6.2. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами - це широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цін­ностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання цієї ділянки облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Підзвітна особа — довірена особа підприємства, яка має низку прав і обов'язків щодо підприємства. В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають з каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Особу, яка одер­жала ці суми, вважають підзвітною, нею може бути лише працівник підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначає керівник підприємства.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. Потрібно дотримуватися чинних норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видають в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому разі, коли підзвітна особа не має заборгованості за раніше виданими сумами. Аванс видають на підставі видатково­го касового ордера або платіжної відомості, якщо гроші одержують одночасно декілька осіб. Під час видання авансу за платіжною відомістю видатковий касовий ордер потрібно виписувати не на кожного працівника, а на загальну суму виданої з каси готівки. Підзвітна особа мис право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Грошовий аванс — це сума, видана підзвітній особі для здійснення» майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат на відрядження тощо. Грошовий аванс, зазвичай, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, коли підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати.

Видавати гроші під звіт можна безпосередньо із каси підприємства, за грошовим чеком з поточного або валютного рахунку підприємства, грошовим переказом через органи зв'язку за місцем знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантованого платіжного доручення че­рез банк, а також за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг).

Готівку під звіт видають з кас підприємств за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про здійснені витрати. До нього додають рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені ви­трати. На документах про придбання матеріальних цінностей повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує підзвітна особа. Готівка, видана під звіт на відрядження, але не витрачена, має бути повернена до каси підприємства не пізніше трьох робочих днів після закінчення відрядження.

Подані звіти про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, перевіряють в бухгалтерії в частині обґрунтованості здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затвер­джена керівником підприємства. Після затвердження Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною особою. Якщо сума авансу пе­ревищує суму витрат за звітом, то різницю повертають у касу, а коли навпаки, то перевитрати відшкодовують шляхом видання грошей і каси. У разі неповернення підзвітних сум вони мають бути утримані із заробітної плати.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. відрядження працівників підприємствами здійснюється відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон затвердженої наказом Міністерства фінансів України. Службовим відрядженням вважають поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконанні службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляють наказом на підприємстві (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди направляється працівник, строку й мети відрядження, а йому видають посвідчення про відрядження за встановленою формою (табл. 6.1).

Термін відрядження не може перевищувати - в межах України 30 календарних днів, за кордон - 60 календарних днів. Термін відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен пере­вищувати періоду проведення таких заходів.

Фактичний час перебування у відрядженні визначають за відміт­ками у посвідченні про відрядження, що робиться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчують в посвідченні про відрядження тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи.

Якщо в посвідченні про відрядження немає відміток, то добові не виплачують.

На підприємстві ведуть журнал реєстрації посвідчень про відрядження за встановленою формою (табл. 6.2).

Таблиця 6.2

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

№ з/п	Прізвище, ініціали	Місце роботи та посада	Місце відрядження	ДаДата й номер наказу (розпорядження)	ДаДата й номер посвідчення про відрядження	ДаДата вибуття у відрядження	Дата прибуття 3 відрядження
/	2	3	4	5	6	7	8
І	Степаненко О.Г.	Еконо-	м. Бату-	14.03.	14.03.	15.03.	18.03.
		міст	рин, АТ "Мрія"	2008 р. № 10	2008 р. № 1	2008р.	2008 р.
2	Дерева О.В.	Голов-	м. Київ,	19.05.	19.05.	20.05.	22.0?/
		ний	Міні-	2008 р.	2008 р.	2008 р.	2008 р,
		бух-	стерство	№ 15	№2
		галтер	аграрної політики України

За таким працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На нього поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно зі Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, відшкодовують витрати на наймання житлового приміщення та проїзд до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачують добові

Норми добових витрат встановлені постановою Кабінету Міністрів України № 663 від 23 квітня 1999 р. "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

За кожний день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачують добові у розмірі 30 грн за добу під час відрядження у межах України, 280 грн — для відряджень за кордон. Зменшува­ти розмір добових не дозволяється, а збільшувати — не доцільно у зв'язку з оподаткуванням доходів.

У разі, коли до рахунків вартості проживання у готелях входять витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 24 грн (80 %), дворазове харчування - 18 грн (60 %), триразове харчування - 12 грн (40 %). Норма добових встановлена постановою Кабінету Міністрів України № 209 від 19 березня 2008 р.

Кількість днів відрядження для виплати добових визначають з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховують як два дні.

У випадках відрядження працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовують як за повну добу.

Документом, на підставі якого нараховують добові, є посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття та вибуття працівників з пунктів відрядження.

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати з найму житлового приміщення згідно з поданими документами з розрахунку вартості одного місяця у готельному номері за кожну добу такого проживання.

Граничні норми відшкодування витрат на наймання житла для державних службовців і працівників підприємств (установ, організацій), що повністю або частково фінансуються з бюджету, становлять у межах України 250 грн за добу.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовують працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі), включаючи всі витрати, пов'язані з придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, страхові платежі з обов'язкового особистого страхування пасажирів на транспорті.

Працівникові відшкодовують також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, за погодженням з керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1—4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річного флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовують в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

Витрати на відрядження відшкодовують лише за наявності оригіналів документів, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати на відрядження, не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовують.

Перед від'їздом у відрядження працівникові видають грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження. Після повернення з відрядження протягом трьох банківських днів, наступних за днем прибуття до місця постійної роботи, працівники зобов'язані подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, в якому відображають фактичні витрати на відрядження (табл. 6.3). До звіту додають посвідчення про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат.

З метою документального оформлення відрядження здійснюють такі заходи:

1. Канцелярія одержує лист-запрошення на відрядження (може бути за ініціативою підприємства);

2. Особа, яка буде їхати у відрядження, пише заяву на ім'я керівник! підприємства;

3. Керівник підприємства видає наказ про відрядження працівника вказуючи його місце, термін і мету. Якщо відрядження здійснюють за ініціативою підприємства, то наказ про відрядження може бути виданий без відповідної заяви фізичної особи;

4. Канцелярія виписує посвідчення про відрядження, яке дає на підпис керівникові, реєструє в журналі, ставить печатку, робить відмітку про вибуття із підприємства і видає посвідчення відрядженій особі;

5. Бухгалтерія розраховує необхідну суму грошей на відрядження, оформляє видатковий касовий ордер і видає грошовий аванс відрядженому;

6. Відряджений їде у відрядження, виконує там завдання, заради якого здійснене відрядження, ставить на посвідченні відмітки про дати прибуття і вибуття з відрядження;

7. Відряджений протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і здає в бухгалтерію разом із посвідченням та документами, що підтверджують витрати на проїзд, наймання житла тощо;

8. Бухгалтер перевіряє поданий звіт і додані документи, визначає суму витрат, яка підлягає затвердженню;

9. Керівник підприємства затверджує звіт своїм підписом;

10. На суму, яку відрядженому потрібно виплатити, або повернути у зв'язку з тим, що був виданий зайвий аванс, бухгалтерія оформляє прибутковий або видатковий касовий ордер;

11. Відряджений робить кінцевий розрахунок за відрядження-одержує або сплачує гроші до каси;

12. За необхідності відряджений складає звіт про роботу, яку він виконав у відрядженні, і подає службовій особі підприємства.

На господарські та інші потреби гроші під звіт видають переважно для купівлі матеріальних цінностей. Потрібно пам'ятати, що є обмеження оплати готівкою. Так, готівкою можна оплатити в одно­му магазині за один день до 10 тис. грн.

Підтвердженням оплати за готівку є фіскальний чек, що друкується у магазині реєстратором розрахункових операцій і видається покупцю. На куплені цінності, за потреби, магазин виписує також товарний чек або рахунок-фактуру. Куплені цінності підзвітна особа передає на склад за накладною. Рахунок-фактура і товарний чек не підтверджують факту покупки цінностей. До них потрібний ще документ про фактичну сплату грошей, яким може бути фіскальний чек.

Інколи доводиться робити закупки у фізичних осіб, які не мають інтегратора розрахункових операцій, а тому не можуть видати фіскального чека. У такому разі факт закупки підтверджують закупівельним актом, який складають у встановленому порядку.

Якщо гроші видають під звіт на господарські потреби, то документальне оформлення роблять так:

1. Керівник підприємства або інші службові особи визначають мету і необхідну суму видання грошей під звіт - покупка матеріальних цінностей, здійснення платежів тощо;

2. Бухгалтерія складає і оформляє видатковий касовий ордер для видання грошей з каси;

3. Працівник одержує в касі гроші під звіт, придбані цінності здає на склад за накладною, товарним або фіскальним чеком;

4. Після виконання доручення, але не пізніше наступного дня після одержання грошей, працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і разом з документами, що підтверджують суму проведених витрат, подає в бухгалтерію;

5. Бухгалтерія перевіряє звіт і подає на затвердження керівнику підприємства;

6. Після затвердження звіту бухгалтерія організовує остаточний розрахунок з підзвітною особою: визначає суми, які потрібно доплатити із каси чи повернути до каси, оформляє прибутковий чи видатковий касовий ордер і розраховується через касу з підзвітною особою.

Згідно з Законом України № 889-ІУ від 22 травня 2003 р. "Про податок з доходів фізичних осіб" (стаття 4, пункт 4.3) до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку не входять (не відображаються в його річній податковій декларації), зокрема, доходи від відчуження безпосередньо власником, сільськогосподарської продукції (включно з продукцією первинної переробки), вирощеної (виробленої) ним на власних земельних ділянках.

Продавець сільськогосподарської продукції подає податковому агенту довідку про своє право на отримання доходу у джерела його виплати без утримання податку (табл. 6.4).

Порядок видачі довідки про право фізичної особи на отримання доходу від податкового агента без утримання податку та її форми затверджені постановою Кабінету Міністрів України від І серпні 2006 р. за № 1063. Цією постановою визначено, що цей Порядок визначає механізм видання довідки про право фізичної особи-власника сільськогосподарської продукції на отримання доходу від податкового агента-суб'єкта господарювання без утримання податку з доходів фізичних осіб.

Таблиця 6.4

Затверджено постановою Кабінету Міністрів України до від І серпня 2006 р. № 1063

200 р.

ДОВІДКА про право фізичної особи на отримання доходу від податкового агента без утримання податку

Форма № З ДФ

Видана

(Прізвище, ім'я, по батькові власника сільськогосподарської продукції)

(область, район, населений пункт, вулиця, будинок, корпус, квартира)

(ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб-платників податків та інших обов'язкових платежів або паспортні дані власника сільськогосподарської продукції)

про те, що згідно із Законом України "Про податок з доходів фізичних осіб" не

оподатковуються доходи від реалізації власником сільськогосподарської продукції

(включаючи продукцію первинної переробки), вирощеної (виробленої) ним на

наданих в установленому законодавством порядку земельних ділянках (гектарів) для:

ведення особистого селянського господарства (не збільшена на розмір

земельної частки (паю)

будівництва та обслуговування житлового будинку, господарських будівель і споруд (присадибної ділянки)

ведення садівництва

індивідуального дачного будівництва

І Іазва сільськогосподарської продукції (включно з продукцією первинної переробки)

Голова (секретар) сільської, селищної, міської ради

(підпис) (ініціали та прізвище)

Довідка дійсна до 200_ р. М.П.

Інформація, що передається органові державної податкової служби Дійсна до

(зазначається арабськими цифрами)

Иидана_

(ипймснування сільської, селищної, міської ради)

миснику сільськогосподарської продукції