2. Подвійний запис, його суть і значення

Внаслідок господарських операцій відбуваються подвійні і рівновеликі зміни в активах підприємства та джерелах їх утворення. Це зумовлює необхідність відображення господарських операцій на рахунках способом подвійного запису, суть якого полягає у тому, що кожну господарську операцію в одній і тій самій сумі записують двічі: на дебеті одного рахунка і кредиті — другого. Ознайомимося з порядком подвійного запису операцій на рахунках на прикладі.

Операція 1. Одержано в касу з поточного рахунка в банку грошові кошти в сумі 50 000 грн. Ця операція зумовлює взаємозв'язок двох рахунків: «Каса» і «Поточний рахунок». Обидва рахунки — активні. Оскільки на активних рахунках збільшення відображається по дебету, то операція повинна бути записана на дебет рахунка «Каса». На поточному рахунку в банку грошові кошти, відповідно, "зменшилися на цю саму суму (50 000 грн.). Зменшення на активних рахунках відображається по кредиту. Тому операцію треба одночасно відобразити на кредиті рахунка «Поточний рахунок». Схематично відображення на рахунках цієї операції матиме такий вигляд:

Рахунок «Поточний рахунок» Рахунок «Каса»

Дебет_________Кредит ______Дебет________Кредит

Сальдо Сальдо

1) 50 000 (-) 1)50 000 (+)

Як видно з наведеного прикладу, зроблений запис на рахунках відображає подію, що виникла внаслідок здійсненої господарської операції: збільшення грошових коштів у касі підприємства й одночасно зменшення їх на цю саму суму на поточному рахунку в банку,

Перш ніж відобразити господарську операцію на відповідних рахунках подвійним записом, на підставі первинних документів складають бухгалтерську проводку, під якою розуміють зазначення рахунка, який дебетується, і який — кредитується, а також суму відображуваної в обліку господарської операції. Бухгалтерська проводка (у наведеному прикладі) буде записана так: Д-т рах. «Каса» 50000 грн.

К-т рах. «Поточний рахунок» 50 000 грн.

Кожна господарська операція внаслідок подвійного, запису зумовлює взаємозв'язок між певними рахунками. Цей взаємозв'язок полягає у тому, що дебет одного рахунка поєднується з кредитом іншого, характеризуючи зміни, які відбуваються у складі активів або їх джерелах внаслідок операції. Взаємозв'язок рахунків, що виникає в результаті відображення на них господарських операцій подвійним записом, називається кореспонденцією рахунків, а самі рахунки — кореспондуючими. У наведеному прикладі такими кореспондуючими рахунками є рахунки «Каса» і «Поточний рахунок» Кореспонденція рахунків дає можливість визначити основний зміст господарської операції. Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють бухгалтерські проводки прості і складні Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якою один рахунок дебетується, а другий на цю ж суму кредитується, тобто коли кореспондують тільки два рахунки. Розглянута у прикладі бухгалтерська проводка — проста.

Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якою кілька рахунків дебетується, а на загальну суму записів по дебету кредитується один рахунок, або навпаки, — кілька рахунків кредитується, а на загальну суму записів по кредиту дебетують один рахунок, тобто коли кореспондують між собою більше ніж два рахунки.

Розглянемо господарську операцію, що зумовлює необхідність застосування складної бухгалтерської проводки.

Операція 2. Витрачено у виробництві на виготовлення продукції:

Сировини і матеріалів 660 000 грн.

Палива 140 000 грн.

Разом 800 000 грн.

Ця операція викликала зменшення виробничих запасів, отже, активні рахунки, на яких вони обліковуються. — «Сировина і матеріали» і «Паливо» — потрібно на відповідні суми

кредитувати, з іншого боку, затрати виробництва на загальну суму здійснених витрат матеріальних цінностей збільшилися. Отже, активний рахунок «Виробництво» треба дебетувати на суму 800 000 грн. Бухгалтерська проводка по операції буде такою:

Д-т рах. «Виробництво» 800 000 грн.

К-т рах. «Сировина і матеріали» 660 000 грн.

К-т рах. «Паливо» 140 000 грн.

Складні бухгалтерські проводки не порушують правила подвійного запису, оскільки як у простих, так і в складних проводках зберігається взаємопов'язане відображення господарських операцій на дебеті і кредиті рахунків та рівність дебетових і кредитових підсумків. Так, у наведеному прикладі суми, записані по кредиту двох рахунків (660 000 + 140 000). дорівнюють сумі, записаній по дебету одного рахунка (800 000) Крім того, кожну складну бухгалтерську проводку можна розкласти на кілька простих. У наведеному

прикладі це виглядатиме гак;

1. Д-т рах. «Виробництво» 660000 грн.

К-т рах. «Сировина і матеріали» 660 000 грн.

2. Д-т рах. «Виробництво» 140000 грн.

К-т рах. «Паливо» 140 000 грн.

Застосування складних бухгалтерських проводок значно зменшує кількість облікових записів, робить їх більш наочними. У практиці обліку забороняється складати так звані «змішані» проводки, у яких по одній господарській операції кілька рахунків дебетується й одночасно кілька рахунків кредитується. Такі бухгалтерські проводки утруднюють встановлення взаємозв'язку рахунків і визначення за кореспонденцією між ними економічного змісту відображеної, господарської операції, а це послаблює контроль за правильністю облікових записів. Тільки чітка кореспонденція між рахунками забезпечує наочність, зрозумілість і доступність обліку, підвищує його контрольні функції.

Із розглянутих прикладів можна зробити такі висновки про суть подвійного запису:

- при відображенні кожної господарської операції способом подвійного запису обов'язково кореспондують два рахунки, один з яких дебетують, а другий — кредитують на одну і ту саму суму;

- якщо господарська операція відображається складною бухгалтерською проводкою, то загальна сума записів на одній стороні кількох рахунків повинна дорівнювати загальній сумі, записаній на протилежній стороні кореспондуючого з ними рахунка.

Отже, подвійний запис с способом відображення господарських операцій на кореспондуючих рахунках, при якому кожна операція записується по дебету одного і кредиту іншого рахунка в одній і тій самій сумі. Подвійний запис на рахунках є важливим елементом методу бухгалтерського обліку і має велике контрольне значення: оскільки сума кожної господарської операції записується по дебету одного і кредиту другого рахунка, то підсумок записів по. дебету всіх рахунків має дорівнювати підсумку записів по кредиту рахунків. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок в облікових записах. Подвійний запис має також і аналітичне значення, оскільки дозволяє з'ясувати, внаслідок яких операцій відбулися зміни певного виду активів або їх джерел, звідки активи надійшли і куди вони були використані Це сприяє забезпеченню контролю за збереженням майна підприємства, доцільністю здійснення господарських операцій та одержувати іншу важливу інформацію, необхідну для управління. Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, оскільки вона вносить певний порядок у систему облікових записів. Тому встановленням кореспонденції між рахунками (складанням бухгалтерських проводок) займаються державні керівні органи, зокрема Міністерство фінансів України. Розроблені ним у нормативних документах типові кореспонденції рахунків по всіх можливих господарських операціях забезпечують єдиний порядок обліку на підприємствах усіх галузей і форм власності.