Введення даних у таблиці.

1 Етап – створення структури таблиці.

Робота із створення бази даних на персональному комп'ютері починається із створення таблиць. Після натиснення кнопки |Создать| у вікні База даних розробнику надається можливість вибору одного з трьох способів створення таблиці.

Якщо для створення таблиці вибраний режим конструктора, то з'являється вікно Таблица1:таблица, в якому визначається структура створюваної таблиці бази даних.

Для визначення поля у вікні, що відкрилося, задаються Ім'я поля, Тип даних, Опис (у вигляді короткого коментарю), а також в розділі Властивості поля задаються загальні властивості – на закладці Загальні і тип елементу управління – на закладці Підстановка.

Кожне поле в таблиці повинне мати унікальне ім'я, що задовольняє угодам про імена об'єктів в Access і що є комбінацією з букв, цифр, пропусків і спеціальних символів (за винятком знаків .! «»). Максимальна довжина імені – 64 символи.

Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити в поле, і операціями, які будуть виконаються з цими значеннями. У Access допускається використання восьми типів даних. Список можливих типів даних кожного поля викликається натисненням відповідної кнопки.

Загальні властивості поля задаються на закладці Загальні для кожного поля і залежать від вибраного типа даних.

Властивості полів:

Розмір поля – визначає максимальний розмір даних, що зберігаються в полі. Рекомендується задавати мінімально допустимий розмір поля, оскільки збереження таких полів вимагає менше пам'яті і обробка виконується швидше;

Формат поля – є форматом відображення заданого типа даних і задає правила представлення цих даних при висновку їх на екран або друк. Конкретний формат вибирається в списку значень властивості, що розкривається, Формат поля. Для числового і грошового типів даних задається число знаків після коми (від 0 до 15);

Підпис поля – задає текст, який виводиться в таблицях, формах, звітах;

Умова на значення – дозволяє здійснювати контроль введення даних, задає обмеження на значення, що вводяться, при порушенні умов забороняє введення і виводить текст, заданий властивістю Повідомлення про помилку;

Повідомлення про помилку – задає текст повідомлення, що виводиться на екран при порушенні обмежень, заданих властивістю Умова на значення.

Якщо при визначенні типу поля був вибраний майстер підстановок, то їм і будуть заповнені значення властивостей на закладці Підстановка.

2 Етап – збереження таблиці

Після визначення структури таблиці її треба зберегти. Для цього використовується команда Файл-Сохранить або кнопка панелі інструментів Зберегти . У вікні Збереження вводиться ім'я таблиці.

3 Етап – створення записів

Подвійним клацання миші по назві таблиці можна перейти в режим введення даних. У режимі таблиці можна вводити в створювану таблицю нові записи, заповнюючи її поля.

4 Етап – встановлення ключових полів

При створенні структури таблиць одне поле (чи одну комбінацію полів) треба назначити ключовим. З ключовими полями комп’ютер працює особливо. Ключові поля здійснюють зв'язок між декількома таблицями БД

Щоб задати ключове поле треба його виділити та натиснути кнопку на панелі інструментів або клацніть по полю правою кнопкою миші та у контекстному меню лівою кнопкою вибрати: Ключове поле. З’явиться ключ зліва від імені поля.