4. Информационное обеспечение аис предприятий

4.1. Понятие, состав информационного обеспечения

Информационное обеспечение (ИО) автоматизированных информа­ционных систем – это совокупность методов и средств систематизации, структурирования, описания, хранения и ведения данных.

Информационное обеспечение АИС предприятия включает первичные, отчетные, нормативно-методические документы, классификаторы информации, файлы (массивы) информации, хранимой в ЭВМ. Следует отметить, что для управления предприятием наряду с документированной используется и недокументированная информация (устные сообщения, распоряжения и т.п.).

Выделяют внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение АИС. Информация представлена, соответственно, на бумажных носителях и в электронном виде (на машинных носителях). Товарные, платежные документы, договоры, планы, внутренние инструкции и многие другие документы, формируемые ЭВМ, представлены на бумажных и машинных носителях.

В управленческой деятельности должны учитываться многочисленные законодательные и нормативные ограничения, правовые акты органов представительной и исполнительной власти. Для быстрого поиска подобной информации на большинстве предприятий используются справочные правовые системы (СПС). Для решения некоторых задач управления предприятием используются также информационные ресурсы сети Интернет.

Информационное обеспечение АИС предназначено для отражения информации, характеризующей состояние предприятия, производственных, торговых, финансовых операций, товарных запасов, других объектов, процессов, в т.ч. внешних, и служащей основой для принятия обоснованных управленческих решений.

При создании АИС предприятия разрабатываются локальные (фирменные) классификаторы информации, определяется состав, содержание, производится ввод в ЭВМ условно-постоянной (нормативно-справочной) информации, необходимой для автоматизации решения учетных, финансовых, коммерческих и других задач, составляются оригинальные формы документов для внутрифирменного управления, в т.ч. планирования, анализа, контроля. В разработке информационного обеспечения АИС участвуют менеджеры, финансисты, экономисты и другие специалисты предприятия, хорошо знающие специфику его деятельности и решаемых задач.

К условно-постоянной (нормативно-справочной) относится информация, которая в течение длительного времени остается неизменной, многократно используется при обработке информации (решении задач) и считается постоянной при коэффициенте стабильности больше 0,6. Коэффициент стабильности определяется отношением количества позиций номенклатуры (реквизитов), не изменяющихся в течение квартала, года, к общему количеству этих позиций на начало года, квартала.

Программные тиражные комплексы для управления предприятиями включают регламентированные государством формы первичных документов, бухгалтерской, налоговой и другой внешней отчетности, наиболее часто используемые формы внутренней отчетности. Имеются средства для формирования локальных классификаторов информации, заполнения справочников условно-постоянной информации, а также для разработки нужных пользователям форм документов, отчетов для внутрифирменного использования. Справочники (электронные карточки) контрагентов, сырья, материалов, товаров и др. включают некоторый типовой базовый набор реквизитов, который, как правило, не в полной мере учитывает специфику, требования предприятия.

Поэтому для обоснованного выбора прикладного программного комплекса для АИС предприятия, надо разработать структуру локальных классификаторов материалов, товаров, контрагентов, определить содержание справочников условно-постоянной информации, проверить возможность их формирования с помощью той или иной программы. Трудности при формировании многоуровневых классификаторов и при пользовании ими, отсутствие в программе или невозможность добавления в справочник требуемых реквизитов должны выясняться при выборе программы, а не после ее приобретения.

Совокупность взаимосвязанных данных на машинных носителях образуют базу данных (БД). Базой данных называют также набор файлов, относящихся к одному информационному объекту. В соответствии с информационно-логическими (инфологическими) моделями описания данных различают иерархические (древовидные), сетевые и реляционные БД. Различают однопользовательские и многопользовательские, распределенные и централизованные БД.

Наибольшее развитие и распространение получили реляционные БД, имеющие табличный способ представления данных (строки и столбцы). Реляционная БД – это совокупность взаимосвязанных таблиц (файлов), каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Строка таблицы содержит, например, данные об одном поставщике, а столбцы описывают различные характеристики (атрибуты) поставщиков (код, наименование, юридический адрес и другие реквизиты). Записи (строки соответствующей таблицы) имеют одинаковый набор полей (столбцов), каждое из которых описывает только одну характеристику объекта, имеет строго определенный тип данных (текстовый, числовой, дата, гиперссылка и др.). Для каждого типа данных устанавливается соответствующий набор свойств (максимальная длина данных, которые могут содержаться в данном поле, количество десятичных знаков после запятой для полей числового и денежного типа, обязательность заполнения поля и др.).

Создание, редактирование базы данных, сохранение целостности, поиск информации, формирование результирующих документов (отчетов), вывод на печать производится с помощью системы управления базой данных (СУБД). Имеются мощные СУБД типа Oracle, DB2 (их называют промышленными, профессиональными) архитектуры «клиент-сервер» для большого числа пользователей (транзакций), поддерживающих разные сетевые протоколы, и СУБД для небольшого числа пользователей персональных компьютеров типа MS Access.

Задание на проектирование базы данных должен предоставить заказчик, включая состав реквизитов (характеристик) каждого объекта базы данных, список выходных данных, необходимых для управления предприятием. С помощью СУБД проектировщики разрабатывают структуру таблиц базы данных, все необходимые запросы для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователям в удобном виде. Запросы пишутся с использованием унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов). Особенность запросов состоит в том, что они берут данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу. Пользователи занимаются наполнением разработанной базы данных и получением данных из нее.