3.Межличностные коммуникации в организации. Основные характеристики эффективной обратной связи.

Самым главным в межличностных коммуникациях является передача

информации от одного лица к другому. В процессе межличностной комму-

никации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает

коммуникационный процесс в двухсторонний. Исследователи выделяют

следующие основные характеристики эффективной обратной связи

(табл. 3.2.1):

1. Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в

форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих

репутацию человека.

2. Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной

информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в

ситуацию фрустрации, не зная, что делать.

3. Описательность. Информация должна носить описательный, а не

оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал

человек, а не оценку его деятельности.

4. Полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее

использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не

может что-либо исправить.

5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем

лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него

требуется.

6. Готовность. Для того, чтобы обратная связь была эффективной,

необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать.

7. Ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и

руководитель должен стремиться быть понятым.

8. Достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной, она должна

быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются,

если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может

счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.

4. Современные коммуникационные технологии в организации. Электронные средства коммуникации. Автоматизация документационных процессов. Систематизация и хранение документов, документооборот и автоматизация делопроизводства.

Достижение современных информационных технологий – управленческие

информационные системы; их задача – оптимизация процессов генерации,

обработки и передачи информации. Данные системы включают в себя

компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной

персонал и пользователей.

Многие организации используют новые информационные технологии для

совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может

служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций,

создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование

адресной сети электронной почты.

Современная система персональных телекоммуникационных услуг

использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать

данные, графические изображения и видеоматериалы.

Современные телекоммуникационные технологии доступны многим

современным организациям: определители номера телефонного абонента,

электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные

доски объявлений и т. п.

Автоматизация работы с документами

Автоматизация делопроизводства предполагает автома­тизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внут­ренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота способствует своевре­менному прохождению документов по подразделениям организа­ции и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками доку­ментов различных категорий, схема движения которых разраба­тывается руководителем службы делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документной ин­формации должны отвечать требованиям Инструкции по дело­производству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший из вне документ сначала должен быть заре­гистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов доку­ментов используют банк текстовых заготовок. Он содержит уни­фицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управ­ления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юри­дические текстовые формулы, придающие документам юриди­ческую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на ос­новании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизо­ванно. Исключение составляется для организаций, имеющих тер­риториально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистра­ции создаются база данных и информационно поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации про­исходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответству­ющей РК. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистра­ционные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

В целом современные системы автоматизации делопроизвод­ственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

--регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан):

--регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

--ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визи­рование) документов;

--списание документов в дело в соответствии с принятой в ор­ганизации номенклатурой дел;

--контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руко­водства; проверку правильности и своевременности исполне­ния документов;

--поиск документов и получение статистических отчетов по до­кументообороту организации.