10.6. Субд Microsoft Access

MS Access — это система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением Microsoft Windows. Другими словами, MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем. Средст­вами Access можно выполнить следующие операции.

1. Проектирование базовых объектов ИС — двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE.

2. Установление связей между таблицами, с поддержкой цело­стности данных, каскадного обновления и удаления записей.

3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и вы­борка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).

4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:

• оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);

• соединение данных из различных таблиц;

• проведение групповых операций (т. е. операций над группами записей, объ­единенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;

• отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы),

• составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС — на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.

В Microsoft Access имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.

Microsoft Access предоставляет мощные, интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.

В Microsoft Access 2002 значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access 2002 (2003) сделало возможным использование таких средств как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы.

В Microsoft Access 2002, как и в любом приложении Microsoft Office XP доступно использование распознавания речи на китайском (упрощенное письмо), английском (США) и японском языках.

Технология работы с MS Access

Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных спо­собов, предусмотренных в среде Windows

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Этапы разработки базы данных

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.

1. Определение цели создания базы данных.

На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться. По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение нужных полей в базе данных.

Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле.

3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы.

4. Определение таблиц, к которым относятся поля.

5. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи.

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

6. Определение связей между таблицами.

После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

7. Усовершенствование структуры базы данных.

После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

8. Ввод данных и создание других объектов базы данных.

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

9. Использование средств анализа Microsoft Access.

В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access.

Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл.

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению, а также может выполнить эти рекомендации.

Создание базы данных

Для создания базы данных в Microsoft Access можно использовать два способа. Простейший способ создания базы данных — использование мастера баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Основные понятия MS Access. Объекты MS Access

База данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями. Макрос — это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму, ПечататьОтчет и т. п.), а модуль — это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы доступа пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.

С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) оперативный режим, — когда просматривается, изменяется или выбирается информация;

2) режим конструктора, — когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Кроме этого, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Выражения в MS Access

Основным средством выполнения многих операций Microsoft Access являются выражения. Они представляют собой комбинацию символов — идентификаторов, операторов и значений, дающую определенный результат.

Для того чтобы указать значение в выражении используют литералы, константы, функции и идентификаторы.

Литералом называют значение в явном представлении, например, число, строковое значение или дату.

Константа представляет величину с неизменным значением. True, False и Null являются примерами констант, автоматически определяемых в Microsoft Access.

Функция возвращает значение, которое является результатом расчетов или выполнения других операций. В Microsoft Access определен ряд встроенных функций, например:

• функция Date возвращает текущую дату;

• функция Sum возвращает сумму набора значений поля;

• функция DLookup возвращает значение указанного поля.

Идентификатор представляет ссылку на значение поля, элемента управления или свойства.

Для ввода (внедрения) объекта OLE надо щелкнуть правой кнопкой мыши на его поле в таблице и выбрать OLE-сервер из списка. После внедрения OLE-объекта, отображаемым в таблице значением его поля будет название соответствующего OLE-сервера (например, Точечный рисунок). Чтобы просмотреть или отредактировать объект (или, скажем, чтобы воспроизвести звукозапись) надо дважды щелкнуть на этом названии.

С помощью команд меню и кнопок панели инструментов можно проводить множество стандартных операций с записями и столбцами: вырезать и копировать в буфер, удалять записи, скрывать столбцы и т. д.

Работая с таблицей в оперативном режиме, можно установить фильтр, т. е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых это выражение принимает значение True («Истина»).

Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма — это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма — основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access, на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:

• ввод/редактирование данных, помещенных в таблицу;

• для организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;

• для открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.

Для просмотра, изменения и анализа данных используются запросы. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В общем случае запрос — это вопрос о данных. В Microsoft Access есть несколько типов запросов (на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы, запросы SQL).

Простейший из запросов — запрос-выборка — это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (столбцы-поля и строки), и формируется на основе фактических данных базы данных. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно, в режиме конструктора, выбрав таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнив бланк запроса.

В общем случае для создания произвольного запроса используется универсальный язык SQL (Structured Query Language — Структурный Язык Запросов). В предложении этого языка (Select — Выбрать) можно описать все базовые операции: какие поля и откуда выбрать, какие вычислить, как их сгруппировать (просум­мировать, пересчитать, найти среднее и т. п.) и при каких условиях включить записи в выборку. Однако в реальности пользоваться этим языком могут только специалисты (или очень грамотные пользователи). А для обычных людей разработчики придумали упрощенный механизм создания запроса, называемый QBE (Query By Example — запрос по образцу). Вам предлагают бланк QBE — некую модель, заготовку запроса, и на этом бланке, пользуясь определенными правилами, вы сообщаете системе о своих планах: помечаете поля, вводите выражения, значения и т.п. На основании заполненного вами бланка система сама создает соответствующее предложение Select и сама выполняет его.

Для представления данных в печатном формате используется отчет. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора (любая операция необязательна). Далее, по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектируют отчет.

Структура отчета аналогична структуре формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.

Для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server, используются т.н. «Страницы доступа к данным», которые представляют собой специальный тип Web-страниц. Страница доступа к данным непосредственно связана с базой данных. При просмотре в Microsoft Internet Explorer для пользователя отображается копия страницы. Поэтому любой отбор данных, сортировка и другие изменения способа отображения данных — включая изменения в сводном списке или электронной таблице — влияют только на копию страницы. Однако изменения в самих данных — изменение значений, добавление или удаление данных — сохраняются в исходной базе данных, и поэтому доступны всем, кто просматривает страницу.

Страницы доступа к данным могут дополнять формы и отчеты, используемые в приложении базы данных. Страницы доступа к данным предоставляют возможность взаимодействия с большими объемами выбранных данных. Развертывая и свертывая группы записей, пользователь может сфокусироваться только на тех данных, которые ему необходимы.

Связь между таблицами устанавливается путем добавления связываемых таблиц в окно «Схема данных» с последующим перетаскиванием ключевого поля из одной таблицы в другую. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Для создания отчета, отображающего связи между таблицами базы данных в том виде, как они показаны в окне схемы данных, Microsoft Access использует мастер печати схемы данных.

Экзаменационные вопросы по дисциплине «Информационные системы»

1. Дайте определение информации, данных, информационной системы (ИС), информационных технологий (ИТ).

2. В чем заключается информатизация и компьютеризация общества?

3. Какие информационные ресурсы, продукты и услуги существуют в информационном обществе?

4. Как используются информационные технологии в ИС?

5. Почему информация используется как объект производственной и коммерческой деятельности?

6. В чем заключается экономическая эффективность информатизации общества?

7. Какие этапы прошло развитие ИС? Как менялась концепция, технические средства и идея использования ИС?

8. Нарисуйте структурную схему процессов в ИС.

9. Какова структура обеспечивающих подсистем?

10. Приведите общую классификацию ИС.

11. Основные понятия и особенности экономических (бизнес) ИС (ЭИС).

12. Нарисуйте структурно-функциональную схему ЭИС.

13. На какие уровни управления разделяют ИС? Опишите их особенности.

14. Опишите задачи и функции стратегического уровня управления организацией (фирмой).

15. Что такое тактический уровень управления предприятием? Какие задачи решаются на этом уровне?

16. Какие работы выполняются на оперативном уровне управления фирмой?

17. Что такое управленческие учетные функции.

18. Какие методы анализа и модификация бизнес – процесса используются для его совершенствования?

19. Как классифицируются ИС по функциональным признакам?

20. Охарактеризуйте основные типы функциональных ИС.

21. Приведите и опишите функциональную схему автоматизированного офиса.

22. Перечислите обеспечивающие подсистемы ИС.

23. Какие задачи решаются информационным обеспечением ИС?

24. Какие задачи решаются организационным обеспечением ИС?

25. Что такое лингвистическое и эргономическое обеспечение ИС?

26. Дайте определение технического обеспечения ИС.

27. Что является основой технического обеспечения ИС?

28. Опишите компоненты комплекса технических средств ИС.

29. На какие классы делятся ЭВМ для ИС, и каковы основные параметры классов ЭВМ?

30. Что такое серверы?

31. Что такое кластеры?

32. Какие периферийные устройства используются в ИС?

33. Что такое системное и специальное (прикладное) программное обеспечение ИС?

34. Что такое проблемно–ориентированные пакеты прикладных программ (ППП)?

35. Какое программное обеспечение используется для автоматизированного рабочего места (АРМ)?

36. Что такое интегрированные пакеты прикладных программ для офиса?

37. Какие программы относятся к функционально–ориентированным пакетам прикладных программ?

38. Приведите примеры функционально-ориентированных программ.

39. Назовите известные вам справочно-правовые информационные системы, проведите их сравнение.

40. Что такое видеоконференция?

41. Какие достоинства имеет электронный офис?

42. Что такое электронная коммерция?

43. Как используются обучающие программы?

44. Что такое компьютерная графика, ее виды, их особенности и отличия?

45. Какие преимущества имеет векторная графика, ее основные объекты и их свойства?

46. В чем различие разрешения экрана, принтера и изображения? Какими единицами измеряется разрешение?

47. Что такое цветовое разрешение и цветовая модель? Какое различие в моделях: RGB, CMYK и HSB?

48. Что такое цветовая палитра?

49. Какие форматы файлов компьютерной графики вы знаете?

50. Какие пакеты программ компьютерной графики вы знаете? В чем их различие?

51. Дайте определение банка данных (БнД). Требования к БнД.

52. В чем преимущества и недостатки банков данных?

53. Нарисуйте блок-схему структуры банка данных.

54. Дайте определение базы данных, укажите, в чем отличие базы данных от банка данных.

55. Что такое СУБД?

56. Какие функции выполняет администратор базы данных?

57. Какие этапы проходит проектирование базы данных?

58. Что такое модель данных, в чем различие иерархической, сетевой и реляционной моделей данных?

59. Что такое поле, запись в таблице реляционной базы данных?

60. Назначение и функции систем управления базами данных.

61. Возможности СУБД MS Access.

62. Операции с данными в таблице базы данных.

63. Назначение и способы создания различных объектов базы данных: форма, отчет, запрос, страница доступа к данным.

64. Что такое надежность ИС, какими составляющими она определяется?

65. Что такое безотказность, ремонтопригодность и долговечность ИС?

66. Чем различаются аппаратное, программное и эргатическое обеспечение надежности ИС?

67. Как классифицируются ИС по уровню надежности?

68. Какие средства используются для повышения надежности ИС?

69. Какими методами повышается надежность баз данных?

70. Что такое достоверность отображения информации, и какими методами она повышается?

71. Что такое безопасность ИС и как ее можно повысить?

72. Что такое криптографическая защита информации?

73. Какими показателями определяется эффективность ИС?

74. Чем определяется экономическая эффективность ИС?

ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика. Учебник. – 3-е перераб. изд. /Под ред. проф. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 768с.

2. Информатика. Базовый курс. Под ред. С.В. Симановича. – СПб.: Питер, 2004, 640 с.

3. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы. /А.М. Карминский, С.М. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. - М.: Финансы и статистика, 2004. – 624 с..

4. Гаспариан М.С. Информационные системы. – М.: МЭСИ, 2002, 33 с.

5. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. – СПб.: Питер, 2003, 688 с.