Лабораторная работа №4. Импорт данных.
Цель работы: изучение и закрепление на практике методов импортивания данных в таблицы Access из других программных приложений.
Теоретические сведения.
При формировании БД на базе СУБД Access трудоемкость данного процесса может быть уменьшена за счет импортирования части данных в таблицы из других программных приложений, где они уже оформлены в структурированном виде. Для примера рассмотрим импорт данных из электронной таблицы Excel.
Предварительное замечание: заголовок у импортируемой из Excel таблицы должен отсутствовать или состоять только из одной строки.
Импорт начинается выбором последовательности команд главного меню Файл/Внешние данные/Импорт. В появившемся окне диалога Импорт открывается папка с документом Excel'а и в нижней части окна устанавливается Тип файлов = Microsoft Excel.
Двойным щелчком мыши активизируется имя документа Excel, что приводит к раскрытию следующего окна Импорт электронной таблицы, в котором отображается вид импортируемой таблицы. Здесь необходимо установить флажок Первая строка содержит заголовок таблицы, если это соответствует действительности, или просто нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу. На следующем шаге выбирается опция Данные необходимо сохранить в новой таблице и снова нажимается кнопка Далее.
На следующем шаге СУБД предлагает изменить названия и типы полей в импортируемой таблице. В простейшем случае эти изменения можно отложить на более поздний период и просто нажать кнопку Далее.
Также не следует в данном случае создавать ключ для импортируемой таблицы, т.е. целесообразно установить опцию Не создавать ключ и нажать кнопку Далее.
На последнем этапе создания новой таблицы СУБД попросит дать ей имя, после чего надо нажать кнопку Готово. Пиктограмма таблицы с импортированными данными появится на вкладке Таблица БД.
Импортированную таблицу можно сразу добавить к целевой. Но в процессе обучения для этого рекомендуется использовать дополнительную таблицу, что гарантирует сохранение данных в целевой таблице при неправильных действиях. Предварительно необходимо привести в полное соответствиие имена и типы полей импортированной таблицы с именами и типами полей целевой таблицы.
Объединение целевой и импортированной таблицы в дополнительную можно выполнить по следующей процедуре.
На
вкладке Таблицы
выделяется
мышью целевая таблица и копируется в
буфер (кнопка
на панели инструментов).
Далее
нажимается кнопка Поместить
( значок
)
, что приводит к появлению окна диалога
Вставка
таблицы.
В нем надо установить переключатель
Параметры
вставки = Структуры и данные
и
задать имя дополнительной таблицы.
Нажатие кнопки ОК
приведет
к её появлению.
Затем также копируется в буфер импортированная таблица, а после нажатия кнопки Поместить в окне Вставка таблицы задается имя дополнительной таблицы и переключатель Параметры вставки = Добавление данных в таблицу.
Если все выполнено корректно, содержимое дополнительной таблицы будет представлять объединение записей целевой и импортированной таблиц. После проверки данного факта целевую и импортированную таблицу можно стереть и переименоать дополнительную в целевую.
Существует также возможность экспорта данных из СУБД Access в электронную таблицу Excel. Реализация данного процесса производится по следующей процедуре.
На вкладке Таблицы мышью выделяется экспортируемая таблица.
Далее активизируются команды главного меню Файл Сохранить как/Экспорт, что приводит к появлению окна Сохранение объекта.
Устанавливается переключатель Во внешнем файле или базе данных нажимается кнопка ОК.
В следующем окне устанавливается Тип файла = Microsoft Excel 97, меняется, если требуется, имя экспортированного файла и нажимается кнопка Экспорт.
Задание к лабораторной работе
Средствами ЭТ Excel создается таблица из 5-ти записей, аналогичная таблице ОТДЕЛ БД Фирма (см. лабораторную работу № 3).
Производится ее импортирование в таблицу ОТДЕЛ базы данных Фирма с использованием дополнительной таблицы.
После получения корректного результата производится непосредственное импортирование данных в целевую таблицу ОТДЕЛ.
Таблица СОТРУДНИК экспортируется в таблицу Excel.
Результат работы демонстрируется преподавателю.