6. Структура учетно-операционного аппарата кредитной организации

Совокупность процессов, связанных с операционным обслуживанием предприятий и организаций с различной формой собственности, оформлением и бухгалтерским учётом банковских операций, является учетно-операционной работой банка. Работников, выполняющих эти функции, можно назвать учётно-операционным аппаратом.

Бухгалтерский аппарат банка включает в себя работников, занятых контролем расчётно-денежных документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учёта. Бухгалтерский аппарат возглавляется главным бухгалтером банка, действующим на основании Положения о главных бухгалтерах банковской системы. Конкретные обязанности работников бухгалтерского аппарата определяются главным бухгалтером банка. В структуре учётно-операционного аппарата банков выделяют учётные группы, которые ведут счета, однородные по экономическому содержанию. Количество групп и состав зависит от направления деятельности банка. Количество создаваемых групп и отделов, также зависит от объёма совершаемых операций и уровня их автоматизации.

За бухгалтерскими работниками банка закрепляется ведение определённых счетов или же выполнение отдельных операций, что оформляется записями в специальной книге учёта распределения и перераспределения счетов между бухгалтерскими работниками банка, где отражаются и оттиски переданных им штампов под расписку. В случае болезни работника, дела которого принимаются другим лицом, в книге распределения делается соответствующая запись. Распределение счетов между бухгалтерскими работниками производится так, чтобы депозитные счета и все ссудные счета по краткосрочным кредитам одного хозоргана велись одним бухгалтерским работником. Работники бухгалтерского аппарата обычно называются ответственными исполнителями. Они являются доверенными работниками банка, оформляют и подписывают расчётно-денежные документы.

Ведение учёта по межбанковским расчётам и операции по внутрибанковским счетам должно сосредотачиваться в специальных отделах или возлагаться на отдельных учётных работников, достаточно хорошо знающих эти операции.

Общее руководство работой по отражению операций во вспомогательной и главной книгах, составление отчётности в программно-компьютерной системе возлагается на главного бухгалтера банка. Организацию бухгалтерского учёта и отчётности также осуществляет главный бухгалтер. Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учёта в банке и контроль за рациональным и экономным использованием материальных и финансовых ресурсов, сохранность собственности.

Главный бухгалтер банка назначается на должность и освобождается от должности руководителем банка, а при наличии вышестоящего банка — по согласованию с его руководителями и директором департамента бухгалтерского учёта и отчётности и подчиняется непосредственно руководителю банка, а по вопросам организации бухгалтерского учёта и составлению отчётности, порядку и методике осуществления контроля — главному бухгалтеру вышестоящего банка. Главный бухгалтер коммерческого банка утверждается заключением комиссии Центрального банка о профессиональном соответствии, на основании рассмотрения документов коммерческого банка.

На должность главного бухгалтера банка назначаются лица, имеющие высшее специальное образование и стаж работы по данной специальности. В исключительных случаях на должность главного бухгалтера может быть назначено лицо, не имеющее высшее специальное образование, при наличии у него стажа бухгалтерско-финансовой работы на руководящих должностях в банке не менее 5 лет.

На главного бухгалтера возлагается ряд обязанностей, он имеет ряд прав, а также несёт ответственность за законность ведения и организации бухгалтерского учёта в банке. Обязанности, права и ответственность главного бухгалтера приводятся в Положении о главных бухгалтерах банковской системы.

На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности, а также обязанности руководителя банка при временном его отсутствии. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для банка.

В структуре учётно-операционного аппарата основная роль принадлежит ответственным исполнителям, так как они непосредственно обслуживают клиентов банка. При оформлении банковских операций ответственными исполнителями необходимо обеспечивать контроль за законностью и сохранностью средств. Ответственный исполнитель должен проверить соблюдение установленных правил расчётов, правильность оформления документов, и заверить его своей подписью. Если документ подлежит дополнительному контролю, то он передаётся контролирующему работнику. В ходе проверки контролёры пользуются образцами подписей работников банка, а также образцами подписей и оттисками печатей клиентов банка. После проверки контролёром операции проводятся по счетам бухгалтерского учёта.

В последнее время в банках практикуется деление бухгалтерии на бэк-офис и фронт-офис (по работе с клиентами). Таким образом, организация учётно-операционной работы в банке должна обеспечить выполнение следующих условий:

1) Все операции с документами, принятыми от клиентов в течение операционного времени, отражаются в бухгалтерском учёте в тот же день.

2) Передача обработанных документов в компьютерный отдел банка производится в течение рабочего дня по графику, но не позднее 5-2 часов до его окончания, для того, чтобы ввести необходимую информацию и обработать её для составления отчётности текущего дня.

3) Бухгалтерский ежедневный баланс составляется не позднее следующего рабочего дня, так как на следующий день после совершения операций коммерческий банк должен проверить и оценить данные своего баланса и состояние корреспондентского счета.

Таким образом, организация учётно-операционной работы требует установления в учреждении банка порядка прохождения документов по всем стадиям обработки. Для этого составляются схемы и график документооборота, который утверждается руководителем банка.

Рациональная организация и чёткая постановка учётно-операционной работы банков имеет важное значение для выполнения всех их функций. Только на основе правильного и своевременного учёта всех операций можно обеспечить успешное решение задач по кредитному, расчётному, кассовому обслуживанию народного хозяйства, регулированию денежного обращения, кассовому исполнению государственного бюджета, а также сохранность огромных денежных средств, сосредоточенных в банках.