1. 1 Создание таблиц

Для создания таблицы необходимо, находясь на закладке «Таблицы» этого окна, нажать на кнопку «Создать». Access предложит вам выбрать способ создания таблицы. Режим Таблицы и режим Конструктора связаны между собой: какой бы из них вы не выбрали, вы сможете переключаться между этими режимами. В режиме таблицы отображается ее содержимое, а в режиме конструктора — поля таблицы и их тип. Мастер таблиц предлагает воспользоваться готовыми заготовками для таблиц. Импорт таблиц позволяет превратить в таблицу Access таблицы, созданные в других СУБД или в Ехсеl. Наконец, режим связи с таблицами позволяет работать с таблицами, находящимися во внешних файлах, не импортируя их оттуда.

В режиме Конструктора указываются поля, входящие в таблицу и их тип. Кроме того, для каждого поля можно настроить множество свойств, таких как:

• размер поля;

• формат поля, который позволяет указать, в каком формате значение поля выводится на экран или на печать.

• условие на значение поля, которое позволяет ограничить вводимые в поле данные.

• можно указать, является ли это поле обязательным для заполнения.

Для каждого поля необходимо указать его тип, поскольку данные разных типов хранятся и обрабатываются по-разному.

Кроме того, можно указать ключевое поле. Ключевое поле необходимо, чтобы по нему всегда можно было отличить записи друг от друга (выражаясь научным языком, значение этого поля должно быть уникальным для каждой записи). Ключевые поля необходимо создавать практически в каждой таблице.

Поскольку значение ключевого поля для каждой записи должно быть уникальным, Ассеss при заполнении таблицы будет следить, чтобы в ней не оказалось двух записей с одинаковыми значениями ключевых полей. Ассеss предлагает использовать для ключевых полей специальный тип данных — «Счетчик». При использовании этого типа данных для ключевого поля Ассеss автоматически будет заполнять его уникальным числом.

Ввод и редактирование информации осуществляются в режиме таблицы. Если вы находитесь в одном из двух режимов — конструктора или таблицы — вы можете переключаться между ними с помощью кнопки «Вид».

Все таблицы в Microsoft Access необходимо связать между собой. Связывание таблиц в Access — потрясающе простая операция. Для этого необходимо лишь открыть окно «Схема данных» с помощью команды Сервис->Схема данных или кнопки «Схема данных» на панели инструментов. После этого воспользовавшись кнопкой «Добавить таблицу» вы добавляете в это окно интересующие вас с точки зрения связей таблицы (при первом открытии окна Access автоматически откроет окно для добавления таблиц). Осталось лишь связать таблицы, перетаскивая мышью связываемые поля из одной таблицы в другую.

1.2 Создание запросов

База данных должна быть в состоянии отвечать на разнообразные вопросы о содержащейся в ее таблицах информации. Подобные вопросы к базе данных называются запросами. Запрос — это правило, по которому информация должна извлекаться из базы данных. При выполнении запроса по этим данным отбираются записи в одной или, чаще всего, в нескольких таблицах, после чего

из них формируется ответ в табличном виде. Этот ответ, как и таблица, может быть просмотрен или изменен (при изменении записей в нем изменяются записи в таблицах, по которым он был создан). На основе запроса может быть создана форма, он может использоваться для подстановки.

Однако между запросами и таблицами существует принципиальная разница. Запрос — это динамический набор данных. Результат выполнения запроса не хранится в базе данных, в отличие от таблицы. Хранится лишь само правило отбора записей из таблиц.

Типы запросов:

Существуют различные виды запросов. Основные из них: запрос на выборку и запрос на изменение. Запрос на выборку действует именно так, как было описано выше — отбирает по определенным критериям (условия отбора) записи в таблицах. Запрос на изменение действует так же, но кроме отбора записей он может изменять записи в таблицах, создавать новые записи, создавать или удалять таблицы.

Для создания запроса следует в окне базы данных переключиться на закладку «Запросы» и нажать на кнопку «Создать». После этого Access попросит указать способ создания запроса. Лучше всего пользоваться режимом конструктора, поскольку этот режим позволит наиболее гибко настроить ваш запрос.

При создании запроса в режиме конструктора Access сначала выводит на экран окно, в котором просит указать таблицы, которые будут использоваться в запросе.

После того, как таблицы выбраны, можно приступать к указанию полей, включаемых в запрос. Для этого в верхней части окна изображены задействованные в запросе таблицы. Для того чтобы включить какое-либо поле в запрос просто перетащите его мышью на один из столбцов в нижней части окна. Поля в запросе будут располагаться в том же порядке, в котором вы расположите их в этих столбцах.