1. Понятие термина «Документ» в системах КонсультантПлюс
В системах КонсультантПлюс под термином «Документ» понимается базовая единица информации, которая рассматривается и включается в ИБ системы как единое целое. В разных системах семейства КонсультантПлюс эта единица определяется по-разному.
В ИПК КонсультантПлюсЭксперт (и, в частности, в СПС КонсультантПлюс: ВерсияПроф) документ, как правило, содержит один правовой акт, но есть исключения, когда документ может содержать часть правового акта или, наоборот, состоять из нескольких правовых актов. Рассмотрим основные исключения.
Если правовой акт имеет очень большой объем, то есть файл с его текстом превышает предельно допустимую величину (3 Мб), то в этом случае акт дробится на части и вводится в информационный банк в виде нескольких документов. Примером может служить Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, который введен в ИБ (информационный банк) системы КонсультантПлюс ВерсияПроф в виде двух документов. Существуют еще и технические причины, из-за которых несколько правовых актов введено в ИБ системы КонсультантПлюсЭксперт в виде двух документов.
Если правовой акт содержит в качестве составной части (например, приложений) другие самостоятельные правовые акты, каждый из которых имеет собственные реквизиты (принявший его орган, дату принятия, номер и т.д.), то в этом случае все самостоятельные правовые акты вводятся в ИБ в виде отдельных документов. Например, Письмо Министерства РФ по налогам и сборам от 12 апреля 1999 г. № ИС-6-04/235 содержит в качестве приложения Федеральный закон от 30 марта 1999 г. № 54-ФЗ. Эти правовые акты введены в ИБ в виде самостоятельных документов.
Если правовой акт утверждает другой акт, не имеющий самостоятельных реквизитов, то эти акты вводятся в информационный банк в виде одного документа. Например, Постановление Правительства РФ от 25 мая 1999 г. № 564 утверждает «Положение о декларировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции». Эти два правовых акта введены в ИБ в виде единого документа.
2. Понятие Карточки реквизитов
Как уже было сказано, структурной единицей информационного банка системы является документ. Любой документ, кроме непосредственно текста, имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты): название, дата принятия, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других. Поэтому, чтобы найти необходимый документ, нужно тем или иным способом указать эти характеристики.
Чтобы легче было понять основные принципы поиска документов, в компьютерной базе данных, проведем аналогию с поиском документов в библиотеке.
Там для получения нужной литературы, прежде всего, необходимо заполнить карточку запроса — требование, где указывается, например, название журнала, год и месяц издания, номер. Не зная точно эти данные, читатель, как правило, обращается в систематический каталог библиотеки, где ищет подборку литературы по нужной тематике. Затем он заполняет карточку запроса, отдает ее библиотекарю и ждет ответ.
Для получения нужных документов из системы также требуется заполнить соответствующую карточку запроса, или, как она называется в системе, Карточку реквизитов
Карточка реквизитов — основное средство поиска документов в ИБ систем. Она представляет собой таблицу с некоторым количеством поисковых полей. Для каждого поискового поля в системе предусмотрен словарь, автоматически заполняемый и корректируемый по мере поступления документов в ИБ. При вводе в систему каждого нового документа его реквизиты заносятся в соответствующий словарь.
Таким образом, любому документу из ИБ обязательно соответствует определенный элемент в словаре каждого поля Карточки реквизитов, и, наоборот, каждому элементу любого словаря соответствует хотя бы один документ из ИБ.
Поэтому в словари входят все имеющиеся реквизиты и нет ни одного лишнего. Например, обратившись в словарь поля «Дата принятия», можно убедиться, что за 1924 г. имеется только одна дата — 23.04.1924. Это означает, что в информационном банке есть хотя бы один документ с этой датой принятия, но нет документов, принятых, например, 24.04.1924 и т.д.
Значения в словарях полей «Название документа» и «Текст документа» расположены в следующем порядке: сначала идут числа, заданные арабскими цифрами, затем иностранные слова в алфавитном порядке, затем русские слова в алфавитном порядке. Римские цифры заданы прописными буквами латинского алфавита и расположены среди иностранных слов. Многие слова в данных словарях заканчиваются символом «*», который заменяет окончание слова и позволяет искать слова с любым окончанием, то есть в различных грамматических формах.
Например, если при поиске документов указать в поле «Название документа» слово НАЛОГ*, то будут найдены документы, в названии которых встречаются слова НАЛОГ, НАЛОГИ, НАЛОГАХ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ и т.д.