32. Что такое стандартизация и унификация применительно к официально-деловому стилю?

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью.

Предметная точность документа – это точность факта или явления. Помимо этого, к документу предъявляется требование коммуникативной точности. Она предполагает адекватность замысла и понимания, что достигается, как мы уже указывали, путем четкого отбора языковых средств, отказа от непонятной адресату лексики, строгости в выборе этикетных формул.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Единство правил документирования управляющих действий обеспечивается применением Государственной системы документального обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД). Стандартизация – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Стандарт – это нормативный документ, утвержденный признанным органом и устанавливающий для всеобщего многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования и методы, касающиеся определенных объектов. Стандарт направлен на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Каждый вид документа создается в соответствии со своими специфическими правилами составления и языкового оформления.

Процесс унификации и стандартизации охватывает все уровни деловых документов – от его оформления до языка. Унификация (единообразие) необходима для сокращения количества документов, типизации их форм, удобства работы с ними. Стандартизация – форма юридического закрепления унификации: для каждого вида документов существуют свои правила оформления, предусмотренный государственным стандартом – ГОСТом. Все это позволяет моделировать любой документ с использованием типовых блоков, которые представляют собой клишированные части текста (представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора). Выбор жанра документа обуславливает необходимость знания формы соответствующего документа, который включает три главных параметра: набор реквизитов, их последовательность и расположение.

Информацию в документе несут все элементы оформления текста – реквизиты – это обязательные информационные элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте – первые три в верхней части, а последний – в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

Построение текста документа тоже имеет свои схемы.

Трафарет (или образец-матрица), для которого характерны следующие параметры: а) набор реквизитов; б) их последовательность; в) их расположение на листе или бланке. Для таких документов существуют готовые бланки (доверенность, справка, договор).

Тексты-аналоги. Среди них могут быть образцы-модели, в которых фиксируют первые два параметра (заявление), и образец-схема – только первый (объяснительная записка).

Линейная запись – запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли (автобиография, заявление, объяснительная записка, инструкция).

Анкета – перечень ответов на заранее поставленные вопросы.

Таблица – совокупность данных, представленная в цифровой или словесной форме и занесенная в графы таблицы (табели, расписания).