9. За стадіями створення:

• оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його при­мірник;

• копії- це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види ко­пій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - дру­гий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

• прості - містять інформацію з одного питання;

• складні - містять інформацію щодо двох і більше питань.

11. За терміном зберігання:

• тимчасового зберігання - термін зберігання встановлюють у ме­жах 10 років;

• тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

• постійного зберігання - для цих документів не існує терміну дав­ності.

12. За технікою відтворення:

• рукописні;

• відтворені механічним способом;

• відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

• загальні;

• з адміністративних питань;

• спеціалізовані — сукупність документів, які взаємодіють, створю­ють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юри­дичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в прак­тичній діяльності.

Білет № 22

1.	Функції та види бесід. Ділова бесіда. Етикет телефонної розмови
2.	Поняття терміна. Особливості термінотворення сучасної української літературної мови.
3.	Практичне завдання.

2. Термін - слово або словосполучення, що виражає чітко окреслене поняття певної галузі науки, культури, техніки, мистецтва, суспільно-політичного життя.

Термін - це спеціальне слово, яке має дефініцію. Конкретний зміст поняття, визначеного терміном, стає зрозумілим лише завдяки цій де­фініції — лаконічному логічному визначенню, яке зазначає суттєві озна­ки предмета або значення поняття, тобто його зміст і межі.

артість основних фондів.

За статистикою, понад 70% термінів у різних терміносистемах - це словосполучення. Вони становлять певну семантико-синтаксичну єд­ність, відтворюються в готовому вигляді.

У термінології представлено усі способи українського словотворення. Як і більшість слів української мови, терміни творяться морфологічним способом. У творенні термінів беруть участь суфікси, напр.: -нн(я): опо­даткування, страхування, кооперування, знецінення, депонування, прико­рочування, розжарювання; -ість: рентабельність, заборгованість, пла­тоспроможність, самоокупність селективність, теплобарвність; -ач: підсилювач, переривач, вмикач, заломлювач; -ств(о): підприємство, ка­значейство, банкрутство, законодавство, рабовласництво; -аці(я): пеленгація, індексація, міграція, ревальвація та ін. Багато термінів із ну­льовим суфіксом, напр: обіг, примус, вклад, оборот, актив, пасив, пере-заряд, випар, осад. Інші способи творення - додавання префіксів (україн­ських та іншомовних): надприбуток, перевиробництво, перепродукція, непружний, піддіапазон, протиструм, антидемократичний, ретранс­ляція, іммобілізація, дисбаланс, іррегуляція, дезінфекція, або префіксів і суфіксів одночасно: безстроковий, безготівковий, безвалютний, підважок, відосередник, сузір 'я, бездротяний. Активні способи творення термінів з різних галузей - осново- та словоскладання, напр.: електрострум, ампер-секунда, автоколивання, держава-монополія, прем 'єр-міністр, тест-матриця, лікар-терапевт, госпрозрахунок, високоприбутковий, супермаркет; абревіація, напр.: лавсан, піар, рація, біоніка.

1. Серед індивідуальних форм усного професійного спілкування найбільш поширеною є ділова бесіда.

Бесіда - це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем.

Бесіда - чи не найскладніший з усіх жанрів усного фахового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромту треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етике нують різні види бесід. Залежно від мети спілкування та змісту бесіди переділяються на:

ритуальні;

глибинно-особистісні;

ділові.

Залежно від кількості учасників виокремлюють такі бесіди:

індивідуальні;

групові

Ділова бесіда-це розмова, в якій бере участь небагато учасників. Мета ділової бесіди - отримання інформації, розв'язання важливих виробни­чих проблем, вирішення певних завдань. Як і будь-яка розмова, це -„будівля, яку зводять спільними зусиллями" (Андре Моруа). Відбува­ється обмін репліками, питаннями і відповідями, думками й оцінками.

Ділова бесіда - це процес спілкування, який охоплює певні психо­логічні елементи соціальної взаємодії, а саме: тривалість мовлення, тривалість зустрічі, темп спілкування, владність, інтимність стосунків, співробітництво і змагання, емоційний тон, мету і предмет зустрічі¹⁴.

Поширеним видом усного ділового мовлення є телефонна розмова. Це найпростіший і найефективніший спосіб встановлення ділового кон­такту. Тут не працюють міміка, жести. Візуальний контакт між спів­розмовниками відсутній, тому дуже важливими є інтонація та лексичне вираження. Обмеженість у часі, можливість технічних перешкод зни­жують ефективність цього виду мовлення. Однак суттєвими перевагами телефонної розмови над іншими способами є оперативність переда­вання інформації, швидкість реагування на інформацію, можливість дистанційного керування діями, зручність.

Успіх ділової розмови по телефону залежить від уміння дотриму­ватися певних правил поведінки - телефонного етикету. „Не випус­кайте з уваги тієї обставини, що телефонна розмова - це великою мі­рою ваша візитна картка, - зауважують фахівці школи бізнесу'⁷. Умін­ня ділових людей вести телефонні розмови сприяє й авторитету фірми, організації, яку вони представляють.

Службова телефонна бесіда має таку структуру:

- момент встановлення зв'язку (вітання, взаємне представлення);

- виклад суті справи (повідомлення мети дзвінка, ознайомлення з проблемою);

• обговорення ситуації, проблеми;

• закінчення розмови (резюме, прощання).

Деякі важливі аспекти ведення ділової телефонної розмови:

• Часові межі. Кожна телефонна розмова у середньому триває 3-5 хвилин. Із часом виробляється вміння розмовляти по телефону корот­ко, висловлюватися чітко і стисло. Цьому сприяє володіння інформа­цією, попередня підготовка до розмови. Якщо передбачається тривала розмова, потрібно запитати, чи має співрозмовник достатньо часу для бесіди. Час ділових регулярних розмов краще узгоджувати з партне­ром. Завжди треба намагатися телефонувати у зручний час - не теле­фонувати до дев'ятої години зранку та після десятої ввечері.

• Дотримання мовного етикету. Обов'язково потрібно вживати формули вітання (на початку розмови, а також тоді, коли до слухавки підійшов інший співрозмовник), прощання (у кінці розмови), подяки, вибачення - відповідно до ситуації. Важливе значення має взаємне пред­ставлення на початку телефонної розмови: треба назвати прізвище, ім'я, по батькові, посаду й організацію, яку ви представляєте. Говорити без поспіху, розбірливо (щоб можна було записати). Прохання, запитання потрібно формулювати тактовно і люб'язно (з ким хочете розмовляти, з якого приводу телефонуєте, прохання занотувати, переказати інформа­цію та ін.). Для цього існує низка обов'язкових етикетних реплік, якими, неначе паролями, обмінюються обидві сторони спілкування, напр.: Чи не могли б ви запросити до телефону...?; Будь ласка, покличте..; Чи можу я розмовляти з...?; Чи можу я телефонувати пізніше?; Мені ре­комендували звернутися до вас з питання... ; Зачекайте хвилинку, зараз я передам слухавку; Прошу зачекати; Зателефонуйте, будь ласка, піз­ніше, через двадцять хвилин, вона зараз дуже зайнята; Чи не могли б ви йому переказати...?; Перекажіть, будь ласка, інформацію та ін.

• Максимальна насиченість інформацією. Дотримання цієї ви­моги характеризує співрозмовників як досвідчених ділових людей. Якщо це "вихідна" розмова, вона потребує продуманості й підготов­ки. Мати під рукою план розмови, порядок питань, документи, дати, цифри, прізвища, потрібні номери телефонів, ключові слова розмови -означає подбати про те, щоб розмова була ефективною.

• Конструктивність розмови. Також залежить від компетент­ності ділових партнерів, умінні наголошувати на суттєвому, уникати непорозумінь, вести діалог, а не монолог, тобто уважно слухати спів­розмовника. Якщо розмова довга, час від часу бажано підсумовувати досягнуті угоди, підтримувати розмову принагідними репліками. Вар­то записувати важливу інформацію - це допоможе дотримати слова і виконати певні обіцянки чи домовленості. У разі виникнення склад­них питань можна запропонувати співрозмовникові зустрітися.

• Позитивне емоційне тло - одне з найважливіших правил діло­вої телефонної розмови. Потрібно бути доброзичливим, розмовляти при­вітно, звичним рівним голосом, спокійно, виразно, витримано, а не гуч­но й галасливо. Під час розмови варто називати співрозмовника на ім'я та по батькові, це завжди для нього приємно. Не перечити співрозмовни­кові, не перебивати, не виказувати своєї невдоволеності, не вдаватися до категорично-наказового тону, не погрожувати, уникати бурхливого вияву емоцій. Намагатися, щоб телефонна розмова не була монотонною чи, навпаки, хаотичною. Важливими чинниками творення позитивного тону телефонної розмови є голос, інтонація, паузи, логічний наголос.

• Мова. Звичайно, лише літературна. Висловлюватися потрібно сти­сло, точно, стежити за логікою викладу думок, послідовністю, викорис­товувати короткі, правильно побудовані речення. „Телефонну розмову не можна "переглянути" і стилістично виправити, - зауважує Н. Бабич, - у ній „не працюють" міміка, жести, але вона надзвичайно економна в одержанні інформації, для чого ефективно використовується лексичне й інтонаційне багатство мови"'⁸. Важливість розмови вимагає добору потрібних слів, переконливості аргументів, збільшує вагу реплік. Стиль розмови залежить і від ступеня знайомства співрозмовників, їхнього віку, статі, посади тощо. Більша розкутість синтаксису, елементи гу­мору, веселий тон розмови мають бути доречними, тобто тільки допо­магати, а не шкодити справі.

• Технічні моменти телефонної розмови. Наведемо декілька пра­вил телефонного ділового спілкування.

Набирайте номер телефону тільки тоді, коли переконані у його пра­вильності.