27.Требования к содержанию и оформлению документов и организация документооборота.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции. Эти сведения, являющиеся составными элементами документа, называются его реквизитами. Реквизиты весьма различны по своему характеру. Они зависят от назначения документа и содержания тех операций, которые в нем отражаются. Совершенно очевидно, что реквизиты документа, оформляющего, например, операцию начисления заработной платы рабочему (наряда на сдельную работу), будут значительно отличаться от реквизита платежного требования — документа, отражающего операцию продажи товаров. Однако, несмотря на большое разнообразие содержания различных документов, в каждом из них должны быть реквизиты, необходимые для отражения любой операции в бухгалтерском учете. Такие реквизиты называются обязательными. Обязательными реквизитами документов считаются: а)    название (приходный ордер, лимитно-заборная карта, ведомость распределения и пр.); б)    дата составления (год, месяц, число); в)    содержание хозяйственной операции и ее основание (характеристика существа выполненной операции, например, в приходном ордере — перечисление видов принятых материалов и указание номера счета, на основании которого осуществляется их оприходование; в авансовом отчете — описание произведенных расходов н ссылки на первичные документы, которыми они были оформлены» и т. п.); давшего разрешение на совершение операции, работника, выпи, савшего данный документ, и, наконец, работников, выполнивши эту операцию). Перечисленные реквизиты должны быть в каждом бухгалтерском документе. Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций. Кроме того, в необходимых случаях в документе должны указываться номер, название и адрес предприятия (организации) и стороны, участвовавшей в совершении хозяйственной операции, оформленной этим документом (в приходном ордере, в платежном требовании и др.). В накопительных документах, кроме даты составления, проставляется также и дата записи каждой хозяйственной операции, поскольку эти операции производятся в разное время. К выписке и оформлению бухгалтерских документов предъявляются определенные требования, установленные «Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций»1. В Положении особое внимание обращается на качество оформления операций. Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. Поскольку в настоящее время в бухгалтерском учете все больше применяются средства машинизации, Положение содержит специальные указания, касающиеся оформления документов, обрабатываемых на машинах. Эти документы также должны содержать необходимые реквизиты, которые располагаются в порядке, отвечающем требованиям машинизации (последовательность размещения, специальное выделение данных, требующих подсчета, и т. п.). Шифр (цифровое обозначение) отдельных реквизитов должен указываться в документе наряду с текстовым их описанием. Если сводный документ составляется с помощью машин, то он должен иметь заголовок, характеризующий его содержание, и подписи лиц, подтверждающих соответствие его данных данным оправдательных документов. Когда оправдательным документом служит непосредственно перфокарта, она должна иметь все реквизиты аналогичного оправдательного документа, подготовленного ручным способом. Выписывать документы разрешается чернилами, химическим карандашом, на пишущих машинках или другими средствами механизации. Особо строгий порядок установлен для оформления денежных документов — приходных и расходных кассовых ордеров, чеков, платежных поручений или других банковских документов. Выписка их должна осуществляться согласно Положению о ведении кассовых операций и правилам, установленным банком. Так, например, в документах на выдачу денег сумма указывается не только цифрами, но и прописью. Этот порядок распространяется также и на расходные документы по ряду материальных ценностей. Ответственность за достоверность содержащихся в документах, а также за доброкачественное их составление несут должностные лица, подписавшие эти документы (начальник цеха, кладовщик, кассир и др.). Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Это касается всех документов, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам (заявления, доверенности и т. п.). Гашение осуществляется специальным штампом или подписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Штампом «Погашено» прекращается действие всех банковских документов, а также документов, на основании которых начислялась заработная плата или делались другие выплаты.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.