Делопроизводственные документы

     Теория делопроизводства. Термин "делопроизводство" произошел от русского термина "дело" - папка с документами. Был и второй термин, который обозначал внешние отношения с другими организациями - письмоводительство, но он не прошел испытания времени. Классификации документов делопроизводства различны и разнородны:

1. Документоведческая классификация (критерий - функция документа)

   1. Организационно-распорядительные

      1. Организационные - это уставы политических партий, предприятий, акционерных обществ и т.д., где прописаны права, цели и обязанности организации и ее членов; также должностные инструкции и другие документы, описывающие принципы функционирования организации

      2. Распорядительные - это чаще всего документы, с помощью которых проводятся распоряжения: приказы, циркуляры, распоряжения, решения и т.д.

   2. Отчетная документация - ранее связывала нижестоящие органы с вышестоящими; в СССР появляется форма отчета вышестоящих перед нижестоящими. Особенность отчетов в том, что их написание привязано к календарному циклу. Отчеты возникли сравнительно рано - уже в XV в. мы сталкиваемся с т.н. личбами - отчетами арендаторов

   3. Протокольная группа возникает, когда возникают коллегиальные органы управления, где происходят столкновения разных мнений, на основании которых принимаются решения. Протоколов особенно много для периода СССР

   4. Плановая документация возникает в 1920 г. (план ГОЭЛРО). Плановая документация составляется с определенным горизонтом планирования. В СССР планирование носило директивный характер, тогда как теперь - индикативный. Планы содержат информацию нормативного характера. 

   5. Разновидности документов, связанные с определенными сферами человеческой деятельности

      1. Судебно-следственные документы

      2. Документы внешней политики (вербальные ноты, верительные грамоты и т.д.)

      3. Документы военной сферы

      4. и т.д.

2. Классификация по секретности

   1. Несекретные

   2. Секретные (для служебного пользования)

   3. Совершенно секретные

3. Архивоведческая классификация

   1. Документы постоянного хранения

   2. Документы с длительным сроком хранения (около 20 лет)

   3. Документы с коротким сроком хранения (до 10 лет)

4. Классификация по форме

   1. Письменные

   2. Кино

   3. Фоно

   4. Фото

   5. и т.д.

     Создание документа всегда начинается с черновика. Особенность черновика: он содержит в себе некие исправления, заметки и т.д. Затем идет беловик - итоговый вариант документа. Последний уровень документа - это оригинал (аутентик) с подписью, печатью (на официальном бланке). Еще один вид документа - это копия, которая может быть нотариально заверенной. Дубликат - это копия, которая заменяет собой утерянный оригинал, который перестает быть действующим документом. В книгах Метрики ВКЛ и документах РИ мы сталкиваемся с актами пересказа (памяти, pro memoria) - которые содержат в себе лишь краткий пересказ содержимого документа.

     История делопроизводства. Делопроизводство возникает в период ВКЛ при Казимире, когда сформировалась канцелярия ВКЛ, которая включала в себя три отдела. При нем складывается система делопроизводства, которая получила название "система Метрики". Эта система примерно в это же время складывается в Польше и Мазовии. Система Метрики была основана на системе реестров папской канцелярии, где реестры были представлены сборниками актов пересказов. Появляется государственная структура - Метрика ВКЛ. До нас дошли 4 вида книг метрики: книги записей, судебных дел, публичных дел и книги переписей. Первые исследователи Метрики считали, что Метрика изначально складывалась в таком виде, как она дошла до нас.

     Однако один из учеников М.К.Любавского Г.Г.Бережков обратил внимание на то, что в этих книгах документы идут сериями, попытался воссоздать структуру изначальной Метрики. Современные исследователи считают, что изначально книг не было - были листы, которые соединялись в тетради по 8 листов в каждой. Бережков выработал систему первоначального состава книг Метрики. Он выделил пять "книг" (серий документов):

1. Книги данин, которые сформировались в период правления Казимира, поскольку тот активно осуществлял земельные раздачи ("данина" - княжеское пожалование). Книги данин состояли из актов пересказа, причем в крайне краткой форме. 

2. Книги посольских дел. Они начали формироваться при Казимире, но отделились окончательно от книг данин при Александре, что было связано с его активной внешнеполитической деятельностью. В этих книгах находятся как договоры, так и описания посольств, речи послов, верительные грамоты и т.д.

3. Книги судебных дел. Они формируются при Казимире и Александре, окончательно выделились в 1506 г. при Сигизмунде I Старом. Они были связаны с деятельностью великокняжеского суда, где ВК судил вместе с панами-радой. Документы: судебные решения (приговоры), судебные листы и т.д. 

4. Книги аренд.

5. Книги отправ. Появление книг отправ было связано с активной политикой ВКЛ, войнами, когда представители ВКЛ несли госслужбу. Отправы - это приказ князя на получение человеком некоторой суммы из местных бюджетов.

     В 1530 г. было принято решение об организации по образцу Метрики системы делопроизводства в воеводствах. Часть этих документов попали в Метрику при канцлере Яне Глебовиче. Канцеляриями воевод руководили подвоеводы и состояли они в основном из судебных решений. Свои канцелярии были в поветах. В поветах были старосты, а канцеляриями занимались подстаросты. В городах, где было магдебургское право, велись магистратские книги - делопроизводство городского самоуправление - куда записывались основные судебные документы магистрата (и войтовско-лавнического, и бурмистро-радзецкого судов). В 1565 г. были созданы новые виды судов, при которых тоже создаются актовые книги, для заполнения которых была введена в суде специальная должность писаря.

     В первой половине XVI в. появляются магнатские роды, владевшие большими землями. Многие из и представителей были канцлерами, писарями и знали, как работают канцелярии. Для организации своих владений они создавали собственные канцелярии по образцу государственной. Так, в 1528 г. Юрий Радзивилл создал общий инвентарь своих 32 имений. 

     К концу существования ВКЛ документооборот резко увеличивается. В этой связи в 1566 г. принимается решение о создании Малой Канцелярии ВКЛ, которую возглавлял подканцлер. Первый подканцлер - Евстафий Волович. Лапо писал о том, что функции канцелярий дублировались в условиях, когда князь часто пребывал за пределами ВКЛ, то одна из канцелярий следовала за ним, осуществляя свою деятельность при дворе князя. В период ВКЛ появляется большое число документов, связанных с судебной деятельностью. Так, шляхта добилась того, что позвы (вызовы в суд) получались только в письменной форме. Также для суда давались охранные грамоты.

     Основание Речи Посполитой не привело к изменениям в документообороте. Изменения начинают происходить позже, но в рамках существующей системы: копии сохраняются в Метрике, оригиналы выдаются на руки. В это время был создан первый организационный документ в истории Беларуси - "Главный трибунал ВКЛ", изданный в типографии братьев Мамоничей, где рассматриваются функции и принципы деятельности свежеоснованного в 1581 г. Главного трибунала ВКЛ. Когда Лев Сапега в 1589 г. стал канцлером, начался процесс переписывания книг Метрики (коих было уже более 150), что было связано с их обветшанием в связи с ненадлежащими условиями хранения. Именно во время этой переписки произошла, по мнению Бережкова, та самая путаница, которая привела к нарушению изначальной структуры Метрики. В результате переписи появились 4 новые разновидности книг метрики:

1. Книги записей

2. Книги судебных дел

3. Книги публичных дел

4. Книги переписей

     При этом разграничение книг весьма условно, документы разных видов могут встречаться в одних и тех же книгах; более того, в книги попали не только документы, составленные канцелярией ВКЛ, но и иные. В результате этой переписки возникли копии копий первоисточников (копии изначальных книг Метрики). Во время войны 1654-67 гг. произошел сильный пожар в Вильно, когда сгорел Нижний замок, где находились старые 190 книг Метрики; многие из них погибли, до нас дошла только одна из них. Всего книг Метрики было составлено 583. Еще почти 60 книг составляет т.н. Посольская Метрика. Книги Метрики хранились в Вильно до сер. 60-х гг. XVIII в., когда их перевезли в Варшаву, что было связано с деятельностью С.А.Понятовского, куда тогда же перевезли книги коронной Метрики из Кракова; именно тогда появляется термин "литовская Метрика". В Варшаве была осуществлена попытка переписи первых 92 книг метрики латинкой. Эти переписи являются неточными копиями копий копий первоначальных документов (копиями переписей Льва Сапеги). Когда Варшава была захвачена войсками Суворова, метрику вывезли из города в Санкт-Петербург, где она была определена в Сенат. Затем часть книг Метрики были переданы в Императорскую библиотеку.

     Комиссии Сената разделили все документы Метрики на 12 разделов, которое затем долго сохранялось. Научной работы с документами Метрики в Сенате не велось, т.к. они рассматривались как действующий документ. Лишь когда в 1887 г. основной корпус книг Метрики переехал в архив минюста в Москве, началось активное изучение книг Метрики с научной т.з. Начинается их публикация, где среди публикаторов отметим М.В.Довнар-Запольского, М.Л.Любавского и др. Именно в "фонде Литовской метрики" московского архива минюста сейчас хранятся 583 книги Метрики. Микрофильмы книг Метрики можно найти в архивах Вильно и Минска. Сейчас книги Метрики активно издаются в Беларуси и Литве. Сейчас изданы почти все книги Метрики, составленные до конца правления Сигизмунда II Августа. 

     Помимо Метрики были и иные делопроизводственные документы. Свои архивы вели суды в каждом повете - гродские, земские и подкоморские поветовые. В период Речи Посполитой продолжает формироваться структура судебных дел, в 1581 г. по образцу Коронного трибунала создается Главный трибунал ВКЛ, который тоже ведет свою канцелярию. Главный трибунал принимал такой вид документов, как декреты (относятся к законодательным источникам). Повторим, что статус и организация ГТВКЛ регулировалась документом "Главный трибунал ВКЛ", который был первым организационным документом в истории Беларуси. Укажем, что фиксировались и решения копных судов, т.к. на них для фиксации решений отправлялись возные - специальные чиновники. Свои системы делопроизводства создают и магнаты княжества, действуя по образу и подобию канцелярии ВКЛ. Статут ВКЛ 1588 г. закрепил старобелорусский (русский) язык как язык делопроизводства княжества, но в XVII в. шляхта полонизируется, все больше документов на местном уровне пишутся на польском и часто документы дублируются на двух языках. В 1696 г. на конфедерации шляхты принимается решение о переходе на польский язык делопроизводства. Фактически же произошел переход не на польский язык, а на польско-белорусскую трасянку. В общем, система документации в период ВКЛ и РП велась в основном на трех языках: латинском, русском (старобелорусском), польском. На латинском языке прежде всего писались документы католической церкви. Но еще раз отметим, что для ВКЛ под польским мы понимаем прежде всего польско-белорусскую трасянку. 

     К присоединению Беларуси к РИ там уже существовала своя система делопроизводства. Россия при Петре отказалась от столпцовой системы делопроизводства (приказная система), когда документы скреплялись специальными скрепами в длинные столпцы и ложились в коробки. Петр создает новую систему делопроизводства, основанную на шведских и северо-немецких образцах. Принцип следующий: есть высшие структуры государства (Сенат, Синод, главный магистрат, коллегии), каждая из которых разрабатывает свой регламент (организационный документ), а также составляет регламенты для нижестоящих структур. Складывается бюрократическая машина с Табелем о рангах. Создана важная система российского законодательства и делопроизводства. Все документы писались на гербовой бумаге. Были многие случаи, когда из-за этого составление документов имело очень высокую стоимость. Именно из традиций российской канцелярии происходит термин "делопроизводство" (оригиналы документов подшивались в специальные папки, которые назывались "дело"). Был еще один термин - письмоводительство - но он так и не прижился. В Российской империи выходили специальные учебники и инструкции, посвященные правилам ведения документов. 

     При каждом губернаторе была своя казенная палата, где сидели люди, занимавшиеся делопроизводством. Документы в губернские канцелярии приходили сверху и содержали конкретные требования. На их основании губернаторы принимали свои решения (названия документов), которые фиксировались в канцелярии. Свою документацию вели и дворянские собрания. Дворянские собрания занимались подсчетом числа дворян; все, желавшие подтвердить свой дворянский статус, отправляли в дворянские собрания подтверждающие документы, где в канцелярии с них снимались копии, которые оставались в тамошнем архиве. Здесь часто делались подделки, производились подлоги. 

     При Екатерине II была ликвидирована система магдебурского права, и в городах была введена российская система с шестиразрядными городскими думами (распорядительный орган) и шестигласными думами (шесть гласных по одному из разряда, исполнительный орган). Эти думы тоже имели свои системы делопроизводства. В период империи были созданы новые суда, каждые для своего сословия, и постепенно демонтирована судебная система ВКЛ и РП. 

     Здесь есть важный вид источников - это ежегодный отчет губернаторов. Один его экземпляр шел императору, второй - в МВД, третий - генерал-губернатору, а четвертый оставался у самого губернатора. Проблема этого источника в том, что он может содержать значительные приписки. В этих отчетах губернаторы полностью характеризовали свою губернию, особое внимание уделяя с/х и промышленности, их развитию и проблемам. Первоначально эти отчеты представляли собой отчет вольной формы, но в 1837 г. для этих отчетов составляется специальный формуляр и статистические таблицы. С 1842 г. для создания статистических таблиц при губернских канцеляриях создаются статистические комитеты. 

     Новейшее время (1917-н.в.) - самый сложный для делопроизводства период. Он был очень сложным для системы делопроизводства. В этот период мы сталкиваемся с несколькими системами делопроизводства. Первая из них - советская (в т.ч. БССР). Он сложилась на основе русской и во многом ее превзошла в силу того, что т.к. были национализированы предприятия и после коллективизации - земля (колхозы). Количество бумаг было очень большим. Даже уже в 1920-е гг. многие руководители партии (н-р Червяков) говорили о чрезмерном росте документооборота. Документы в этой системе в основном составлялись на русском и белорусском языке, с 1927 по 1937 - и на польском и идише (госязыки БССР). Вторая система складывается с 1918 г., когда возрождается польское государство. Основной язык - польский. Центром этой системы была Варшава, где планировалось создание документов. Польская АН разрабатывала образцы документов. Система продействовала на землях ЗБ до 1939 г. Были периоды, когда действовали и немецкие системы делопроизводства: императорская в 1915-18 гг. и фашистская в 1941-44 гг. Здесь документы создавались на немецком языке. Характерна сложная структура системы документооборота. С 1991 по 2012 на землях Беларуси сформирована собственная система документооборота, которая опирается на свои стандарты, отличающаяся от других стран. 

     Советская система доминировала в 1917-41, 44-91 гг. Она была основана на решениях, которые принимала коммунистическая партия (РСДРП, РСДРП (б), РКП (б), ВКП (б), КПСС - названия разные, сущность одна). У партии был свой устав, своя программа, которая, впрочем, претерпевала изменения с ходом времени. 1919 г. - вторя программа партии на VIII съезде (цель - построение социалистического общества). 1961 г. - третья программа на XXII съезде партии (цель - построение коммунизма). Без изучения документов коммунистической партии нельзя понять систему документооборота СССР. Основной орган власти СССР - Советы разных уровней - свои решения принимали на основании решений съездов партии. Партия срасталась с государством, что значительно усилилось с ликвидацией всех других партий.

     Партийная система делопроизводства имела свои принципы. Был устав, прописывающий, кто может быть членом партии. Районные и окружные структуры, которые имели свой аппарат. Все решения съездов и ЦК спускались вниз и дублировались и выполнялись на местах. В системе советского делопроизводства усиливается роль протоколов, что объясняется коллегиальностью большинства органов управления. В протоколах появляется специальная графа - отметка о выполнении и указываются ответственные за выполнение принятого решения. Это было характерно и для партийных, и для советских органов.

     В советский период возникает плановая документация. Начиная с плана ГОЭЛРО и до пятилетних планов. В 1920-е гг. были в основном годичные планы социально-экономического развития, которые не носили директивного характера. Всего с 1928 по 1991 г. было 12 пятилеток. Планы в советский период являются директивными, тогда как теперь - прогнозными. В планах содержится нормативная информация, выполненность поставленных задач можно выявить лишь по отчетам. Но отчеты часто содержат недостоверную информацию - была цель любой ценой выполнить план. Первые пятилетние планы представляли собой экономические трактаты, которые обосновывали те или иные контрольные цифры. Косыгинские реформы уменьшили со ста до девяти количество плановых показателей, а также запретили изменения планов в период их осуществления.