Тема 4. Выбор каналов закупки. Задача выбора поставщиков

1. Значение выбора поставщика для эффективной деятельности организации;

2. Направления и способы выбора поставщика;

3. Организационные процедуры выбора поставщика. Источники информации о поставщиках.

1.Поставщик – лицо, организация, поставляющие по договору какие-либо материалы, товары.

В логистике снабжения поставщик – юридическое лицо, обеспечивающее какой-либо продукцией другое юридическое лицо на условиях, определенных договором. Поставщиком может быть изготовитель продукции или посредник, получающий продукцию от изготовителя или другого посредника.

Снабжать потребителя материальными ресурсами по договору – главная, но не единственная характеристика поставщика. К ней добавляется и другое обязательное условие – поставщик выбирается из многих претендентов.

Выбор поставщика усложняется тем, что на современном рынке материально-технических ресурсов имеется большое количество поставщиков, производящих одинаковые материальные ресурсы. Для того чтобы определиться с поставщиком конкретного вида материальных ресурсов, необходимого для производства, требуется большая и сложная по исполнению аналитическая работа. Специально для нее разрабатываются формализованные, хорошо структурированные задачи.

Формализация задачи разделена на 2 части.

В первой части дается описание характеристики всех возможных поставщиков МР. Данное описание именуется «построением множества».

Во второй части содержится обоснование критерия, которому должен соответствовать выбираемый поставщик. Алгоритмизация задачи выбора поставщика предполагает сбор и предварительную обработку данных о ситуации на рынке поставщиков, количественную и качественную оценку собранной информации. Для этого нередко используется и неформальная процедура, которая может многократно повторяться не столько в целях поиска поставщика как такового, сколько в роли дополнительного средства уточнения содержания категории «множество поставщиков».

Такой подход к выбору поставщика фактически приобретает характер итеративного (повторяющегося) взаимодействия формализованных и неформализованных процедур поиска. Порядок завершения процесса поиска во многом носит субъективный характер. Окончательный выбор поставщика является в той или иной степени волевым актом лица, принимающего решение.

Чтобы уменьшить воздействие субъективного фактора и различных злоупотреблений при принятии решения о выборе поставщика и оценке качества его работы, применяются автоматизированные системы поиска и анализа информации.

Успех логистической деятельности предприятия на рынке и его конкурентоспособность во многом зависят от того, насколько четко поставщики выполняют свои функции.

Поэтому такую работу следует осуществлять только в отношении тех поставщиков, которые занесены в список вероятных претендентов и действительно имеют шанс получить заказ.

2.Направления организации выбора поставщика:

• выбор из числа компаний, которые уже были поставщиками (или являются ими) и с которыми установлены деловые отношения;

• выбор поставщика из числа новых претендентов.

Способы выбора поставщика:

• конкурсные торги и обратный аукцион (в электронной форме);

• письменные переговоры между поставщиком и потребителем;

• без проведения торгов (запрос котировок, закупка у единственного поставщика, на товарных биржах).

Конкурсные торги (тендеры)

Распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Выгоды для поставщика и потребителя:

• поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем;

• потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Этапы проведения тендера:

• реклама;

• разработка тендерной документации;

• публикация тендерной документации;

• приемка и вскрытие тендерных предложений;

• оценка тендерных предложений;

• подтверждение квалификации участников торгов;

• предложение и присуждение контракта.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций:

• инструктирует участников тендера о процедуре торгов;

• дает описание закупаемых товаров и услуг;

• устанавливает критерии для оценки предложений;

• определяет условия будущего контракта.

Критерии оценки тендерных предложений:

• функциональные характеристики (потребительские свойства) или качественные характеристики МР, качество работ, услуг;

• расходы на эксплуатацию МР;

• расходы на техническое обслуживание МР;

• сроки (периоды) поставки МР, выполнения работ, оказания услуг;

• объем предоставления гарантий качества МР, работ, услуг;

• цена поставки;

• и др.

Основные правила процедуры оценки тендерных предложений:

• предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложения;

• рассмотрение только тех предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

• безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

• отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта.

Конкурс (открытый или закрытый) – это торги покупателя, победителем которых является предприятие, предложившее лучшие условия исполнения договора поставки. Целесообразность проведение конкурса обуславливается возможностью снижения закупочной цены за счет извлечения выгоды из конкуренции поставщиков за получение этого заказа.

Обратный аукцион – это торги, победителем которых признается предприятие, предложившее наиболее низкую цену закупки.

Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:

• первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара;

• второй – инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Продавец товара рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты). Обычно они включают следующие реквизиты:

• наименование товара;

• количество и качество товара;

• цена;

• условия и срок поставки;

• условия платежа;

• характеристику тары и упаковки;

• порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей.

Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Покупатель рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты, кроме цены, которая указывается в ответном предложении. Если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.

Без проведения торгов

Запрос котировок – письменное или устное обращение к поставщику с просьбой предоставить информацию об условиях поставки. Такое обращение может не допускать изменения в последующем заявленных в ответе на запрос котировок условий поставок.

Размещение заказа у единственного поставщика осуществляется, когда:

• поставщик является монополистом;

• существуют предварительные обязательства по закупкам, имели место успешные отношения в прошлом;

• поставщик удовлетворяет предъявляемым к нему требованиям;

• объем заказа мал, что делает нецелесообразным его разделение между поставщиками;

• консолидация закупок приводит к скидкам;

• поставщик будет более уступчивым, заинтересованным и лояльным, весь заказ покупателя будет размещен у него;

• требуется повысить оперативность планирования поставок, эффективность использования информационных технологий или снизить трансакционные издержки, связанные с взаимодействием с поставщиками;

• выявляется целесообразность налаживания с поставщиком партнерских отношений.

К размещение заказа однотипной продукции у нескольких поставщиков прибегают, когда:

• политика поставок предусматривает обращение к услугам нескольких поставщиков;

• необходимо стимулировать поставщиков на предмет улучшения ими условий поставок на конкурсной основе;

• требуется повысить надежность поставок;

• существует стратегическая целесообразность или действуют правовые ограничения и т.п.

При этом применяются следующие методы разделения заказа среди поставщиков:

• равномерное разделение заказа;

• размещение большей части заказа у предпочтительного поставщика, а остальной части – у одного или нескольких поставщиков.

3.Выбор альтернативы: организовать собственный выпуск материальных ресурсов, необходимых для основного производства, или же закупать их у других предприятий-производителей – задача «MOB»:

• сравнительный анализ показателей издержек производства, рентабельности, цен на продукцию тех производств, которые предприятие предполагает объединить с целью создания собственного устойчивого источника снабжения.

• разумно руководствоваться концепцией «обратного маркетинга», имеющей отношение к развитию поставщика.

На решение «закупать», а не «производить» влияют следующие факторы:

• не хватает административного и/или технического опыта для организации производства нужных изделий;

• комплектующие изделия, которые предоставляют поставщики, придают произведенной с их участием продукции рыночную привлекательность;

• потребность в аутсорсинге;

• сложность определения истинных долгосрочных расходов, связанных с решением о производстве товара собственными силами;

• процесс приобретения товаров обычно требует меньше накладных расходов и т.п.

На решение «производить», а не «закупать» влияют следующие факторы:

• объем требуемых МР слишком мал и/или никто из поставщиков не заинтересован в их поставках;

• требования к качеству материальных ресурсов настолько точны или необычны, что могут потребоваться особые методы производства, которыми поставщики не располагают;

• необходимость сохранять технологические секреты;

• потребность в обеспечении загрузки собственных производственных мощностей;

• потребность в гарантированном снабжении и т.д.

1. Выбор формы поставок (снабжения): решается вопрос о поставщике – будет ли им само предприятие-изготовитель или его посредник в лице оптовой либо розничной торговой организации.

Поставки:

• транзитные – закупка МР непосредственно у изготовителя;

• складские – закупка МР у посреднических торговых организаций с их баз и складов.

Методы выбора формы поставок:

• сравнения затрат;

• сравнения объемов закупок с существующими транзитными нормами отгрузки, которые увязываются с грузоподъемностью транспортных средств.

Метод сравнения затрат.

Общая сумма затрат при обеих формах поставок Zскл(транз) определяется по формуле:

Zскл(транз) = Zопл + Zтр.заг. + Zусл. + Zзап. + Zхран. + Zкап.вл. + Zпроч.

Zопл затраты на оплату закупаемых материальных ресурсов;

Zтр.заг. транспортно-заготовительные расходы;

Zусл оплата услуг посреднических организаций;

Zзап. издержки, связанные с иммобилизацией средств в запасы;

Zхран. издержки по хранению материалов на складах;

Zкап.вл. затраты, связанные с капитальными вложениями в товаропроводящую сеть;

Zпроч.прочие затраты.

Метод сравнения объемов закупок с существующими транзитными нормами отгрузки, которые увязываются с грузоподъемностью транспортных средств.

Qзак.год меньше Нтранз – складская форма поставок,

Qзак.год больше или равно 4Нтранз – транзитная форма поставок.

Qзак.год – годовой объем закупки; Нтранз – транзитная норма

Метод сравнения объемов закупок с существующими транзитными нормами отгрузки согласуется с требованиями закона Парето: для удовлетворения запросов многочисленных мелких потребителей достаточно 15-20 % производимого объема продукции, остальные 80-85 % достаются крупным потребителям, доля которых в общем количестве не превышает 15-20 %.

При выборе формы поставки в закупочной логистике следует обращать внимание на проблему подготовки МР к производственному потреблению.

Производственный ассортимент сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий не в полной мере отвечает потребительскому ассортименту.

Торговый ассортимент обычно существенно шире, чем производственный.

Основная масса потребителей испытывает больше доверия к изготовителю, чем к торговой организации. В связи с этим логистическую проработку вопроса по данной проблеме целесообразно начинать с изучения ассортимента.

Объективные причины привлечения посредников:

• расширение ассортимента продукции у изготовителя неизбежно приводит к падению производительности труда. Намного проще и эффективнее специализировать производство на одном виде выпускаемой продукции;

• при широкономенклатурном производстве изготовитель сталкивается с проблемой организации доставки продукции, существенно различающейся по габаритам;

• широкий ассортимент товаров требует более сложных процесса упаковки и условий хранения;

• погрузочно-разгрузочные работы разнообразных товаров отличаются меньшей эффективностью.

2. Анализ потенциальных поставщиков с целью выбора наиболее выгодного:

• по предполагаемым транзитным поставкам изучают предприятия-изготовители;

• по складским – оптовые и розничные торговые предприятия.

Задача логистиков – определить, кто из поставщиков способен обеспечить своевременную поставку качественной продукции, причем сделать это с минимальными затратами и потерями для потребителя.

Для поиска поставщиков используют стандартную схему, состоящую из 4 этапов:

• поиск потенциальных поставщиков;

• проверка поставщиков.

Оценка надежности поставщика.

Выбор лучшего поставщика может осуществляться в зависимости:

• от вида закупаемых материалов для потребителя:

• основные;

• вспомогательные.

• от периодичности закупки:

• повторные;

• повторные с изменениями;

• впервые осуществляемые.

При повторных закупках без изменений поставщик обычно остается прежним, с ним у потребителя устанавливаются стабильные долгосрочные связи.

При повторных закупках с изменениями потребитель также пытается сохранить отношения с уже имеющимися поставщиками, однако поскольку он выдвигает новые требования, то для него важно выяснить, может ли поставщик им соответствовать.

При поиске новых поставщиков потребитель выполняет следующие операции:

• составляет перечень потенциальных поставщиков

• определяет критерии выбора поставщиков и их значимость;

• производит предварительный анализ поставщиков по критериям с целью сужения их круга до 4-5;

• готовит и рассылает запросы поставщикам по недостающей информации;

• осуществляет коммерческую оценку поставщиков;

• проводит предварительные переговоры или встречи с наиболее предпочтительными поставщиками;

• выбирает поставщиков и заключает с ними договоры на поставку продукции.