Раздел 3 Управление закупками Тема 3.1 Управление закупками (1 час)

1. Цели логистического менеджмента в управлении закупками. 2. Управление закупками: функции, задачи. 3. Целевые функции закупочной деятельности: стоимость, качество, сроки. 4. Стратегия логистического управления закупками. 5. Стратегии управления закупками: форвардные закупки и закупки «точно-в-срок» 6. Задача «делать или покупать» (make or buy (МОВ)).

1. Управление закупками – это обеспечение организации продукцией заданного качества и количества из правильного источника, доставленного вовремя, в нужное место по правильной цене.

УЗ должно обеспечивать:

• приобретение предметов снабжения по наиболее выгодным ценам;

• поддержание оптимального размера запасов закупаемой продукции;

• контроль качества закупаемых предметов снабжения в соответствии со стандартами;

• стабильное выполнение графиков доставки, сохранность груза в пути, точность оформления товарно-транспортных документов, выдерживаемая номенклатура и объем заказа;

• оптимизация трансакционных затрат на закупки и логистических издержек на доставку закупаемой продукции;

• эффективный автоматизированный учет предметов снабжения;

• развитие базы знаний персонала службы снабжения.

2. К основным задачам управления закупками относятся:

• сбор и обработка заявок подразделений компании на предметы снабжения и услуги;

• планирование потребности в предметах снабжения;

• определение и корректировка условий договоров на закупку;

• логистическая поддержка доставки закупаемой продукции;

• получение закупаемой продукции и входной контроль ее качества;

• хранение и грузопереработка предметов снабжения в складской системе («на входе») предприятия;

• управление запасами предметов снабжения в логистических каналах закупок;

• подготовка документов для оплаты предметов снабжения и услуг, расчеты с поставщиками.

Основные функции УЗ:

• формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;

• получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;

• определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;

• согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

• контроль сроков поставки материалов;

• входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

• доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

• поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

3. Исходя из задач управления закупками целевыми функциями управления закупками (то есть главными критериями определения эффективности логистики снабжения) являются три категории: стоимость, качество, сроки.

Сокращение затрат на закупки обеспечивается за счет следующих мероприятий:

• совершенствование планирования потребности и нормирования расхода МР;

• устранение потерь от брака в производстве и при доставке от поставщиков;

• максимальное сокращение отходов производства и эффективное использование вторичных МР;

• максимальное сокращение промежуточного складирования МР;

• доставка МР от поставщиков с максимальным использованием грузовместимости транспортных средств и минимальными тарифами;

• минимизация уровней запасов МР на всех уровнях складской системы и т.п.

Для достижения необходимого уровня качества закупаемых МР на предприятиях реализуется входной контроль. Товары прошедшие этот контроль передаются на хранение, а относительно не прошедших контроль товаров следует провести следующие мероприятия:

• возврат поставщику за его счет;

• исправление недостатков товаров покупателем и взыскание связанных с этим затрат с поставщика;

• снижение цены на товары, ненадлежащего качества.

Недостатками входного контроля являются значительные затраты ресурсов, не добавляющие ценности для конечного потребителя.

Учитывая тенденции развития логистических технологий, минимизирующих уровни страховых запасов сроки поставок и их надежность имеют критическое значение. Относительно сроков главной целью логистики снабжения является максимальная синхронизация графиков и объемов поставок с производственным графиком.

4. В разрезе разработки стратегии снабжения можно выделить пять базовых факторов:

1) Стратегический сорсинг – это совокупность процессов, на основе которых принимаются решения о стратегических источниках поставок/закупок, в результате чего организация получает необходимые ей ценности. Есть несколько вариантов стратегического сорсинга: Single Sourcing – закупки из единственного источника и Multiple Sourcing – из нескольких источников. При Multiple Sourcing товарная сделка между предприятием-поставщиком и производителем имеет одноразовый характер, а принцип Single Sourcing стремится к долгосрочным отношениям.

2) Стратегическое планирование закупок включает:

• дифференцированный анализ и планирование потребности в закупаемых предметах снабжения по номенклатурным группам;

• разработку планов снабжения и размещения заказов у поставщиков;

• оценку потребностей в логистических мощностях по доставке и хранению закупаемой продукции;

• разработку плановых значений (стандартов) KPI и т.д.

3) Управление рисками призвано исключить негативные последствия внешних факторов макроэкономической среды, а также риски, возникающие при взаимодействии с поставщиками и посредниками в логистических каналах закупок.

4) Организационная структура управления снабжением. Основными современными тенденциями при создании эффективной структуры управления снабжением являются:

• процессный подход;

• растущее использование аутсорсинга;

• развитие информационных и коммуникационных технологий;

• повышающаяся скорость изменения рынков поставщиков;

• глобализация рынков.

5) Информационная поддержка включает: е-сорсинг, е-прокьюремент, е-аукционы, е-тендеры, снабженческие порталы, е-торговые площадки, электронная бизнес-разведка и интернет-аналитика, е-каталоги, программные модули «Закупка» КИС, ЕDI-технологии и интернет-коммуникации с поставщиками, информационно-программная реализация технологий SCM, SRM, VMI, ECR, ЛТ, имеющих отношение к снабжению, и многие другие.

5. Существует две основные закупочные стратегии: стратегия форвардных закупок, стратегия усредненных закупок и закупки «точно-в-срок».

Форвардные закупки – это приобретение материалов в количестве, превышающем текущие потребности, и с существенным опережением по времени их использования.

Преимущества:

1. минимизируется влияние изменения цен на закупаемые ресурсы;

2. обеспечивается защита от перебоев в поставках;

3. возникает экономия на затратах на грузопереработку, обработку заказа, транспортировку.

Недостатки:

1. риск закупки ресурсов по завышенным ценам;

2. рост затрат на содержание запасов;

3. рост затрат, связанных с «замораживанием» капитала.

Закупки в режиме «точно в срок» – это стратегия снабжения, когда материальные ресурсы поступают на предприятие непосредственно перед моментом его использования.

Преимущества:

1. существенное сокращение запасов и затрат на их хранение;

2. значительное сокращение общей продолжительности производственного цикла;

3. значительное снижение площадей, требуемых для производственного процесса;

4. заметное улучшение качества своей продукции.

Необходимые условия внедрения стратегии закупок «точно в срок»:

1. тесное взаимодействие поставщика и покупателя;

2. качественная система коммуникаций между поставщиком и покупателем;

3. близкое расположение поставщика;

4. наличие соглашений о закупках в режиме JIT, обеспечивающих стабильность потребности и сроков доставки.

6. В процессе решения задачи «делать/или покупать» («make or buy» – MOB), для принятия окончательного решения оцениваются соответствующие издержки и достижимый уровень качества продукции.

Общий алгоритм решения задачи МОВ состоит из двух этапов:

Этап 1. Рассчитать затраты на:

1. собственное производство (стоимость сырья, рабочей силы, внутризаводские логистические издержки, накладные и прочие расходы);

2. закупку (цена поставщика, затраты на размещение заказа, страховку, упаковку, складирование, грузопереработку, сортировку, входной контроль качества и другие затраты на закупку), а также связанные с управленческими расходами на снабжение.

Этап 2. Принять решение «делать самому» (затраты на производство меньше, чем затраты на закупку) или «купить» (затраты на закупку меньше затрат на производство).

Основные причины делать и покупать приведены в таблице 3.3.

Таблица 3.3

Основные причины альтернативных вариантов в задаче МОВ

Причины «делать»

Причины «покупать»

поддержание имеющихся ключевых компетенций в производстве; снижение себестоимости производства; отсутствие подходящих поставщиков; страхование проблемных поставок (по количеству и параметрам доставки); использование собственных избыточных трудовых ресурсов или производственных мощностей; достижение желаемого уровня качества продукции; предотвращение сговора поставщиков; защита персонала от временного увольнения; защита патентованных продуктов или технологий; увеличение размера предприятия.

высвобождение управленческого персонала для сосредоточения на основном бизнесе; снижение затрат на приобретение продукции; сохранение обязательств перед поставщиками; получение технических или управленческих преимуществ; неадекватные мощности; уменьшение затрат на содержание запасов; подключение альтернативных источников; неудовлетворительные управленческие или технические ресурсы; налаживание сотрудничества с поставщиками; определенные позиции продукции защищены патентами.

Кроме затрат при принятии решения МОВ нужно учитывать воздействие этого решения на общую стратегию компании и общую удовлетворенность клиентов.