Составление и оформление документов
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ 1992 г. имеет раздел «Правила подготовки и оформления документов», который включает в себя следующие подразделы: «Документирование управленческой деятельности»; «Бланки документов»; «Оформление реквизитов документов»; «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (Проекты законодательных актов Российской Федерации, Указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Совета Министров - Правительства Российской Федерации; Приказ; Указание; Инструкция; Протокол)»; «Тираж документов»; «Автоматизация документирования».
Типовые инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2000 и 2005 гг. содержат раздел «Правила подготовки и оформления документов», который имеет следующие подразделы: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации»; «Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации»; «Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации»; «Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти»; «Бланки документов»; «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти»; «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, протокол, служебные письма)».
Таким образом, инструкции отличаются друг от друга подразделами, сходство имеется лишь в подразделах «Бланки документов», «Оформление реквизитов документов» и «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Но существует некоторое отличие в наименованиях видов документов.
Организация и технология регистрации документов
Регистрация документов в Типовой инструкции 1992 г. – это фиксация факта создания или поступления в министерство документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в министерстве, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации; расписка исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для писем обязательно); количество листов документа; наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и др.
Документы целесообразно регистрировать в министерстве один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы по личному составу, постановления коллегии, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано, в местах создания и исполнения документов. Письма регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях министерства в зависимости от адресата.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Документы регистрируются на карточках или на машинных носителях. [4]
Регистрация документов в Типовых инструкциях 2000 и 2005 гг. – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.
Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. [1]
Таким образом, регистрация документов в инструкции 1992 г. означает то же, что и в инструкциях 2000 и 2005 гг. Многие моменты совпадают. Так, например, «регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях», «документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения», «регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов». Состав реквизитов регистрации также не имеет значительных изменений.