35.Правила работы с исходящей документацией

Работа с исходящими документами включает следующие основные этапы:

1.Проверку правельности оформления и прием документов от ответственных исполнителей

2.регистрацию документов

3.подготовку документов к отправке

4.передачу подготовленных документов на отправку

5.помещение контрольных экземпляров отправленных документов в дела

6.последующие хранение и работу с контрольными экземплярами документов(до предачи их на уничтожение или списание)

36.Особенности работы с внутренней документацией

Работа с внутренними документами включает в себя этапы:

1.подготовку предварительного варианта текста документа

2.уточнение предварительного варианта текста документа

3.согласование уточненного варианта текста документа

4.оформление окончательного варианта текста документа

5.утверждение(подписание)документа

6.регистрацию документа

7.тиражирование документа

8.передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам

9.помещение контрольного экземпляра документа в дело

10.последующее хранение и работу с жокументами

37.Формы контроля за исполнением документов.Виды контроля.Технология ведения контроля

38.Основные направления совершенствования документооборота

Внедрение электронной техники и автоматизации документооборота в работу предприятия(создание баз данных,использование электронных машин)

39.Понятие номенклатуры дел.Требования к составлению номенклатуры дел

Номенклатура дел-систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации ,с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой,подписывается ответственным составителем,согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия,Она составляется ежегодно,как правило в конце года и вводится в действие с 1 января нового года

Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах:

Один храниться в деле,Второй является рабочим,Третий передается в архив предприятия

40.Виды номенклатур дел, их особенности и назначение.Порядок оформления,согласования и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел-систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации ,с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Виды:

1.Типовая(составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций)

2.Примерная(составляется для однородных,но имеющих разную структуру организаций)

3.Номенклатура дел конкретного предприятия(отражает специфику одного конкретного предприятия)

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой,подписывается ответственным составителем,согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия,Она составляется ежегодно,как правило в конце года и вводится в действие с 1 января нового года

Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах:

Один храниться в деле,Второй является рабочим,Третий передается в архив предприятия

41.Сроки хранения документов.Перечни сроков хранения документов

Документы подлежащие постоянному хранению в государственных архивах

Документы временного хранения(свыше 10 лет)в архивах организаций

Документы временного хранения(до 10 лет)в структурных подразделениях

Например:

1.документы по личному составу хранятся 75 лет

2.документы федеральных органов государственной власти хранятся 15 лет

3.документы органов местного самоуправления хранятся 5 лет

4.научная документация хранится 10 лет

5.конструкторская хранится 15 лет

6.кинодокументы хранятся не более 3 лет со дня создания копий

7.документы на машинных носителях хранятся 5 лет