54.Классификация и кодирование информационных ресурсов.

Процесс документирования превращает информацию в информ.ресурсы. Инф.рес.-документы и массивы документов в инф.системе. Инф.рес.делятся на внемашинные (классификаторы, бумажные документы, методматериалы) и внутримашинные (1.файлы – одиночные документы, содержащие тексты законов, методич.указания, инструкции, нормативн.и справочн.инф. 2.базы данных – ориентированные на пользователя, не программиста, множество взаимосвязанных данных, структурированных таким образом, что достигается миним.избыточность максим.независимость от прикладных программ. 3.хранилища данных – создаются на основе баз данных, содержат предметно-ориентированную информацию). Документ – инф.сообщение на естественном языке, зафиксированное на бланке установленной формы и имеющее юридич.силу. Классификация – разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию. Классификация документов: 1.по отношению к объекту управления: *входящие *исходящие *внутренние. 2.по срокам предоставления: *регламентированные *с установлен.сроком. 3.по функционал.направленности деятельности: *правовые, нормативно-справочные *управленческие *налоговые *бухгалтерские. Классификатор – документ, с помощью которого осуществляется формальное описание инф.в инф.системе, содержащей наименование объектов , классификационных группировок и их кодовые обозначения. Типы систем классификации: 1.иерархическая – если признаков несколько и между ними существует иерархич.соподчиненность (почтовый адрес, ВУЗ-факультет-группа); 2.многоаспектная – используется для деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков (пол, успеваемость в ВУЗе, место проживания). Виды классификаторов: *общегосударственные (общерос.классификатор продукции ОКП, общерос.клас.видов эконом.деятельности ОКВЭД, общерос.кл.валют ОКВ, общерос.кл.отраслей народного хозяйства ОКОНХ, общерос.кл.информации по соц.защите населения ОКИСЗН) *отраслевые (для некоторых отраслей производства или видов деятельности) *локальные (для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации). Строятся обычно на иерархической системе и позволяют однозначно закодировать объект. Кодирование – процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными, букв-цифр. Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах. Кодирование: 1.классификационное – код получают с использованием классификатора; 2.регистрационное: *порядковая система кодирования (присвоение всем позициям порядковые номера), *серийная (номера присваиваются сериям), *позиционная (иерархическая соподчиненность признаков), *мнемоническая (код повторения), *шахматный код (кодирование двухпризнаковых номенклатур).

55.Электронный документооборот.

Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот. Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды. Функции систем электронного документооборота состоят в следующем: 1.Хранение электронных документов в архиве. Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами: *стоимостью хранения 1 мегабайта  информации; *скоростью доступа к информации. Задача заключается в выборе оптимального носителя. 2.Организация поиска документов. Существуют два типа поиска: *Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов м поиск идет по ним. Примеры атрибутов: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д. *Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.  Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый. 3.Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему. 4.Маршрутизация и передача документов. Маршрутизация в системе электронного документооборота - это  построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое. Три типа носителей: бумага, микрофиши, электронные носители. Известны: *Свободная маршрутизация: последовательная или параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной - он одновременно поступает к нескольким пользователям. *Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем понимается: -контроль доставки документа; -контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено); -мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием). *Маршрутизация  по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения. *Система электронной почты.