27. Разновидности (направления) коммуникации в управлении

коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию, так и ее внешнее окружение. Организация может осуществлять как внутреннюю коммуникацию, так и внешнюю.

Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со внешней средой. И от того, какие факторы этой среды оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организации имеются разнообразные средства обмена информацией со своим внешним окружением.

Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Они осуществляются в виде обсуждений, собраний, совещаний, телефонных переговоров, служебных записок и отчетов.

Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями управления (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

С помощью вертикальных коммуникаций информация может передаваться с высших уровней управления на низшие или по нисходящей. Таким образом подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т.п.

Помимо обмена информацией по нисходящей в организация осуществляются коммуникации по восходящей - от низших уровней управления к высшим. Таким образом руководство узнает о текущих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению. Обмен информацией по восходящей происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Помимо вертикальных коммуникаций в предприятии осуществляется и горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких подразделений (финансовый отдел, маркетинговый отдел, отдел кадров и т.д.), нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает необходимость обмениваться между отделами информацией.

Коммуникации по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений.

Самыми распространенными видами коммуникации на предприятии являются отношения между руководителем и подчиненным, которые представляют собой разновидность вертикальных коммуникаций.

28. Коммуникационный процесс

КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС – это обмен информацией между двумя или больше людьми.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, которая является предметом обмена, то есть сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, которое генерирует идеи или собирает информацию и передает ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средства передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому назначенная информация и которая интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходять несколько взаимозависимых этапов. Их задание – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, потому что каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью потерян. Отмечены взаимозависимые этапы такие:

1. Зарождение идеи.-формулировка идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение стоит сделать предметом обмена. К сожалению, много попыток обмена информацией заканчиваются на этом первом этапе, поскольку отправитель не тратит достаточное время на обдумывание идеи, что ведет к непониманию.

2. Кодировка и выбор канала. прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела), другие символы. Такая кодировка превращает идею в сообщение.

3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю.

4. Раскрытие содержания идеи. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в уме получателя. Если символы, избранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не нужно, процесс обмена информации на этом должен завершиться.