2.2 Заповнення основних довідників

1. Відкрити модуль “Парус-Бухгалтерия”. Шлях до бази даних повинен бути вказаний в полі “База данных”, в полі “Имя” необхідно вказати ім’я користувача, в полі “Пароль” – пароль користувача і натиснути ОК.

2. Реквізити контрагентів реєструються в довіднику “Контрагенты” (пункт меню Словари). Для внесення контрагента в базу даних необхідно добавити запис в основну таблицю “Контрагенты” шляхом натиску кнопки на панелі інструментів або вибором відповідного пункту контекстного меню правою клавішею миші. Після чого обирається тип контрагента, що буде реєструватись (юридичну чи фізичну особу). В залежності від обраного типу партнера форма для реєстрації реквізитів контрагента буде мати різний вигляд. Збереження внесених реквізитів здійснюється після натискання клавіші ОК.

3. Система дозволяє реєструвати операції тільки з тими матеріальними цінностями (МЦ), що зареєстровані в довіднику Номенклатор. Перед реєстрацією МЦ необхідно ознайомитись із введеними в систему одиницями виміру та при потребі добавити відсутні (пункт меню СловариЕдиницы измерения). Реєстрація інформації про МЦ здійснюється в пункті меню Словари  Номенклатор У вікні “Номенклатор” в розділі “Каталоги” відкрити групу МЦ, яку планується заповнювати. Зробити активною таблицю “Номенклатор” для чого натиснути лівою кнопкою «мишки» на будь-якому полі таблиці та добавити в таблицю запис

4. Для коректного ведення складського обліку матеріальних цінностей в Системі реєструються структурні одиниці: підрозділи та склади (пункт меню Словари  Подразделения и склады модулю “Парус-Реализация” ). Для цього в таблиці “Подразделения” добавити запис. У формі редагування реквізитів підрозділу внести скорочену і повну назву підрозділу відповідно в полях “Мнемокод” і “Наименование” та зберегти внесену інформацію. Після цього зробити активною таблицю “Склады” (натиснути “мишкою” на будь-якому полі таблиці) та добавити в неї запис.

5. Модуль “Парус-Реализация” дозволяє реєструвати товарні документи тільки з тими партнерами, для яких відкриті особові рахунки. Особові рахунки контрагентів – облікові реєстри системи, на яких автоматично ведеться облік заборгованості з партнерами на основі даних товарних документів. Для реєстрації особового рахунку необхідно вибрати пункт меню Учт  Лицевые счета і в таблиці “Лицевые счета” добавити запис (кнопка на панелі інструментів або відповідна функція контекстного меню).Система дозволяє отримати реєстр особових рахунків контрагентів, для чого в таблиці “Лицевые счета” правою кнопкою “мишки” потрібно викликати функцію “Отчеты”; та вибрати “Реестр лицевых счетов”.

2.3 Введення початкових залишків

1. Відкрити модуль “Парус-Бухгалтерия”. Введення стартового сальдо по синтетичним та аналітичним рахункам здійснюється в пункті меню “УчетОстатки средств по счетам”. У вікні “Остатки средств по счетам: Отбор” в полі “Остаток на:”за допомогою кнопки вибрати місяць, на початок якого буде вводитись сальдо і натиснути ОК. В основній таблиці “Остатки средств по счетам” вводиться сальдо по синтетичним рахункам шляхом додавання нового запису (кнопка на панелі інструментів або виклик функції контекстного меню). При цьому у формі для реєстрації параметрів залишків в полі “Счет” необхідно вказати рахунок (за допомогою кнопки можна вибрати із довідника), в полі “Сумма:” – сальдо по рахунку відповідно по дебету або по кредиту та натиснути ОК. Послідовно вводяться сальдо по всіх синтетичних рахунках.

2. Якщо синтетичний рахунок має аналітичні субрахунки, то паралельно після введення сальдо по синтетичному рахунку вводиться сальдо по аналітичним субрахункам в дочірній таблиці “Остатки средств по аналитическим счетам” шляхом додавання нового запису.

3. Введення стартових залишків матеріальних цінностей на рахунках здійснюється в пункті меню “УчетОстатки материальных ценностей”. У вікні “Остатки материальных ценностей: Отбор” в полі “Остаток на:”за допомогою кнопки вибрати місяць, на початок якого буде вводитись сальдо і натиснути ОК. В таблиці “Остатки материальных ценностей” вводяться залишки матеріальних цінностей шляхом додавання нового запису. У формі для реєстрації параметрів залишків в полі “Счет” необхідно вказати рахунок, в полях “МОЛ” та “Код (артикул)” необхідно вибрати із довідника відповідно матеріально-відповідальну особу та номенклатуру матеріальної цінності, в полі “Количество:” вказати кількість, в полі “Сумма:” – загальну суму вказаної кількості матеріальної цінності і натиснути ОК. (стартові дані по основним засобам в реєстрі залишків матеріальних цінностей формуються на основі інвентарної картотеки) тому вносити їх “вручну” в таблицю “Остатки материальных ценностей” недоцільно.

4. Введення стартових залишків дебіторсько-кредиторської заборгованості здійснюється в пункті меню “Учет  Дебиторская / кредиторская задолженность”. У вікні “Дебиторская/кредиторская задолженность: Отбор” в полі “Период: с: по:” вибрати період, на який буде вводитись сальдо (місяць початку ведення автоматизованого обліку) і натиснути ОК. В таблиці “Дебиторская/кредиторская задолженность” вводиться заборгованість дебіторів / кредиторів шляхом додавання нового запису. У формі для реєстрації параметрів залишків заборгованості в полі “Счет” необхідно вказати рахунок, в полі “Контрагент” необхідно вибрати із довідника контрагента, в полі “Сумма:” вказати суму заборгованості (кредиторська заборгованість вводиться із знаком “–” ) і натиснути ОК.

5. Для заповнення інвентарної картотеки вибрати пункт меню Учет  Инвентарная картотека  Бухгалтерский учет та у вікні “Инвентарная картотека: Отбор” натиснути ОК. Реєстрація нової картки здійснюється шляхом додавання запису в таблицю “Инвентарная картотека”. У формі “Инвентарная карточка: Добавление” на вкладці “Карточка” в полі “счет” вказати рахунок обліку, в полі “МОЛ” – матеріально-відповідальну особу, в полі “Инвентарный номер” – інвентарний номер, в полі “Код (артикул)” – вибрати з довідника назву ОЗ та інш. Для забезпечення можливості здійснення господарських операції з ОЗ кожен основний засіб повинен бути введений в експлуатацію, для цього виділити зареєстровану інвентарну картку та вибрати пункт контекстного меню “Операции над объектом  Ввод в эксплуатацию”. Оскільки формується стартова картотека ОЗ (тобто відображається ОЗ, який введений в експлуатацію до початку експлуатації системи і його данні безпосередньо будуть враховуватись при формуванні реєстрів залишків), то немає потреби створювати господарську операцію при вводі такого ОЗ в експлуатацію. Тому у вікні “Инвентарная картотека: Ввод в эксплуатацию” необхідно відмовитись від створення господарської операції (вимкнути в полі “Создавать хозяйственную операцию”) та натиснути ОК. Після реєстрації вводу в експлуатацію об’єкта система видасть відповідне повідомлення. Додавання інвентарних карток в податкову інвентарну картотеку здійснюється аналогічно бухгалтерській картотеці. На основі створеної інвентарної картотеки система дозволяє сформувати залишки матеріальних цінностей. Для цього необхідно вибрати пункт контекстного меню “Хозяйственный учет  Формирование остатков материальных ценностей”, вибрати період формування (наприклад, на квітень місяць) та натиснути ОК, після чого система зробить відповідні записи в реєстрі залишків матеріальних цінностей (пункт меню Учет  Остатки материальных ценностей).

6. Введення товарних залишків виконується шляхом реєстрації та відпрацювання товарних документів (прибуткових ордерів) в модулі "Парус - Реализация". Вибрати пункт меню ДокументыПриход товара. Для реєстрації прибуткового ордеру добавити запис в основну таблицю “Приход товара”. У формі редагування реквізитів документу на вкладці “Документ” в полі “Дата” стоїть поточна дата, яку необхідно змінити на дату початку розрахункового періоду (оскільки вводяться товарні залишки на дату впровадження системи в експлуатацію). На вкладці “Контрагенты” в розділі “Кому” послідовно заповнити реквізити документу. Для внесення інформації про матеріальні цінності в прибутковий ордер потрібно зробити активною таблицю специфікації в нижній частині форми “Приход товара: Добавление” (натиснути “мишкою” на будь-якому полі таблиці) та добавити в неї запис. У вікні “Выбор товаров” відкрити розділ Номенклатора, в якому знаходиться інформація про потрібні матеріальні цінності та виділити необхідних рядок таблиці і правою кнопкою “мишки” викликати функцію “Выбрать…”. В прибутковий ордер можна внести декілька найменувань матеріальних цінностей шляхом вибору інших позицій матеріальних цінностей. Для того, щоб дані прибуткового ордеру були відображені в реєстрах складського обліку необхідно відпрацювати документ в обліку, для чого виділити рядок, що відповідає реквізитам прибуткового ордеру в таблиці “Приход товара”, правою кнопкою “мишки” викликати контекстне меню та вибрати пункт “Отработать...”, після чого система видасть відповідне повідомлення. Для реєстрації ціни реалізації матеріальних цінностей у розділі “Приход товара” в таблиці “Товары” виділити найменування матеріальної цінності, для якої необхідно зареєструвати ціну реалізації та правою кнопкою “мишки” викликати функцію “Добавить цену реализации...”. Якщо прибутковий ордер містить декілька специфікацій, то можна послідовно зареєструвати ціни реалізації для всіх матеріальних цінностей.