43.Ділова бесіда.

Структура ділової бесіди

Ділова бесіда складається з п'яти фаз:

1. Початок бесіди.

2. Передача інформації.

3. Аргументація.

4. Спростування доводів співрозмовника.

5. Ухвалення рішень.

Дуже важливою частиною бесіди є її початок. Ініціаторові бесіди потрібно виробити правильне і коректне відношення до співрозмовника, оскільки початок бесіди - це «міст» між партнерами по діловій комунікації. Завдання першої фази бесіди: встановлення контакту із співрозмовником; створення приємної атмосфери для бесіди; привертання уваги до предмету співбесіди; пробудження інтересу до бесіди; перехоплення ініціативи (у разі потреби).

Якщо це ваша перша зустріч із співрозмовником (співрозмовниками), то доречно почати розмову із взаємного представлення та представлення своїх делегацій, взаємної розповіді про свої організації. Далі можна перейти до справи.

Якщо ви вже знайомі із співрозмовником і йдеться про продовження діалогу, то хорошим початком може бути короткий огляд подій з часу вашої минулої зустрічі.

Хорошою темою для початку ділової бесіди може стати обмін думками про загальну професійну тему - скажімо, про стан фінансового ринку або про нові тенденції і технології видавничої справи. Важливо побудувати розмову так, щоб ця загальна тема була близька до теми наміченої основної розмови і дозволяла незабаром перейти до неї.

Дослідниками виділені чинники, які дозволяють діловій бесіді пройти успішно:

* Професійні знання - дають можливість для реалізації високої об'єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією.

* Ясність - дозволяє пов'язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості.

* Наочність - максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем і ін.), загальновідомих асоціацій і паралелей - знижує абстрактність викладу інформації.

* Постійна спрямованість - слід постійно тримати в голові основні завдання бесіди і в якійсь мірі знайомити з ними співрозмовника.

* Ритм - підвищення інтенсивності бесіди у міру наближення її до кінця.

* Повторення - повторення основних положень і думок допомагає співрозмовникові сприйняти інформацію.

* Елемент раптовості - продумана, але несподівана для співрозмовника ув'язка деталей і фактів. * "Насиченість" міркувань - необхідно стежити за тим, щоб в ході бесіди чергувалися "зльоти", коли від співрозмовника потрібна максимальна концентрація, і "спади", які використовуються для передиху і закріплення думок і асоціацій у співрозмовника.

* Рамки передачі інформації - французький письменник і мислитель Вольтер якось сказав: "Секрет бути нудним полягає в тому, щоб розповідати все".

44.Нарада.

Ділова нарада (збори)

1. Нарада як вид організації ділового спілкування групи

2. Етапи підготовки і проведення зборів

3. Протокол наради

4. Література

1. Нарада як вид організації ділового спілкування групи

Ділова нарада (збори) - усна комунікативна взаємодія групи людей (колективу). У цьому виді спілкування сполучаються різні жанри:ораторський монолог (вступне і заключне слово ведучого, виступи учасників, доповідь), бесіда (обмін інформацією, висування й обговорення ідей при «мозковій атаці»), дискусія.

Ефективність зборів багато в чому залежить від таланту організатора - від його мовленнєвої майстерності й управлінських здібностей. Нерідко збори проводить сам керівник.Виділяють наступні основні задачі ділових нарад:1)З'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що відбувається в колективі ...); обмінятися інформацією з обговорюваних питань , скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки. Цим задачам відповідає інформаційний тип зборів.2)Проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвід і можливості його впровадження, переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики. Для рішення цих задач призначенеі роз'яснювальні збори чи збори - інструктаж.3)Знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї. Це тип зборів -проблемні чи «мозкова атака».4)Відібрати і прийняти конструктивні рішення. Це задача зборів –прийняття рішення.5)Дати учасникам необхідні знання, підвищити їхню кваліфікацію. Цей тип називається конференція чи навчальні збори. Якщо керівник зацікавлений у постійних контактах з колективом, він організує регулярні наради. За частотою проведення збори можуть бути також разовими і періодичними.

2. Етапи підготовки і проведення зборів

Збори - це групове спілкування, що керується, організується. Їх успіх на 90% залежить від підготовки, обмірковування структурних елементів комунікативного етапу і наступної оцінки та самооцінки. Докомунікативний етап Комунікативний етап Посткомунікативний

1.З'ясування необхідності наради 1.Вступне слово голови Аналіз зборів

2.Формулювання теми і мети 2.Обговорення проблеми (повідомлення, чи

бесіда -дискусія)

3.Розробка порядку денного, проекту рішення 3.Прийняття рішень

(факультативно)

4.Визначення і підготовка учасників 4.Підсумковий монолог голови

5.Призначення часу і місця проведення