38. Информационно-справочные деловые бумаги. Общая характеристика

Справка

Справка — документ, содержащий описание, оценку или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.

Справки первой группы составляются в целях информирования руководителя организации или вышестоящего руководства о каком-либо событии или факте. Цель такого документа - обобщение данных, аналитический обзор и оценка событий, фактов, дающие возможность руководителю принять определенное решение по вопросу, освещаемому в справке.

Справки, направляемые в адрес вышестоящего учреждения, оформляют на бланках организации с реквизитами: наименование организации (структурного подразделения), подготовившего документ, название вида документа, дата, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресование. Справка подписывается руководителем организации.

Справки внутреннего характера оформляются на чистых листах и включают реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата составления. Наименование документа печатается по центру страницы, например:

39. Частные деловые бумаги. Общая характеристика

К числу частных деловых бумаг относят заявление, объяснительная записка, расписка, доверенность (личная), автобиография,   характеристика, резюме

Текст документов личного характера может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как назван; вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: наименование адресанта – наименование адресата – наименование документа – формулировка просьбы – подпись –  дата. Традиционно заявление оформляется в соответствии с образцами-моделями. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ как название соответствующего документа пишется со строчной буквы и после него ставится точка, если после наименования адресата нет предлога ОТ.

Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил (например общежития, поведения), невыполнения задания и т. п. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, адресата (кому), текст, отметку о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в текста подпись.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей, составляется по образцу-модели. Расписка имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку.

Текст расписки включает:

-          фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, получившего что-либо (т. е. дающего расписку);

-          фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, выдавшего что-либо, или наименование учреждения, от которого получено что-либо.

-          наименование (перечень) полученного с указанием количества и стоимости (сумма пишется цифрами и в скобках пропись с большой буквы).