовые) на производство конкретной продукции (выполнение конкретной работы, оказание услуги); результаты, то есть количество производимых изделий (выполняемых работ, предоставляемых услуг) за определенный период времени; качество изделий (работ, услуг); календарное время выполнения определенных работ, оказания услуг; режим работы; регламент по выполнению отдельных операций и переходов в ходе работы (регламентация может проводиться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годовой цикличности работ).

Стандарты и нормативы деятельности могут быть классифицированы в том числе и по такому признаку, как управленческий уровень их подготовки. Соответственно, можно выделить: а) стандарты и нормативы, подготовленные министерствами, ведомствами и, следовательно, обязательные к применению (например, для главного бухгалтера таким документом является Налоговый кодекс, для начальника отдела кадров - Трудовой кодекс); б) стандарты и нормативы, подготавливаемые в организациях.

Стандарты должны быть определены с использованием принципов SMART.

2.4.8. Рабочие инструкции по каждому виду деятельности (функции, обязанности)

Данные документы должны дать ответ на вопрос: каким образом нужно выполнять конкретную функцию, чтобы результаты работы соответствовали установленным стандартам, нормативам и правилам.

Установленные стандарты, нормативы и правила поведения должны иметь под собой однозначно и четко прописанные внутренние нормативные документы, например: описание процедуры (термин распространен в иностранных фирмах), описание процесса (термин используется в организациях, прошедших сертификацию на соответствие стандартам серии ISO 9000), положение; инструкция, регламент, форма, бланк.

Данные документы должны дать ответ на вопрос: каким образом нужно выполнять конкретную функцию, чтобы результаты работы соответствовали установленным стандартам, нормативам и правилам. Инструкции могут быть выполнены не только на бумажных носителях, но и, например, в виде видеофильма.

В ходе выполнения контрольной работы перед студентом не ставится задача подготовить описание процесса. Студент должен подготовить рабочую инструкцию или регламент и, если это необходимо, разработать соответствующие формы и бланки. Например, студент может подготовить регламент отбора персонала и необходимые формы фиксации результатов собеседования.

Рабочие инструкции могут быть классифицированы в том числе и по такому признаку, как управленческий уровень их подготовки. Соответственно, можно выделить: инструкции, подготовленные министерствами, ведомствами и, следовательно, обязательные к применению (например, Инструкция по заполнению трудовых книжек); инструкции, подготавливаемые в организациях.

Используя электронную версию Методических указаний, студент может ознакомиться с примерами рабочих инструкций, подготовленных в организациях.

В ходе выполнения контрольной работы студент может обнаружить, что инструкции, подготовленные министерствами и ведомствами, в организации не используются, а внутренние документы специалистами не разработаны. В этом случае студент должен найти или самостоятельно разработать соответствующие рабочие инструкции.

Данное документирование позволяет обосновать установленные стандарты и нормативы, обучить персонал и в последующем выявить причины недостижения стандартов и нормативов.

Если в организации низкий уровень менеджмента, на первом этапе совершенствования управления персоналом допускается объединение в одном документе стандартов, нормативов деятельности и рабочих инструкций. Например, в настоящих методических указаниях в разделе 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ. ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ указаны стандарты, нормативы и инструкции для руководителя. Иногда такое объединение становится традицией. Например, инструкции для рабочих (операционные и технологические карты) могут содержать регламенты (то есть стандарты, нормативы) переходов, выполняемых в течение рабочей смены: а) время начала работы; б) время подготовки к проведению операции; в) время завершения работы; г) техническое обслуживание в течение смены и по окончании смены; д) время и порядок передачи смены.