Практичного заняття № 7

1. Тема заняття: Укладання документів щодо особового складу

Реквізити документів та вимоги до їх написання.

Документи щодо особового складу: заява, автобіографія, характеристика, наказ, резюме.

2. Мета проведення заняття: ознайомити студентів з документами щодо особливого складу, навчити оформляти заяву, автобіографію, характеристику, наказ, резюме; виховувати культуру ділового спілкування.

2.1 Після виконання роботи студент повинен

знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;

вміти грамотно писати й оформляти документи.

3.Матеріально-технічне оснащення робочого місця: опорний конспект

4.Короткі відомості з теоретичної частини роботи

Документ (з лат. documentum - повчальний приклад, спосіб веден­ня) — це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного зако­нодавства має юридичну силу.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит (від лат. – необхідне, потрібне) – обов’язкові (вихідні) дані як елемент правильного оформлення офіційних документів.

Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (31), але і зони, і послідлвність їх розташування на документі.

Формуляр документу - це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Кількість реквізитів різна і визначається документом, його видом, змістом.

Реквізити управлінських документів

До реквізитів управлінських документів належать:

       державний герб;

       емблема організації;

       зображення нагород;

       код організації за класифікатором підприємств та організацій;

       код документа за класифікатором управлінської документації;

       найменування міністерства чи управління;

       найменування організації;

       найменування структурного підрозділу;

       індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, номер рахунку в банку;

       назва виду документа;

       дата;

       індекс;

       посилання на індекс і дату вхідного документа;

       місце складання або видання;

       гриф обмеження доступу до документу;

       адресат;

       гриф погодження;

       резолюція;

       заголовок до тексту;

       відмітка про контроль;

       текст;

       відмітка про наявність додатка;

       підпис;

       візи;

       печатка;

       відмітка про завірення копії;

       прізвище виконавця і номер його телефону;

       відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

       відмітка про перенесення даних на машинний носій;

       відмітка про надходження.

Згідно з основними положеннями ЄДСД складання і оформлення документів передбачає обов'язкове додержання таких вимог: зазначення установи - автора (як правило наводиться у бланку документа); найменування виду документу (на листах найменування не вказується); складання заголовка документа; адресування і датування документа, проставлення відміток про погодження тексту; засвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки); проставлення відміток про проходження і виконання документа.

Заява — це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі. Це один з найпоширеніших у справочинстві документів.

Заяви бувають особисті та службові.

Особиста заява містить прохання особи до керівника розділу чи підрозділу, її пишуть власноручно в одному примірнику.

Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені організації до посадової особи іншої організації, структури тощо, її можна відтворити механічним способом у декількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організа­ції, вихідний номер документа тощо).

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні.

У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначають повну домаш­ню адресу чи відомості документа (паспорта), а у зовнішній службо­вій - повну поштову та юридичну адресу установи, підприємства, ор­ганізації.

У внутрішній заяві зазначати адресу і паспортні відомості не обо­в'язково.

Темами внутрішніх заяв студентів можуть стати прохання про на­дання академічної відпустки, матеріальної допомоги чи права посе­лення у гуртожитку, про переведення в іншу групу, прохання звільни­ти від занять, дозволити достроково складати сесію та ін. Змістом заяв з кадрових питань може бути: прохання про зарахування на певну по­саду чи звільнення з посади, переведення з однієї посади на іншу, на­дання чергової відпустки чи відпустки за власний рахунок, надання путівки в санаторій тощо.

Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про надання по­зики), заява про відкриття рахунка, позовні заяви (прохання про притяг­нення до відповідальності, відшкодування збитків, захист честі та ін.).

Заяви бувають прості і складні (містять відомості про додатки).

Заява складається з таких реквізитів:

1. Відомості про адресата (назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника із зазначенням наукового звання, якщо особа, на ім'я якої подають заяву, має його).

2. Відомості про адресанта (назва посади, прізвище, ім'я, та по-батькові особи, яка звертається із заявою, Іноді адреса, телефон, паспортні відомості).

1. Назва виду документа.

2. Текст.

3. Перелік додатків (документів, які додають до заяви на підтвердження її правочинності чи вагомості аргументації).

3. Дата.

4. Підпис.

Примітки до оформлення реквізитів.

1. Відомості про адресата пишуть з великої літери праворуч; назву посади, прізвище посадової особи подають у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові, -вві (-єві) з -у (-ю). Якщо заяву адресовано до організації, то її назва має мати форму родового відмінка з прийменником до, напр.:

До профкому

Львівського національного університету

імені Івана Франка

2. Відомості про адресанта подають без прийменника від з малої літери, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, ставлять у формі родового відмінка, крапки в кінці останнього слова немає. Прийменник від вживаємо лише тоді, коли прізвища адресата й адресанта заяви є співзвучними або однаковими і їх треба роз­ межувати.

3. Назву документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапки не ставлять.

4. Текст починають писати з абзацу та з великої літери. Найважливішим елементом заяви є текст, який має таку структуру:

а) прохання (прошу надати, прошу звільнити, прошу дозволити, прошу перевести тощо);

б) обґрунтування прохання (у зв'язку з..., оскільки...., відповідно до... тощо).

5. Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додають до неї, із точним формулюванням характеру чи вигляду документа, зазначенням кількості сторінок, напр.: довідка (форма), фотокарт­ки (кількість і розмір) тощо.

Оформляють додатки кількома способами: а) після тексту з абзацу пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі зна­хідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі назив­ного відмінка.

6. Дату написання заяви пишуть зліва без абзацу.Підпис адресанта - праворуч.

Зразок 1:

Ректорові Львівського національного університету імені Івана Франка

проф. Вакарчукові І.О.

студента 4-го курсу економічного факультету спеціальності „Кібернетика"

Гнатишина Андрія Степановича

Заява

Прошу перевести мене з денної на заочну форму навчання у зв'яз­ку з працевлаштуванням.

12. (Підпис)

Автобіографія (від грец. autos — сам, bios — життя, grafo - пишу) - це документ, у якому особа подає опис свого життя і діяльності. Авто­біографія — обов'язковий елемент особової справи.

Документ має незначний рівень стандартизації. Виклад іде від іме­ні першої особи в хронологічному порядку, є вичерпний, але лаконіч­ний. Кожне важливе нове повідомлення починають писати з нового абзацу.

Крім автобіографії як точного документа, існує форма автобіографії-розповіді з елементами опису, характеристикою людей, що у ній згадуються, образними мовними засобами. Такі автобіографії пода­ють зазвичай видатні люди, творчі особистості.

Автобіографія має такі основні реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата написання.

4. Підпис.

У тексті мають бути такі відомості:

1. Прізвище, Ім'я, по батькові.

2. Дата народження: число, місяць (словом), рік.

1. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна, якщо за межами України, так, як зазначено у свідоцтві про народження).

2. Відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів, назви отриманих спеціальностей, так, як зазначено в дипломі).

5. Відомості про трудову діяльність (час праці, найменування посади і місця праці).

5. Відомості про громадську роботу.

5. Короткі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада та місце праці / навчання).

Примітки до оформлення реквізитів.

1 . Назва виду документа пишеться посередині рядка, рядком ниж­че від верхнього поля аркуша.

2. Подаючи відомості про членів сім'ї, не зазначають число і мі­сяць народження, а лише рік.

3. Окрім нинішнього прізвища матері, у дужках подають її дівоче прізвище.

4. Щодо складу сім'ї: неодружені особи подають відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені подають відомості про членів власної сім'ї - чоловік / дружина, діти.

2. Домашньої адреси подавати не треба.

Зразок 1:

Автобіографія

Я, Навроцька Олена Петрівна, народилася 23 лютого 1987 року в селі Дружба Радивилівського району Рівненської області.

У 1993 році пішла до першого класу Дружбівської СШ № 2, яку закінчила в 2004 році із золотою медаллю.

У 2004 році вступила до Львівського національного університету імені Івана Франка на економічний факультет за спеціальністю „Кібер­нетика". Зараз навчаюся на першому курсі.

Виконую обов'язки старости групи.

Склад сім'ї:

батько — Навроцький Петро Іванович, 1960 року народження, учи­тель математики та Інформатики Дружбівської СШ №2;

мати - Навроцька (Махонюк) Ольга Василівна, 1963 року народжен­ня, вихователь Дружбівського дитячого садка „Ранок";

брат - Навроцький Іван Петрович, 1988 року народження, учень 10-го класу Дружбівської СШ № 2.

12.10.12 (Підпис)

Зразок 2:

Автобіографія

Я, Шевченко Данило Олексійович, народився 28 вересня 1978 року в місті Києві.

У 1985 році пішов до першого класу середньої школи № 160 міста Києва. Після закінчення 9 класів вступив до Гуманітарного ліцею міс­та Києва, який закінчив у 1995 році. Протягом 1999-2004 років навча­вся в музичній школі № 7 міста Києва з класу акордеона. Під час на­вчання в ліцеї відвідував секцію з настільного тенісу.

У 1995 році вступив до Інституту журналістики Київського націо­нального університету імені Тараса Шевченка. У роки навчання був членом редколегії факультетської газети.

Після закінчення університету в 2000 році було присвоєно кваліфі­кацію „Журналіст радіомовлення та телебачення".

З вересня 2000 до травня 2002 року працював на посаді кореспон­дента в газеті, День". З червня 2002 року - випусковий редактор про­грами новин у телекомпанії „Ера."

Склад сім'ї:

дружина - Шевченко Олеся Василівна, 1980 року народження, ме­неджер магазину „Інтертоп" у місті Києві;

дочка - Шевченко Ярина Данилівна, 2003 року народження.

12.10.12 (Підпис)

Характеристика – це документ, в якому в офіційній формі оцінюються ділові й моральні якості працівника, службовця, учня, студента як члена колективу.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа і прізвище, ім’я, по батькові того, кому дається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено.ю з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов’язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Текст викладається від першої особи.

Зразок

Характеристика

Гагіної Христинии Анатоліівни,

студентки групи 1 - х - 107

Сумського технікуму харчової

промисловості НУХТ,