Следует обратить внимание на следующие вопросы
Избегайте набора однотипной информации и формульных выражений с помощью клавиатуры. При любой возможности копируйте и название столбцов и формульных выражений путем использования средств автоматизации (различные виды маркеров Excel).
При копировании формульных выражений находящихся на другом листе не забывайте записывать имя листа, как Лист1!, Лист2! и т.д.
Этап №4
Построение Расчетно-Платёжной ведомости за квартал.
Графическое отображение данных
Структура проведения занятий
Вводная часть 5 мин.
Практическая работа 80 мин.
построение и форматирование сводной таблицы
расчета заработной платы 30 мин.
заполнение сводной таблицы данными и формулами
для расчета соответствующих столбцов 30 мин.
построение диаграммы заработной платы за квартал
на основе сводной таблицы 20 мин.
Заключительная часть (подведение итогов) 5 мин.
Задания для индивидуальной работы и методические рекомендации по их выполнению
На предыдущем занятии были созданы расчетно-платёжные ведомости денежного содержания за три первых месяца в текущем году. Теперь на основе данной таблицы нужно построить итоговую ведомость за квартал. Далее полученные результаты следует отобразить в виде трёхмерной столбиковой диаграммы.
Упражнение 1. После того, как у вас будут оформлены и заполнены данными три расчетно-платежные ведомости за январь, февраль и март текущего года, нужно создать итоговую ведомость за квартал.
1. Откройте файл Ведомость из предыдущего занятия и перейдите на новый Лист4. На этом листе постройте и отформатируйте итоговую таблицу, как показано на рисунке 6.
Внимание: в ячейках столбцов «Сумма к выдаче за январь», «… февраль» и «… март» нужно указать адреса тех ячеек, которые соответствуют значениям «сумма к выдаче» из предыдущих трех таблиц. Поскольку эти таблицы находятся на разных листах, то нужно в ячейках итоговой таблицы указать адреса ячеек этих листов. Для этого в соответствующих ячейках столбцов «… январь», «… февраль» и «… март» квартальной ведомости нужно набрать формулы по такому образцу: «=Лист1!M4», «=Лист2!N4», и «=Лист3!M4». На втором листе сумма к выдаче за февраль находится в столбце N по той причине, что в этой таблице нами был добавлен столбец «Денежное вознаграждение по итогам года».
2. С помощью кнопки Автосумма, просуммируйте данные на каждого сотрудника в столбце Сумма к выдаче за квартал и в строке ИТОГО по каждому месяцу для всех сотрудников. Щелкните по кнопке Предварительный просмотр, чтобы посмотреть вид вашей итоговой ведомости. Если в ней имеются недочеты, исправьте их.
3. Сохраните файл.
Упражнение 2. Методика построения диаграммы.
Теперь на основе столбцов: Ф.И.О.; Сумма к выдаче за январь; … февраль; … март, квартальной ведомости нужно построить объемную столбиковую диаграмму.
На вкладке Главная выберите Гистограмма ► Объемная гистограмма. На панели инструментов выберите Выбрать данные.
Находясь в окне Выбор источника данных выделите мышью требуемый диапазон ячеек C3:E7. Далее в окне Элементы легенды выберите элемент Ряд1, а затем щелкните по Изменить. Находясь в появившемся окне Изменение ряда выделите ячейку Сумма к выдаче за январь. Таким же путем измените имя Ряд2 и Ряд3 на соответственно Сумма к выдачи за февраль и Сумма к выдаче за март.
В правом окне Выбор источника данных щелкните по кнопке Изменить и мышью выделите ячейки содержащие фамилии сотрудников. В нашем случае это диапазон G3:G9. В окне Подписи оси щёлкните по ОК.
Таким путем мы выбрали подписи для элементов легенды и для горизонтальной оси (категории).
Рисунок
6. Пояснения к упражнению 4.
Теперь перейдите на вкладку Макет. Выберите Название диаграммы ►Над диаграммой, введите название диаграммы Денежное довольствие за квартал.
Далее щелкните по Название осей ► Название основной горизонтальной оси ► Название под осью, введите название оси Ф.И.О. сотрудника.
Из меню Название осей выберите Название основной вертикальной оси ►Горизонтальное название. Задайте название вертикальной оси Денежное довольствие, руб.
Находясь в закладке Макет выберите Легенда ►Нет Не добавлять легенду. После этого выберите Подписи данных ►Показать Включить подписи данных для выделенного диапазона.
Перейдите на закладку Конструктор, выберите Переместить диаграмму ► На отдельном листе.
В итоге у вас должна получиться диаграмма показанная на рисунке 7.
Рисунок 7. Вид объемной гистограммы к упражнению 2.