Бюджет робочого часу на проведення внутрішнього аудиту відділу постачання

Період перевірки Дата останньої перевірки

Строки перевірки

(годин)

Заплановані види робіт	Виконавці					Усього
	Керівник служби внутріш­нього аудиту	Старший аудитор	Аудитор інформаційних систем	Аудитор	Асистент аудитора
Планування перевірки	3	5	—	—	—	8
Ознайомлення з робо­тою відділу	2	7	3	5	3	20
Вивчення договорів-поставки	1	6	1	3	4	15
і т.д.
Усього

Керівник служби внутрішнього аудиту

Відповідальний за перевірку внутрішній аудитор

Третій етап внутрішнього аудиту — збирання та оцінювання інформації. Це основний етап перевірки, на якому внутрішній аудитор здійснює заплановані аудиторські процедури та збирає необхідні аудиторські докази (свідчення), вимоги до яких збіга­ються із зовнішнім аудитом. З цією метою виконуються:

• різноманітні аналітичні процедури (відмітною рисою яких може бути порівняння показників діяльності різних підрозділів підприємства, що дуже рідко здійснює зовнішній аудитор);

• інвентаризація — внутрішній аудитор може сам брати участь у її проведенні, а зовнішній лише спостерігає і вибірково переві­ряє результати;

• контрольні обміри та лабораторні аналізи (випробування) (для цього зовнішній аудитор, як правило, залучає експертів);

• обстеження об'єкта контролю;

• контрольний запуск сировини і матеріалів;

• опитування персоналу;

• запити (як до зовнішніх джерел інформації — дебіторів, кредиторів), так і до внутрішніх (офіційне письмове звернення до керівника певного підрозділу);

• тестування й оцінювання системи внутрішнього контролю;

• перевірка ведення бухгалтерського обліку (фінансового та управлінського) і складання звітності;

• документальна перевірка різних аспектів фінансово-госпо­дарської діяльності підприємства;

• контроль кадрового складу, його компетентності та квалі­фікації.

Тобто внутрішній аудитор збирає і вивчає за допомогою від­повідних методів, прийомів і процедур усю необхідну фінансову та нефінансову інформацію. Зібрані дані мають бути належно ві­дображені в його робочій документації. За кожною позицією плану та програми слід зробити відповідні оцінки та висновки.

У процесі виконання запланованих дій внутрішній аудитор повинен ознайомитись із цілями та завданнями ділянки, яка пере­віряється, з діяльністю підприємства в цілому і його структурою. Необхідно також виконати аналітичні огляди за обраними на­прямами перевірки. Керівник ділянки (відділу), яка перевіряєть­ся, мусить мати копію плану аудиту. Попередньо доцільно зібра ти відкриті збори підрозділу, на яких установлюються імовірні строки та необхідні умови аудиторської перевірки.

Аудитор повинен довести до відома працівників ділянки, що контролюється, і обговорити з ними такі основні моменти:

• умови та строки перевірки;

• забезпечення доступу до персоналу та документації;

• пояснення того, як аудит буде проводитися;

• можливість обговорення результатів;

• організація закритих зборів;

• пояснення звітів і виконаних процедур;

• визначення сфери діяльності внутрішнього аудитора.

Аудитор повинен визначити для себе сфери дослідження; по­садових осіб, опитування яких слід провести; документацію, яку потрібно отримати. Під час перевірки внутрішній аудитор постійно контролює виконання плану і програми, оцінює виконану роботу.

Сфера діяльності внутрішнього аудитора і методика самої пе­ревірки подібні до тих, які використовуються зовнішнім аудито­ром, з тією різницею, що контроль внутрішнього аудитора спря­мований не лише на фінансову звітність і бухгалтерський облік.

На четвертому етапі перевірки внутрішній аудитор повинен здійснити узагальнення зібраних даних, оцінити їх порівняно з установленими критеріями, нормами, внутрішніми положеннями та інструкціями, законодавчими та нормативними актами, порів­няти кількість виявлених помилок, недоліків та порушень з рані­ше встановленим рівнем суттєвості, а потім зробити необхідні висновки, скласти письмовий звіт, розробити необхідні рекомен­дації та пропозиції і, нарешті, повідомити про отримані результа­ти вище керівництво підприємства.

Звіт внутрішнього аудитора повинен відповідати певним ви­могам: достовірність (підтвердження викладеного матеріалу кон­кретними фактами), зрозумілість та логічність (не повинен по­требувати додаткових усних пояснень та коментарів); він не може бути невиправдано довгим, переобтяженим зайвими дета­лями та спеціальними термінами; своєчасність (подається одразу після завершення перевірки та у терміни, актуальні для вирішен­ня проблем, які вивчалися внутрішнім аудитором); чіткість та си­стемність викладення даних.

Для того щоб звіт внутрішніх аудиторів з максимальною ефективністю виконував своє функціональне призначення він повинен мати таку структуру: 1) вступна частина; 2) загальні висновки; 3) дослідницька частина; 4) результативна частина; 5) рекомендації; 6) підписи керівника служби внутріш­нього аудиту та аудиторів-виконавців; 7) додатки та коментарі.

У вступній частині слід сформулювати напрями перевірки, її мету та завдання, результати попередніх перевірок. Загальні ви­сновки являють собою стисле формулювання думки (висновків) внутрішнього аудитора про об'єкт перевірки та виявлені найсут­тєвіші порушення.

Дослідницька частина містить загальну інформацію про об'єкт перевірки (наприклад, структуру відділу, його основні завдання, інформаційні потоки); головні напрями діяльності; методи і прийо­ми, які застосував у своїй роботі внутрішній аудитор; джерела інформації, які були використані; виявлені факти порушень і по­милок та їх обґрунтування; результати обговорення й узгодження звіту з керівником підрозділу, який перевірявся.

У результативній частині внутрішній аудитор наводить розгор­нутий висновок за результатами перевірки і далі формулює реко­мендації, які б дали змогу уникнути виявлених недоліків, підви­щити ефективність функціонування систем, підрозділів.

Звіт має бути підписаний керівником служби внутрішнього аудиту та аудиторами-виконавцями. У кінці звіту можуть бути наведені додатки, які містять додаткові коментарі, пояснення, розрахунки, ілюстрації.

Внутрішні аудитори, на відміну від зовнішніх, повинні обго­ворити й узгодити з керівниками контрольованих підрозділів, служб усі питання, які стосуються перевірки, особливо в частині виявлених недоліків і рекомендацій щодо їх усунення. Якщо з певних питань не було досягнуто згоди, то це має бути відобра­жено у звіті. Складений внутрішнім аудитором підсумковий до­кумент передається керівникові структурного підрозділу та ви­щому керівництву підприємства.

На останньому, п'ятому, етапі внутрішнього аудиту обов'яз­ковим є отримання від керівництва підприємства письмової офі­ційної відповіді на звіт внутрішніх аудиторів та їх рекомендації. Це — відмітна риса порівняно із зовнішнім аудитом. У відповіді керівництва має бути зазначено, які рекомендації виконані, а які вважаються неефективними з погляду затрат. Тільки після отриман­ня письмової відповіді аудиторська перевірка вважається завер­шеною. На внутрішніх аудиторів також покладається обов'язок контролю виконання розроблених ними і затверджених керівниц­твом рекомендацій та заходів структурними підрозділами, яким вони були адресовані. З цією метою внутрішнім аудиторам слід переконатися, що призначені відповідальні особи за реалізацію рекомендацій, установлено конкретні терміни отримання від ке­рівників підрозділів відповіді про вжиті заходи та їх наслідки. У разі необхідності може бути призначена позапланова повторна внутрішня аудиторська перевірка.

Варто пам'ятати, що суть якісного внутрішнього аудиту поля­гає у досягненні рівноваги між потребами керівництва у доступі до надійної, своєчасної та об'єктивної інформації про діяльність підприємства, окремих його підрозділів і вартістю збору, оброб­ки та надання такої інформації.

На великих і середніх підприємствах України найближчим ча­сом поступово треба створювати служби внутрішнього аудиту, діяльність яких має бути економічно виправданою. Мають бути прийняті відповідні законодавчі акти, нормативи внутрішнього аудиту, створене методичне забезпечення.