6. Процедура и техника подготовки товарообменных операций

   1. Способы установления контактов с потенциальными покупателями.

В процессе подготовки торговой сделки (на основе прямых связей) между субъектами продавец может использовать способы установления контактов с потенциальными покупателями:

• направить предложение (оферту) непосредственно одному или нескольким возможным покупателям;

• принять и подтвердить заказ покупателя;

• направить покупателю предложение в ответ на его запрос с указанием конкретных условий будущего договора;

• принять участие в различных торгово-промышленных ярмарках, выставках и аукционах;

• направить возможному покупателю коммерческое письмо с информацией о намерениях вступить в переговоры по поводу заключения конкретной сделки;

• поместить рекламные объявления в СМИ и через интернет, направить в адрес потенциальных покупателей каталоги, прейскуранты, проспекты с предлагаемыми товарами;

• организовать и провести маркетинговые исследования на рынке (например, рассылки анкет о планируемом товаре с указанием его качественных параметров, цены, сроков выхода на рынок и др.).

Возможны и другие способы установления контактов с потенциальными покупателями.

2. Оферта как способ подготовки торговой сделки.

Когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца, он может направить предполагаемому покупателю предложение – оферту.

Оферта – письменное предложение продавца, направляемое возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях. Фирма или лицо, пославшее такое предложение, называется оферентом.

Оферта содержит все основные условия предстоящей сделки: наименование товара, количество, качество, цена, условия поставки, условия платежа, характер тары и упаковки, порядок приемки/сдачи, общие условия поставки.

Текст оферты должен быть кратким, четким и ясным, исключающим возможность различных толкований или возникновений неясностей.

Однако оферта не всегда содержит все перечисленные условия. В тех случаях, когда между субъектами или контрагентами ранее уже был заключен аналогичный договор или когда в их отношениях применяются типовые условия поставок, оферта содержит только некоторые условия, например, наименование товара, количество, цена, срок поставки.

В отношении остальных условий делается ссылка на ранее заключенный договор или на типовые условия поставок, применяемые сторонами.

Структура оферты:

• 1 раздел – преамбула оферты – обращение к кому-то.

• ОФЕРТА – указывается шифр и наименование товара.

• 2 раздел – основные условия – наименование товара, количество и стоимость, цена, расходы на доставку, общая сумма поставки.

• 3 раздел – условия платежа – поставка идет либо с авансовым платежом, либо без него; условия отгрузки.

• 4 раздел – поставка – сроки поставки обговариваются.

• 5 раздел – обязательство заказчика – за чей счет отгрузка, распаковка, кто будет монтировать оборудование.

• 6 раздел – сроки действия этого предложения.

• 7 раздел – подпись уполномоченного лица.

3. Виды оферт и их согласование.

В коммерческой практике различают два основных вида оферт: твердая и свободная.

Твердая оферта – письменное предложение на продажу определенной партии товара, посланная оферентом одному возможному покупателю с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю.

Если покупатель согласен со всеми условиями оферты, то он посылает продавцу письменное подтверждение, содержащее безоговорочный акцепт, то есть свое согласие принять без изменений всех условий твердой оферты продавца.

Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, он посылает продавцу ответ на предложение (контроферту) с указанием своих условий и срока для ответа. Если продавец согласен с условиями контроферты, он ее акцептует и письменно уведомляет об этом покупателя. Если продавец не согласен с условиями контроферты, он либо считает себя свободным от своих обязанностей, о чем письменно уведомляет покупателя, либо направляет новую оферту с учетом предложенным покупателем условиях или на новых условиях, отличных от предложенных покупателем в его контроферте. Если продавец заинтересован в заключении сделки, согласование условий между офертой и контрофертой продолжается до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

Неполучение ответа от покупателя в течение установленного в оферте срока равносильно отказу покупателя от заключения сделки на предложенных условиях и освобождает продавца от сделанного предложения. Поэтому прежде чем послать твёрдое письменное предложение покупателю, продавец, как правило, согласовывает с ним заранее отдельные условия сделки.

Свободная оферта – обычно делается одновременно на одну и ту же партию товара нескольким потенциальным покупателям. Она не устанавливает срок для ответа и поэтому не связывает оферента своим предложением. Согласие покупателя с условиями, изложенными в такой оферте, подтверждается твёрдой контрофертой. После подтверждения твердой контроферты продавцом сделка считается заключенной.

Продавец акцептует контроферту того покупателя, которую он раньше получил или покупателя, с которым он предпочитает заключить сделку. Покупатель не вправе предъявлять какие-либо претензии продавцу в случае, если продавец заключит сделку с ним, а с другим контрагентом.

Свободная оферта менее удобна покупателю, так как она не создает уверенность. Свободная оферта используется в современных условиях достаточно редко в сравнении с твердой, т.к. продавцы не ориентируются на свободный рынок. Их производственно-сбытовая деятельность строится с учетом конкретного спроса.

Иногда оферта не имеет целью фактическую продажу товара, а используется для негласного раздела рынков между членами монополизированных объединений – защитная оферта. Если какой-либо член монополистического объединения получит запрос о высылке оферты для покупателя, осуществляющего свою деятельность на территории, закрепленной за другим членом, то он пошлет такому покупателю явно невыгодную оферту (завышенные цены, долгие сроки поставки).

Как правило, члены таких объединений информируют друг друга о получении запросов из других зон для принятия необходимых мер, чтобы не упустить потенциального клиента.

4. Особенности ведения торговых переговоров по инициативе покупателя.

Другим распространенным способом совершения торговой сделки является размещение заказа у производителя, интересующего покупателя товара.

Заказ – коммерческий документ, в котором покупатель подробным образом указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения сделки.

Практикуется выдача заказов постоянным производителям или продавцам, поэтому в заказе во многих случаях указывается только наименование товара, количество, срок поставки, а в случае необходимости и некоторые специфические условия, присущие данному конкретному заказу (место сдачи товара). Во всем остальном стороны могут руководствоваться общими условиями, заключенными между ними (если таковые имеются), или условиями ранее выданного заказа или контракта, на основании которых покупатель перешел к практике заказа (со ссылкой на номер и дату данного контракта). Покупатель в качестве приложения может направить продавцу спецификацию с уточнением условий поставки, инструкциями по упаковке, маркировке и т.д.

Форма заказа:

• В первой строчке должно быть четко отражено, на какой товар делается заказ.

• В правом углу – адрес компании и название.

• Указываются точные характеристики товара, дата поставки, стоимость товара с учетом поставки, время, когда будет произведена оплата, гарантийные обязательства производителя, требования покупателя к работе товара, обязательства продавца по выполнению всех требований покупателя, гарантия.

• Подпись директора компании-покупателя.

При получении заказа в случае согласия продавца со всеми условиями, продавец подтверждает данный заказ, и сделка считается заключенной.

5. Перечень документов для подготовки торговой сделки.

Пакет документов, когда инициатива исходит от продавца:

• оферта;

• контрактный документ, который свидетельствует о соглашении между продавцом и покупателем на поставку;

• заявка на инструкцию по поставке – документ от поставщика с просьбой сообщить инструкции в отношении условий поставки заказанных товаров;

• акцепт-документ.

Пакет документов, когда инициатива исходит от покупателя:

• запрос – документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанного товара, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся поставки, и адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения;

• письмо о намерениях – документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта;

• заказ – документ, посредством которого покупатель вступает с продавцом в сделку, предполагающую поставку выбранных товаров в соответствии с условиями предложения;

• подтверждение заказа – документ, подтверждающий обязательство выполнить заказ с принятием всех указанных условий.

6. Правила проведения предварительных переговоров при заключении торговой сделки.

Преддоговорной период предшествует установлению договорных отношений. В течение этого периода ведутся предварительные переговоры о предстоящей сделке и согласовываются ее основные условия (трактация сделки).

Эти переговоры могут вестись путем переписки, путем личных встреч и по телефону. На практике происходит комбинация различных способов переговоров. В течение преддоговорного периода стороны стремятся согласовать как можно больше условий, чтобы придать условиям договора точный смысл.

Необходимость ведения личных переговоров возникает лишь в тех случаях, когда условия оферты, предложенные продавцом, или условия запроса покупателя не полностью подходят адресату. Также, если обе стороны заинтересованы в заключении сделки, то по инициативе одной из них они вступают в переговоры с целью изменения тех или иных условий получаемого предложения или запроса. Во время переговоров контракты более подробно уточняют и устанавливают условия сделки.

Личные переговоры широко используются для установления контрактов с будущими партнерами на выставках и ярмарках, а также при заключении контрактов на крупные партии товара при кооперированных выставках. Они обычно имеют решающее значение для ускорения и выводов из тупика затянувшихся переговоров в форме переписки (2-3 дня вместо 3-4 месяцев). Практика показывает, что в деловых отношениях постоянного успеха добиваются те компании, которые поддерживают личные контакты со своими основными и потенциальными партнерами.

Переговоры по телефону широко используются при заключении сделок на массовые и стандартные товары, когда основные условия сделки являются типовыми или заранее известные продавцу и покупателю. В этом случае по телефону согласовывается лишь цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии обе стороны должны оформить письменные договоры. В биржевой торговле переговоры по телефону являются основной формой ведения сделок.

В преддоговорной период обычно составляется проект договора, в котором учитывается фактическая договоренность, достигнутая участниками. Проект составляется одной из сторон и тщательно изучается другим участником. Согласование условий ведется до тех пор, пока не достигнута договоренность по всем условиям контракта. После этого вырабатывается окончательный текст договора.

Заключению договора на поставку машин и оборудования обычно предшествует длительный период разработок и согласования участниками технико-экономических условий, которые в дальнейшем включаются в качестве одной из важных частей контракта. Достаточно часто эти условия разрабатывает покупатель и предлагает их продавцу. Переговоры о коммерческих условиях контракта начинаются только по окончании технических переговоров.

7. Способы заключения договоров купли-продажи (поставки).

Контракт купли-продажи считается заключенным, если он должным образом подписан участниками с указанием юр. адресов. Договор может быть подписан только лицами, имеющими право подписи таких документов, иначе он не является юр. документом.

В коммерческой практике достаточно часто участниками сделки выступают 3 и более сторон. Их договорные отношения могут быть оформлены путем подписания всеми участниками единого документа (трехстороннего соглашения) или путем подписания нескольких двусторонних контрактов со ссылкой в тексте каждого из них на связь с другим контрактом.

Если участниками договора являются 2 стороны, то он минимально подписывается в 2 экземплярах, и каждая их сторон получает свой образец. Когда участниками договора купли-продажи выступают 3 и более сторон, договор в нескольких экземплярах и подписывается каждой из сторон.

Если продавец и покупатель находятся в одном и том же месте, то договор подписывается одновременно. Если в разных местах, то сначала все экземпляры контракта подписывает одна сторона, а потом отправляет другой стороне для подписи, которая потом возвращает первой стороне необходимое количество экземпляров с 2 подписями.

Способы заключения договоров:

• акцепт покупателем твердой оферты продавца;

• акцепт продавцом контроферты покупателя;

• акцепт продавцом письменного согласия покупателя с условиями свободной оферты;

• подтверждение продавцом заказа, сделанного покупателем.

Договор купли-продажи, как и оферта, должен быть заключен в письменной форме.

Права и обязанности сторон по договору возникают с момента, когда он считается заключенным. Как правило, таким моментом является его подписание, если в договоре не указан иной срок вступления его в действие.