9. Колонтитулы. Вставка и удаление колонтитула. Панель колонтитулов. Вставка в колонтитулы автотекста, заголовков разделов. Позиционирование колонтитулов. Создание подложки.

Колонтитул – это текст или рисунок, который печатается на верхнем или нижнем поле страницы.

Допускается создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или вообще убрать его. Можно также создавать различные колонтитулы для четных или нечетных страниц некоторых разделов или всего документа.

Выберите команду КОЛОНТИТУЛЫ в меню ВИД, а затем введите текст и рисунки в области верхнего и нижнего колонтитула. При работе с колонтитулами текст основного документа становится бледным. Его можно выключить совсем кнопкой Основной текст . Пользуясь панелью инструментов Колонтитулы, вы можете добавить самую различную информацию: элемент автотекста, № страницы , к-во страниц в документе , дату и время . Переключение между верхним и нижним колонтитулами по кнопке , а между разделами — и .

По умолчанию колонтитулы во всех разделах одинаковы. Если требуется их изменить, разорвите связь между разделами. Для этого установите курсор в тот раздел, начиная с которого ваши колонтитулы будут отличаться, и отожмите кнопку Как в предыдущем разделе . Помните, что эта кнопка действует отдельно для верхнего и нижнего колонтитулов.

При помощи колонтитулов вы можете сформировать подложку. Подложка — это текст или рисунок, который располагается под текстом (как фон) или поверх текста документа. Например, в каталоге предлагаемых на продажу изделий слово "Продано" может быть размещено поверх проданных изделий. Подложка применяется также для размещения в качестве фона на каждой странице едва заметного рисунка, например, логотипа компании. Для формирования подложки вставьте в колонтитул рисунок (можно разместить его в любом месте страницы); на панели инструментов Настройка изображения нажмите кнопку Изображение и выберите Подложка.

Если вы не хотите форматировать сложный колонтитул, а вам требуется только добавить номера страниц, используйте меню ВСТАВКА — НОМЕРА СТРАНИЦ.

Автотекст

Для вставки в документ часто повторяющихся данных (адресов, платежных реквизитов и т.п.) используется Автотекст.

Элементом автотекста может быть любой (в том числе форматированный) текст и графика.

При наборе первых символов, однозначно определяющих имя элемента автотекста, на экране появляется полный вариант текста. Достаточно нажать кнопку Enter, чтобы полный вариант был вставлен в текст. Если

предполагаемый Автотекст не используется, надо продолжить набор текста.

Создание элемента списка автотекста:

1. Выделить текст или рисунок, который следует сохранить в виде элемента списка автотекста

2. Выбрать в меню Сервис команду Автозамена, вкладку Автотекст

3. Установить флажок Автозавершение для автотекста и дат

4. принять имя элемента, предложенное по умолчанию, или ввести другое имя

5. Нажать кнопку Добавить, а затем ОК

Для удаления элемента списка автотекста (или автозамены) следует:

1. Вызвать команду Автозамена в меню Сервис

2. Открыть вкладку Автотекст (или Автозамена)

3. Выделить удаляемый элемент

4. Нажать кнопку Удалить

9. Оглавление. Создание, обновление и удаление оглавления. Перемещение по документу с помощью оглавления. Создание оглавления с нумерацией заголовков разделов. Алфавитный указатели. Создание, изменение и удаление элементов алфавитного указателя.

Всем известно, что такое оглавление – это список всех заголовков документа с указанием номеров страниц. Однако, в Word оглавление имеет еще одно применение – его удобно использовать для быстрого перемещения по документу: для перехода к любому заголовку документа достаточно в оглавлении щелкнуть на нем мышкой.

Проще всего создать оглавление, если все ваши заголовки уже отформатированы при помощи встроенных стилей - Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Однако, при желании вместо встроенных стилей заголовков можно использовать стили структуры или пользовательские стили. Кроме того, в оглавление можно включить внедренные заголовки (несколько первых слов абзаца, оформленных специальным образом). Далее следует выбрать вид оглавления, после чего собрать оглавление. Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Прежде всего убедитесь, что заголовки в документе отформатированы стилями Заголовок1, Заголовок2 и т.д.

Затем воспользуйтесь пунктами меню ВСТАВКА – ОГЛАВЛЕНИЕ И УКАЗАТЕЛИ – ОГЛАВЛЕНИЕ

Номера страниц в оглавлении проставляются автоматически (этот параметр можно отключить).

Можно выбрать самый нижний уровень заголовков, включаемых в оглавление.

Номера страниц могут быть выровнены по правому краю с использованием любого заполнителя.

Существует возможность разработки пользовательских стилей оглавления. Для этого в приведенном выше окне из списка Форматы выберите значение Из шаблона, а затем нажмите кнопку Изменить. Из списка Стили выберите стиль, который следует изменить, а затем нажмите кнопку Изменить. Нажмите кнопку Формат, а затем выберите нужные параметры.

То же самое можно сделать, просто поменяв стили Оглавление 1, Оглавление 2 и т.д. в окне стилей на панели инструментов Форматирование.

При сборке оглавления можно указать стили, которыми в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление, в том числе пользовательские стили.

Для этого в окне Оглавление и указатели нажмите кнопку Параметры.

В столбце Доступные стили найдите стиль, которым в документе оформлены заголовки, подлежащие включению в оглавление.

В поле столбца Уровень, расположенное справа от имени этого стиля, введите уровень заголовка, соответствующий этому стилю (1 – 9).

Внедренный заголовок – это несколько слов в начале абзаца, оформленных стилем заголовка. Для того, чтобы выполнить этот фокус, добавьте после нужного текста символ абзаца (клавиша ENTER), отформатируйте этот текст стилем выбранного заголовка, а затем выделите вставленный символ абзаца и отформатируйте его как скрытый текст.

Алфавитный указатель – это список слов и словосочетаний, встречающихся в документе, с указанием номеров страниц, на которых они появляются.

Создание алфавитного указателя начинается с пометки элементов указателя в документе. Кстати, текст, который появится в алфавитном указателе не обязательно должен соответствовать выделенному тексту – вы можете изменить его по своему усмотрению. Например, в документе присутствует текст "

температура поверхности Венеры", а в алфавитном указателе будет ссылка на "Венера — поверхность".

Далее следует выбрать формат указателя (Классический, Затейливый и т.д.), после чего собрать указатель. Word найдет все должным образом помеченные элементы, отсортирует их по алфавиту, добавит соответствующие номера страниц, удалит повторяющиеся элементы и отобразит указатель в документе.

Выделите текст, который следует использовать в качестве алфавитного указателя, и нажмите клавиши ALT + SHIFT + X.

Помечаемый текст может быть основным или дополнительным элементом алфавитного указателя.

В разделе Параметры вы определяете тип ссылки: на текущую страницу, перекрестная ссылка или ссылка на диапазон страниц.

После того, как вы определились с типом элемента указателя, нажмите кнопку Пометить.

Продолжайте отмечать нужный текст. До окончания пометки элементов указателя диалоговое окно Определение элементов указателя остается открытым.

Если нажата кнопка Пометить все, будет помечено первое вхождение указанного текста (с учетом регистра букв) в каждом абзаце.

Все помеченные элементы указателя вставляются в виде полей {XE}, оформленных скрытым текстом. Если поля {XE} не видны на экране, нажмите кнопку Непечатаемые символы

Поместите курсор в то место документа, где должен находиться алфавитный указатель. Выберите пункт меню ВСТАВКА – ОГЛАВЛЕНИЕ И УКАЗАТЕЛИ – УКАЗАТЕЛЬ.

9. Проверка правописания. Автоматическая проверка правописания при вводе. Проверка правописания готового документа. Расстановка переносов. Автоматическая расстановка переносов. Принудительная расстановка переносов. Вставка мягких переносов и неразрывных дефисов. Автозамена.

Word в состоянии проверить орфографию и синтаксис для любого языка, поддерживаемого Windows.

Для того, чтобы эта проверка осуществлялась корректно, убедитесь, что вашему тексту соответствует правильный язык. Язык текущего текста отображается в седьмой секции строки состояния. Имейте ввиду, что не всегда текст, набранный русскими буквами, помечен как русский (то же самое относится к английскому тексту). Для изменения языка выделенного фрагмента используйте меню СЕРВИС – ЯЗЫК – ВЫБРАТЬ ЯЗЫК или кнопку . Можно также дважды щелкнуть мышью в 7-ой секции строки состояния.

Для проверки всего вашего файла воспользуйтесь меню СЕРВИС – ПРАВОПИСАНИЕ.

Проверку правописания (орфографии и грамматики) можно настроить при помощи меню СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – ПРАВОПИСАНИЕ.

СЕРВИС – ЯЗЫК – ТЕЗАУРУС подключает словарь синонимов (тезаурус).

См. также Клавиши проверки орфографии.

F7 Проверить орфографию

Shift + F7 Тезаурус

Проверка правописания

MS Word как и другие программы MS Office, поддерживает механизм фоновой проверки правописания. Ошибочные или нераспознанные слова и

обороты подчеркиваются:

? Красная волнистая линия - орфографическая ошибка

? Зеленая волнистая линия - грамматическая ошибка

Исправление ошибки:

1. Щелкнуть по подчеркнутому слову или предложению правой кнопкой мыши

2. Выбрать правильный вариант написания

Другие пункты меню:

? Добавить - добавление слова в словарь

? Пропустить все - не считать это слово (или правило) ошибочным для данного документа. Чтобы провести полный последовательный разбор ошибок во всем документе, надо выбрать команду Правописание

(меню Сервис) или нажать на панели инструментов Стандартная одноименную кнопку.

Проверка правописания проводится в соответствии с правилами выбранного языка (Сервис/Язык или контекстное меню подчеркнутого текста).

Заметьте, что если дать команду Сервис/Параметры и выбрать вкладку Правописание, то можно настроить режимы проверки орфографии и грамматики вплоть до выбора системы грамматических

правил, которые будут использоваться при проверке документа.

9. Работа с графикой. Типы иллюстраций в Word. Графические объекты (Автофигуры, фигурный текст WordArt). Рисунки (точечные рисунки, метафайлы, сканированные изображения, картинки ClipArt). Импорт рисунков (внедренный объект, связанный объект). Редактирование иллюстраций. Панели инструментов Рисования и Настройка изображения. Группирование и разгруппирование объектов. Изменение порядка наложения объектов. Добавление к графическому объекту текста. Заливки и абрисы. Добавление названий к иллюстрациям. Создание списка иллюстраций.

Существуют различные форматы рисунков. В Word, как правило, используются следующие:

§ точечные рисунки, которые не могут быть разгруппированы. Как правило, это рисунки, созданные такими приложениями, как PaintBrush, PhotoEditir, Imaging, изображения на кнопках панелей инструментов, пиктограммы, рисунки, полученные со сканера, фоновые рисунки Windows и т.д. Такой рисунок представляет собой матрицу разноцветных точек. Изменить его можно только при помощи соответствующих приложений, воздействуя на отдельные точки.

§ рисунки — метафайлы, которые представляют собой набор графических объектов. Такие рисунки можно создавать и изменять при помощи панели инструментов Рисование.

1)Для работы с рисунками первого типа используется панель Настройка изображения. Она появляется автоматически, как только вы выделяете подобный рисунок. При помощи этой панели вы можете изменить размеры, обрезать рисунок, взять его в рамку, изменить яркость и контрастность, сделать рисунок серым или черно-белым, задать границы обтекания рисунка текстом и т.д. Из такого рисунка можно сделать подложку — т.е. бледное изображение, которое размещается под текстом. Один из цветов рисунка можно сделать прозрачным (обычно эта опция используется, чтобы убрать фон). Поменять отдельные цвета такого рисунка при помощи Word невозможно.

2)Эти рисунки состоят из множества графических объектов. Для того, чтобы можно было оперировать таким рисунком как одним объектом (перемещать, копировать, растягивать, форматировать), воспользуйтесь групповой кнопкой Действия панели инструментов Рисование. Пункт Разгруппировать разобьет выделенный объект на составные части (каждая из которых тоже может являться составным объектом). Пункт Группировать объединит все выделенные объекты в один (для выделения нескольких объектов используйте клавишу Shift или кнопку ). Практически каждый рисунок — метафайл можно разгруппировать, а затем изменить отдельные его фрагменты (например, поменять цвет или заменить один элемент другим).

Windows поставляется с целой коллекцией различных рисунков, которые, как правило, находятся в папке C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Clipart.

Вы можете создать собственный рисунок, используя кнопки Автофигуры, Линия , Стрелка , Прямоугольник и т.д. Любому объекту можно добавить объем или тень, изменить цвет линий или заливку. Для добавления текста к графическим объектам, используйте кнопку Надпись.

Для того, чтобы изменить порядок расположения объектов на экране, используйте кнопки

Действия — Порядок.

Word позволяет вставить фигурный текст при помощи приложения WordArt (пункт меню ВСТАВКА — РИСУНОК — ОБЪЕКТ WORDART).

При помощи панели инструментов WordArt можно выбрать готовый образец написания текста из коллекции, изменить формат шрифта, цвет, размер, обтекание текстом, форму надписи, выравнивание и прочие атрибуты фигурного текста. Кроме того, на фигурный текст могут воздействовать элементы панели инструментов Рисование: вы можете добавить тень или объем к тексту. Следует помнить, что фигурный текст WordArt является графическим объектом, а не текстом; к нему не применимы функции поиска текста, проверки правописания и т.д.

9. Ввод в документ формул и уравнений. Редактор формул. Панель инструментов формула. Размеры символов в формулах и уравнениях. Изменение уравнения. Печать документов. Параметры настройки печати (выбор устройства печати, установка интервала страниц печати, настройка параметров печати графики, масштабирование документа при печати, печать двух и более страниц на одном листе и т.д.).

ВСТАВКА – ОБЪЕКТ – ТИП ОБЪЕКТА – MC Equa…3.0

При работе с Microsoft Equation вся выстраиваемая формула содержится в гнезде формулы – пунктирной рамке внутри документа Word. Курсор обозначен мигающими вертикальной и горизонтальной линиями – это позволяет легко определить куда именно будет осуществляться ввод следующего символа.

Большую часть символов для формулы вы просто вводите с клавиатуры. Например, f(x)dx. Греческие буквы и математические символы вы выбираете при помощи соответствующих кнопок верхней части панели инструментов.

Вставляемые шаблоны, будь то скобки, интеграл или матрица, автоматически масштабируются в зависимости от высоты расположенных в них элементов. Гнезда для внутренних элементов помечаются пунктирной рамкой.

Перемещайтесь по элементам формулы, используя клавиши Tab и Shift+Tab. Иногда для перемещения удобнее использовать мышь.

Кнопки нижнего ряда содержат следующие шаблоны:

1. Шаблоны скобок.

2. Шаблоны дробей и радикалов.

3. Шаблоны верхних и нижних индексов.

4. Шаблоны сумм.

5. Шаблоны интегралов.

6. Шаблоны надчеркивания и подчеркивания.

7. Шаблоны стрелок с текстом.

8. Шаблоны произведений и символов теории множеств.

9. Шаблоны матриц.

ФАЙЛ - ПЕЧАТЬ

9. Работа с диаграммами, основанными на числах. Создание диаграммы. Создание диаграммы из таблицы MS Word. Создание связанной или внедренной диаграммы. Создание организационных диаграмм, не основанных на числах (циклические, целевые, радиальные, диаграммы Венна, пирамидальные).

Для того, чтобы вставить диаграмму, необходимо:

1)Создать таблицу с данными

2)Выделить те данные, по которым будет строиться диаграмма

3)Выполнить команды: ВСТАВКА – РИСУНОК – ДИАГРАММА

4)Выбрать тип диаграммы и ее параметры

5)Дополнительно можно вставить подписи данных, заголовок, линии сетки

6)Закрыть окно таблицы данных или щелкнуть за пределы диаграммы

7)Для изменения необходимо ее выделить и вызвать контекстное меню

Организационная диаграмма используется для графического представления управленческой структуры организации, например, управляющих отделами или рядовых сотрудников компании. При помощи рисунков SmartArt в приложениях Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 и Microsoft Office Word 2007 можно создавать организационные диаграммы и включать их в рабочие листы, презентации или документы.Несмотря на то что для создания организационных диаграмм можно использовать другие макеты иерархии, вспомогательные фигуры и висячие макеты доступны только для макетов организационных диаграмм.

Чтобы быстро придать графическому объекту SmartArt профессионально оформленный вид, можно изменить цвета или применить к организационной диаграмме стиль SmartArt . Можно также добавить эффекты, такие как свечение, сглаживание или трехмерные эффекты. В презентациях Office PowerPoint 2007 к организационной диаграмме можно применять анимацию.

Создание организационной диаграммы

1. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

2. В коллекции Выбор рисунка SmartArt нажмите кнопку Иерархия, после этого выберите макет организационной диаграммы (например, Организационная диаграмма), а затем нажмите кнопку ОК.

3. Для ввода текста выполните одно из следующих действий.

   • Щелкните внутри фигуры в рисунке SmartArt и введите текст.

 Примечание.   Эту возможность рекомендуется использовать после добавления всех фигур.

• Щелкните [Текст] в области текста, а затем введите необходимый текст.

• Скопируйте в буфер обмена текст из другой программы или расположения, щелкните [Текст] в области текста, а затем вставьте его.

9. Перекрестные ссылки, названия и закладки. Назначение, создание, изменение и удаление перекрестных ссылок, названий и закладок. Включение номера главы в название. Переход к определенной закладке. Сноски и концевые сноски. Назначение, создание, изменение и удаление сносок. Изменение расположения сносок. Продолжение последовательной нумерации для нескольких документов. Перемещение и копирование сноски. Печать концевых сносок на отдельной странице. Перекрестные ссылки на сноски. Сброс нумерации сносок. Просмотр сносок.

Закладка – некоторый элемент док-та, которому дано имя. Таким элементом может быть часть документа или место в документе. Имя закладки должно начинаться с буквы и НЕ СОДЕРЖАТЬ пробела. Закладки обычно применяются для быстрого перемещения к требуемому месту в документе.

Для создания закладки необходимо:

1)Установить курсор в место формирования закладки или выделить текст или графику

2)Выполнить ВСТАВКА – ЗАКЛАДКА

3)В поле Имя закладки ввести ИМЯ/ДОБАВИТЬ

Переход к закладке осуществляется 2 способами:

1)ВСТАВКА/ЗАКЛАДКА/ИМЯ ЗАКЛАДКИ/ПЕРЕЙТИ

2)ПРАВКА – ПЕРЕЙТИ – ВЫБРАТЬ ОБЪЕКТ ПЕРЕХОДА – ЗАКЛАДКА - ….п.1

Сноски и концевые сноски используются в документах для оформления различных уточняющих сведений. Один документ может содержать и обычные и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые — для ссылки на первоисточники. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа. Концевые сноски обычно помещаются в конец документа.

Сноска состоит из двух связанных частей: знака (маркера) сноски и текста сноски

Для добавления сноски установите курсор в место, где будет расположен маркер сноски и вызовите меню ВСТАВКА — СНОСКИ

Существует возможность организовать автоматическую нумерацию сносок, а также создать специальные знаки сносок. При перемещении, копировании или удалении все операции производятся над маркером сноски. Перенумерация оставшихся сносок выполняется автоматически.

Ограничения на длину и оформление текста сносок отсутствуют. Допускается также изменять разделители сносок — линии, отделяющие текст документа от текста сносок.

В режиме разметки страницы сноски видны внизу страницы или в конце документа. Однако, чтобы увидеть сноску, не обязательно перемещаться по документу - установите указатель мыши на маркер сноски и немного подождите. Под маркером сноски появится текст сноски. Если вы все-таки хотите переместиться к области сносок в нижней части экрана - дважды щелкните мышкой на маркере сноски.

В обычном режиме просмотра для сносок открывается отдельное окно ВИД — СНОСКИ.

Вы можете настроить просмотр сносок или концевых сносок, вид разделителя (горизонтальной черты внизу страницы). Если ваша сноска достаточно большая, она может размещаться на нескольких страницах. Разбиение сноски по страницам происходит автоматически и управлять им невозможно. Однако, если такое разбиение происходит, можно задать тип разделителя продолжения сноски (на второй и последующих страницах) и текст уведомления о продолжении сноски.

Для связи между элементами, расположенными в различных местах документа, используются перекрестные ссылки. Ссылка позволяет вставить в указанное место информацию о другом элементе — текст, № элемента или № страницы, на которой он находится. Возможны ссылки на следующие элементы: абзац, заголовок, закладку, сноску, концевую сноску, рисунок, таблицу или формулу.

Разумеется, для неквалифицированного пользователя, проще набрать или скопировать нужный текст, вместо того, чтобы формировать ссылку. Но если у вас измениться нумерация страниц, название главы или таблицы, вам придется выискивать ссылки на этот элемент по всему документу и менять их вручную. При использовании перекрестных ссылок вы застрахованы от лишней работы и новых ошибок.

Хотя результатом ссылки является поле, операции со ссылками полностью автоматизированы и не требуют дополнительных знаний.

Для создания перекрестной ссылки выберите команду ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА в меню ВСТАВКА

. Задайте тип ссылки (абзац, заголовок или другой элемент). Укажите, какая информация об элементе должна вставляться (название, номер, номер страницы, выше/ниже). Установите флажок Вставить как гиперссылку, чтобы позволить читающим документ пользователям переходить к упоминаемому элементу.

При удалении или перемещении заголовка или изменении объекта, на который ссылалась перекрестная ссылка, происходит автоматическая перенумерация заголовков и перекрестных ссылок. Так, после удаления страницы, содержащей таблицу 2, таблица 3 будет переименована в таблицу 2; кроме того, будут изменены все перекрестные ссылки на эту таблицу.

9. Поля. Просмотр полей в документе. Вставка поля. Обновление полей. Превращение значения поля в обычный текст. Создание раскрывающегося списка элементов автотекста. Форматирование значения поля. Вставка поля закладки. Временная блокировка поля. Приведите примеры некоторых полей.

Поле – это набор инструкций, результатом которых являются текст или графика, вставленные в документ. (Не путайте с полями страницы!)

Поля используются для размещения в документе переменных данных, например № страницы (поле PAGE) или текущей даты (поле DATE).

Поля вставляются автоматически при создании перекрестной ссылки или оглавления. Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т.д.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами и многое другое.

Следует различать код поля (инструкции, заключенные в фигурные скобки) и результат поля – это текст или графика, вставленные в документ при выполнении инструкции. Переключение между тем и другим – Shift + F9. Вы можете просмотреть все коды полей в документе: СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – ВИД – КОДЫ ПОЛЕЙ или просто нажав ALT + F9.

Результатом такого поля будет текст, вставленный из файла read.me, все буквы в тексте будут прописными.

Обнаружить поле в документе очень просто – когда ваш текстовый курсор попадает на поле, оно выделяется серым цветом. Если этого не происходит, выполните настройку СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – ВИД – ЗАТЕНЕНИЕ ПОЛЕЙ.

Многие поля вставляются автоматически, если вы выполняете соответствующую команду меню. К таким командам относятся: Номера страниц, Дата и время, Название, Перекрестная ссылка, Оглавление и указатели, Файл, Объект, Гиперссылка (пункт меню ВСТАВКА) и Формула (пункт меню ТАБЛИЦА). При выполнении слияния документов поля слияния расставляются при помощи панели инструментов Слияние.Практически любую инструкцию поля можно вставить при помощи пункта меню ВСТАВКА – ПОЛЕ. Вам остается только выбрать нужное поле из списка.

Иногда к инструкции поля необходимо добавить дополнительные параметры. Например, при вставке некоторых свойств документа (поле DOCPROPERTY), необходимо указать, какое именно свойство вы хотите вставить. Для этого нажмите кнопку Параметры, в открывшемся окне выберите ключевое слово (например, "Company") и нажмите кнопку Добавить. Сформированную таким образом инструкцию вставьте в документ.

Можно также нажать клавиши CTRL + F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. Ограничивающие поле фигурные скобки {} нельзя вводить с клавиатуры.

Даже если информация, которую вы вставили с помощью поля, изменилась (например, сменилась дата), результат поля не изменяется до тех пор, пока поле не будет обновлено. Для этого поместите курсор в поле и нажмите F9. Если требуется обновить все поля в документе, придется выделить весь документ (Ctrl +5 NumLock) и нажать F9. Поле может обновляться перед печатью документа: СЕРВИС – ПАРАМЕТРЫ – ПЕЧАТЬ – ОБНОВЛЯТЬ ПОЛЯ. Некоторые поля, например Date и Time обновляются при открытии документа.

Если вы не хотите, чтобы какое-либо поле обновлялось, его можно заблокировать – клавиши Ctrl + F11. Снять блокировку с поля можно комбинацией Ctrl + Shift + F11.

Если вы хотите навечно зафиксировать результат поля, т.е. заменить инструкцию текстом или графикой, нажмите Ctrl + Shift + F9. Эта процедура называется отсоединением поля или разрывом связи с полем.

1) Коды полей "Сведения о документе".

FileName – имя файла;

FileSize – размер файла;

NumChars – к-во символов в документе;

NumWords – к-во слов;

NumPages – к-во страниц;

Author – автор;

Title – название документа;

DocProperty – вставка указанного свойства документа;

Замечание: информация берется из свойств документа (ФАЙЛ – СВОЙСТВА).

2) Поле = (формула)

Чтобы получить числовой результат, вставьте поле формулы {= } и поместите в него соответствующую математическую формулу, например {= Сумма1 * 2}. Можно использовать математические операторы ( +, -, *, /, %, ^) или функции (SUM, PRODUCT, MAX, MIN). Имена закладок вводятся как текст (Сумма1).

3) Дата и время.

DATE – вставка текущей даты. По умолчанию дата вставляется в формате 10/4/2003. Если требуется изменить формат, добавьте символы \@" " и введите между кавычками инструкции:

Д, ДД, ДДД, ДДДД – день месяца в виде 1, 01, пн, понедельник;

М, ММ, МММ, ММММ – месяц в виде 9, 09, сен, сентябрь;

ГГ, ГГГГ – год в виде 03 или 2003.

Код поля {DATE \@"ДДДД Д ММММ ГГ"} даст результат Понедельник 1 сентябрь 2003.

9. Использование форм. Создание форм. Вставка полей формы в форму. Настройка свойств поля формы. Типы текстовых полей формы. Автоматизация работы с формой. Добавление подсказок к форме. Защита полей электронной формы от изменений. Снятие защиты с электронной формы.

Форма – бланк для заполнения конкретными данными.

Форма – это шаблон, который кроме обычного текста содержит поля формы. На основе этого шаблона создаются документы путем внесения информации именно в поля формы. Вся остальная часть документа защищена от изменений.

Чаще всего формы создаются в виде таблиц (так называемые сеточные формы). Это всевозможные накладные, чеки, счета, отчеты и т.д. Но можно создать и текстовую форму, например, контракт или договор.

СОЗДАНИЕ ФОРМ

1. Создайте шаблон документа со всем необходимым форматированием и разметкой страницы.

2. Вызовите панель инструментов Формы (ВИД – ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ – ФОРМЫ).

3. Добавьте поля формы подходящих типов. Для каждого поля задайте его размер, значение по умолчанию, вид хранимой информации и справочный текст.

4. Защитите шаблон и сохраните его.

5. Создавайте документы на основе вашего шаблона, заполняя поля формы.

Для расстановки полей формы используйте панель инструментов Формы.

- текстовое поле. Может содержать любой текст.

- флажок. Имеет два состояния – снят или установлен.

- поле со списком. Содержит элементы списка. Возможен выбор только одного из элементов.

Параметры поля формы. Позволяет уточнить параметры любого из вышеперечисленных полей. Например, для текстового поля возможно определение следующих параметров:

В окошке Тип можно выбрать значения: Обычный текст (любые символы); Число (только цифры); Дата (корректная дата); Текущая дата; Текущее время; Вычисления (формула).

Максимальная длина – при вводе данных выполняется контроль длины. Например, для числа с максимальной длиной 3 нельзя вводить числа больше 999.

Текст по умолчанию – этот текст автоматически будет появляться в окошке. При желании его можно оставить без изменений.

Макрос при входе или выходе – позволяет задать макросы, которые будут выполняться при входе в поле или при выходе из него.

Закладка – имя закладки, которое будет присвоено полю. При помощи этой закладки вы сможете использовать данные поля в дальнейших вычислениях.

Вычислить при выходе – обновление и пересчет всех полей в документе при удалении курсора из данного поля формы. Пересчет выполняется после каждого запуска макроса выхода. Это означает, что в макрос выхода можно поместить инструкции, проверяющие допустимость введенного значения.

Разрешить изменения – поле будет доступно для редактирования.

Текст справки – поместив указатель мыши на поле, можно будет прочесть заранее определенный текст справки.

В зависимости от выбранного типа поля формы вы можете установить соответствующий формат:

Формат текста – для текстового поля можно задать формат Все прописные или Все строчные и т.д.

Формат числа – для числа можно выбрать один из форматов:

0 – обычный формат;

0,00 – два знака после запятой;

# ##0 – разделитель разрядов;

# ##0,00 – разделитель разрядов + два знака после запятой;

# ##0,00р.;(# ##0,00р.) – разделитель разрядов + два знака после запятой + р.;

0% – процентное представление.

При желании можно сформировать собственный формат числа.

Формат даты и времени:

После того, как вы расставили поля формы необходимо установить защиту на документ – кнопка на панели Формы. Защита не позволит пользователю вносит в документ какие-либо изменения. Для редактирования будут доступны только поля формы. Если вы хотите пользоваться формой неоднократно, сохраните ее как шаблон.

9. Слияние документов. Что такое слияние? Основные этапы слияния. Подготовка основного документа. Подготовка источника данных. Расстановка полей слияния. Форматирование составных документов. Сортировка и фильтрация записей. Печать составных документов.

Слияние – это процесс, который позволяет на основе содержания двух документов сформировать целый ряд новых, Тот из документов, который содержит текст и графические изображения, повторяющиеся во всех создаваемых документах, называется основным. Например, чтобы подготовить серию писем – бланков, в основном документе должны содержаться: заголовок, текст стереотипного сообщения и заключительная часть, помещаемые во все письма.

Второй документ, называемый источником данных, содержит таблицу с текстом и изображениями, которые порознь войдут в каждый создаваемый документ, ни разу не повторяясь ни в одном из них. Так, при подготовке серии писем, документ – источник данных должен содержать фамилии и адреса тех, кому они будут рассылаться, а также другую информацию, предназначенную персонально каждому адресату.

Для выполнения слияния вызовите меню СЕРВИС – СЛИЯНИЕ.

В появившемся окне отображаются три шага этого процесса: подготовка основного документа; подготовка источника данных и, наконец, сам процесс слияния.

Нажмите кнопку Создать для первого пункта Слияния документов. Word предложит вам выбор:

· Документы на бланке

· Наклейки

· Конверты

· Каталог

· Превратить в обычный документ

Выберите тот тип документа, для которого вы хотите выполнить слияние. Обычно это Документы на бланке.

Далее Word запрашивает, в каком окне вы хотите работать с документом: текущем или новом? Если нужный документ уже создан и находится в текущем окне, выберите первый вариант. Если вы только собираетесь заняться составлением документа, выберите новое окно.

После того, как вы определились с основным документом, становятся активными еще две кнопки: Правка для первого шага и Получить данные для второго.

Если вам требуется еще подправить основной документ, задержитесь на первом шаге.

Нажмите кнопку Получить данные для второго шага слияния. Word предложит вам выбор:

· Создать источник данных

· Открыть источник данных

· Использовать адресную книгу

· Параметры заголовка

Первые два пункта аналогичны работе с основным документом. Вы также можете использовать какую-либо адресную книгу (например, Outlook). Раздел Параметры заголовка позволяет хранить заголовок вашей таблицы с данными в отдельном файле.

Если требуется подправить источник данных, нажмите кнопку Правка.

Если вы все делали правильно, у вас должна активизироваться панель инструментов Слияние.

Основные кнопки этой панели:

- диалоговое окно «Слияние»; вызывает окно, описанное выше;

- источник данных; переходит к правке источника данных;

- поиск ошибок; выявляет возможные ошибки;

- слияние в новый документ; выполняет операцию слияния, в результате образуется новый документ;

- слияние при печати; выполняет операцию слияния непосредственно на принтер, новый документ не образуется;

Добавить поле слияния – расставляет поля слияния в основном документе; в качестве названий полей используются заголовки столбцов;

Добавить поле Word – позволяет вставить обычное поле Word;

При помощи кнопки вы можете предварительно просмотреть результаты слияния. А кнопки , , и позволят перемещаться по записям в любом направлении.

Расставьте поля слияния в основном документе, используя соответствующую кнопку.

Для выполнения слияния достаточно нажать кнопку Объединить.

Если требуется отобрать отдельные записи для слияния, например, только жителей города Москва, выполните Отбор записей.