3. Координация как основная функция менеджмента в досуговой физкультурно-спортивной деятельности

Координация ─ это центральная функция процесса менеджмента в сфере физической культуры и спорта, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации состоит в достижении согласованности в работе всех звеньев спортивной организации путем установления рациональных связей между ними, а также связей с общественностью.

Согласованность достигается путем установления оптимальных связей между звеньями физкультурно-спортивной организации – информационное обеспечение менеджмента, функциональные обязанности персонала.

2.3.1.Информационное обеспечение менеджмента в физкультурно-спортивных организациях

Современный этап развития менеджмен­та в физкультурно-спортивных организациях характеризуется интенсивным использо­ванием компьютерной техники и компьютер­ных технологий. Компьютер становится в физкультурных и спортивных организациях таким же привычным техническим сред­ством, как телефон. Наряду с этим создают­ся функциональные (управления трениро­вочным процессом, бухгалтерии, правовые) и региональные компьютерные системы (мо­ниторинга физической подготовленности школьников и др.).

Наиболее перспективным, по мнению специалистов, направлением информатизации физкультурно-спортивных организаций и внедрения в них современных информаци­онных технологий является построение ав­томатизированных рабочих мест (АРМ), ав­томатизированных информационных систем спортивного руководителя и электронных офисов.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность методических, языковых, технических и про­граммных средств, позволяющих организо­вать работу конечных пользователей ЭВМ в некоторой предметной области, в сфере физической культуры и спорта ─ в учебно-тренировочной, соревновательной и управленческой деятельности спортивной организации. АРМ обеспечива­ет каждому пользователю, даже не имеюще­му специальной подготовки, возможность работы на компьютере в привычных для него терминах, оперировать профессиональными понятиями и категориями.

Автоматизированные рабочие места пер­сонала спортивной организации укомплек­товываются специализированным комплек­сом современных технических средств. На рис. 12 показаны те информационные пото­ки (речь, изображение, текст, данные), кото­рые должны интегрироваться на автомати­зированном рабочем месте в офисе (по А.М. Карминскому, П.В. Нестерову).

Рис.12. Интеграция информации на автоматизированном рабочем месте (АРМ) в офисе

Особое место в современных информа­ционных системах для принятия и поддер­жания управленческих решений играет ав­томатизированное рабочее место (АРМ) спортивного менеджера.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) спортивного менеджера ─ это сово­купность методических, технических и про­граммных средств, позволяющих организо­вать работу менеджера по реализации возло­женных на него функций. АРМ спортивного менеджера создается на базе современных персональных компьютеров для обеспечения доступа к необходимой ему информации в реальном масштабе времени в обобщенном виде или к имеющейся в банках данных ин­формации, необходимой в связи с выполнени­ем своих организаторских функций, решения конкретных управленческих задач непосред­ственно на рабочем месте.

Целями внедрения АРМ спортивного менеджера (руководителя) являются: совер­шенствование технологии его организатор­ской деятельности, повышение качества принимаемых управленческих решений, ос­вобождение от рутинной работы по реше­нию различных справочных, учетных, ана­литических, плановых и других задач.

Целевая ориентация АРМ на менедже­ра предопределяет ряд требований к этой системе:

♦ АРМ должно предъявлять минималь­ные требования к своему пользователю;

• АРМ должно быстро видоизменяться в связи с новыми задачами, выдвигаемыми практикой работы спортивной организации;

• пользовательский интерфейс должен быть понятен менеджеру без дополнительных пояснений и выдержан в привычных для него терминах.

Последнее особенно актуально для руко­водителей физкультурных и спортивных организаций России, так как далеко не все из них отвыкли от бумажного способа об­щения и переход на компьютерные техно­логии является для них серьезной психоло­гической проблемой.

АРМ ориентировано на реализацию опе­ративного доступа руководителя к текущим данным, наиболее адекватно отражающим ситуацию в спорте и своей организации.

Основные преимущества компьютерной системы:

• экономия времени при подготовке ин­формации для управления, повышение ка­чества, мобильности и оперативности пред­ставления и использования актуальной ин­формации;

• получение концентрированной инфор­мации для управления на основе архивной информации и оперативных данных;

• ориентация ИСР на анализ конкурент­ных условий в спорте за счет использования систематизированной информации как из внутренних источников, так и из внешних, включая Интернет;

• использование прогрессивных средств представления информации, в том числе графических и многооконных возмож­ностей.

Электронный офис. Офис ─ помещение для административного персонала органи­зации. В одном из американских словарей английского языка определение термина «офис» сформулировано так: «Место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, об­леченных доверием и властью».

Офисная деятельность организации ха­рактеризуется используемыми информационными технологиями и соответствующими средствами и методами преобразования физкультурно-управленческой информации. Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислитель­ной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

В условиях роста объемов информации и необходимости ее быстрой обработки и анализа главным условием повышения эф­фективности управления является автомати­зация рабочих мест сотрудников офиса с це­лью более качественного обеспечения их информацией. Однако для достижения более высокой производительности управленческо­го труда на основе повышения скорости об­работки информации (при значительном уве­личении ее количества) необходимо развивать фондовооруженность офиса ─ рабочих мест аппарата управления организации.

По сравнению с обычным офисом в элек­тронном меняется рабочее место человека: он окружается разнообразными средствами информатизации с новыми возможностями: компьютерами и телекомпьютерами, факса­ми, сканерами, копирами, электронными дневниками и т. д. и т. п.

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генериро­вание информации, ее хранение, распрост­ранение и восприятие. Начало информаци­онного процесса ─ генерирование информа­ции (информационных документов), окон­чание ─ восприятие, интерпретация и свя­занные с этим восприятием действия. Ин­формация теряет смысл, если нет цикла ин­терпретации. Эти два процесса (генериро­вание и интерпретация) вызывают измене­ние и переработку информации.

Анализ работы организаций показывает, что значительная часть времени специали­стов офиса уходит на различного рода ком­муникации, цель которых ─ поиск наиболее оптимальных решений.

В коммуникации участвуют два основ­ных компонента ─ источник сообщения и приемник сообщения, связанные между со­бой прямым и обратным влиянием. Суть коммуникационных процессов ─ взаимоот­ношения между людьми при обработке ин­формационных документов. Сам же офис представляет собой сложную иерархию рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов.

В электронном офисе разнообразные тех­нические средства обеспечивают прием и выдачу трех основных видов информации: речи, данных, изображений в статике и динамике. Это позволяет человеку макси­мально использовать все свои чувства вос­приятия (слух, осязание, зрение), ощущая тактильные и механические воздействия (когда идет работа в виртуальном киберпространстве).

Развитые информационные потоки обес­печивают возможность организации не толь­ко электронных диалогов, но и широкого обмена информацией с несколькими источ­никами или партнерами. Компьютер как компонент информационных сетей стано­вится важнейшей составной частью глобаль­ного диалога, нового динамичного способа объединения множественных разнородных потоков информации.

Информатизация обеспечивает интегра­цию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Поста­новка задачи в диалоговом режиме и ее не­медленное информационное обеспечение позволяет резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером.

Сам компьютер в сети становится сред­ством организации коллективной (группо­вой) работы. И это еще один результат пост­роения электронного офиса: возникает невозможный ранее эффект группового вза­имодействия, в том числе и для дистанци­онно распределенных партнеров. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, за­ключается в создании условий для объеди­нения всех доступных предприятию потоков информации.

Из разнообразных источников (дальних и ближних) в электронный офис поступает мно­жество сообщений. Сотрудники офиса созда­ют и отправляют во внешний мир свои инфор­мационные сообщения. Поэтому в офисе име­ются развитые средства приема-передачи элек­тронных информационных потоков.

Компьютер в офисе становится интегри­рующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки инфор­мации и провести их обработку (рис. 13).

Рис. 13. Электронные потоки информации в офисе

Функции обработки определяются пара­метрами компьютера и могут быть очень насыщенными. Компьютеры в процессе раз­вития преобразуются в аудиовидеокомпъютеры, которые обладают способностью ра­ботать с мультимедийными средами, т. е. с информацией комплексного вида (от текста и речи до статических и динамических изоб­ражений).

Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компакт­ное наборное и печатающее оборудование с возможностями брошюровки и переплета. В этом случае прямо в офисе можно полу­чать законченную печатную продукцию ─ высококачественные брошюры и альбомы, отчеты и т. п.