Лабораторная работа №7

Тема: Создание отчетов (продолжение)

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии, и подготовьте ее к работе.

Запустите программу Microsoft Access.

Нажмите на кнопку открыть базу данных. Выделите из списка баз данных имя вашей базы данных и нажмите на кнопку ОК.

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставиться задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Выберите закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

Нажмите на кнопку Создать.

В появившемся окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу Список.

Если отсутствует Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид – Заголовок/примечание.

Нажмите на кнопку - Сортировка и группировка.

В появившемся поле выберите поле Учебная группа для группировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы включите Да.

Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

Закройте это окно.

Напечатайте в разделе заголовка отчета: Список учеников. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

Сделайте надпись форматом 16. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись Список учеников размером 14.

Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите надпись поля), а потом – слово «группы».

Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раздел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных.

В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в нужное место.

Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

Нажмите кнопку - Свойства.

Наберите значение =[Page] в строке Данные.

Закройте текущее окно. Номера со страниц будут появляться в конце каждой страницы.

Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой - Линия на панели инструментов.

Отделите линиями все заголовки.

Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Установите для отчета режим Конструктор.

Добавьте в область данных пустое поле, нажав на кнопку и переместив мышкой в положение перед полем Фамилия.

Удалите надпись пустого поля.

Нажмите кнопку - Свойства.

Введите в ячейку Данные выражение =1.

В ячейке Сумма с накоплением выберите значение Для всего.

Закройте окно со свойствами полей.

Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Список учеников.

Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.

Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.

Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструк­торе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Примечание отчета.

Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке перетащив ее мышкой в область Примечание отче­та в положение под полем Фамилия.

Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке - Свойства на панели инструментов.

Введите в ячейку Свойства - Данные вычисляемого поля выра­жение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

Введите название: Общее количество записей.

В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитан­ным общее количество записей.

Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне. Щелкните по кнопке Создать.

В окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

В окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке .

Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для это­го выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке .

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

Щелкните по кнопке Далее.

На этом шаге можно отсортировать данные.

Щелкните по кнопке Далее.

Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.

Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет2 - блок;

Отчет2 - структура 1;

Отчет3 - структура 2;

Отчет4 - по левому краю 1;

Отчет5 - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6 - компактный;

Отчет7 - простой;

Отчет8 - строгий;

Отчет9 - формальный;

Отчет10 - черно-белый.

Задание 6. Завершите работу с программой Access.

Выберите пункт меню Файл - Выход.

Если вы производили редактирование в базе данных, появиться вопрос о сохранении изменений. Отвечайте на него утвердительно.