Окно конструктора запроса

О кно конструктора запроса разделено на две части. В верхней половине находятся окна таблиц со списками полей. Имя каждой таблицы отображается в строке заголовка такого окна.

Разработка запроса выполняется в несколько этапов:

1. Добавление полей в запрос;

2. Установка критериев отбора записей;

3. Сортировка записей.

Добавление полей в запрос

В запрос не следует включать все поля выбранных таблиц. Действие запроса должно распространяться только на те поля, которые нас интересуют.

Добавить нужные поля в бланк запроса можно путём перетаскивания их имён из списка, находящегося в верхней части окна конструктора, в строку бланка Поле. Ещё один способ – двойной щелчок по имени поля.

В случае, если хотите перенести все поля сразу в бланк запроса, то выделите имена переносимых полей(используя кл.CTRL) и перетащите их в колонку Поле бланка запроса. Как только Вы отпустите кнопку мыши, имена полей будут распределены по колонкам.

Если необходимо перенести в бланк запроса все поля, то выделите все поля, выполнив двойной щелчок на строке заголовка таблицы в верхней части окна конструктора запроса, и перетащите их в первую строку бланка запроса. Access автоматически разместит каждое поле таблицы в отдельной колонке.

Удаление полей из запроса

Для удаления поля из бланка запроса выделите колонку, в которой оно находится, и нажмите кл. DEL или выполните команду Правка, Удалить столбцы.

Установка критериев отбора записей

Посредством критериев отбора пользователь указывает программе, какие записи следует выбирать и отображать в запросах. Критерии отбора указываются для одного или нескольких полей. Для задания критериев используются операторы из таблиц 2 и 3.

Просмотр результата запроса

Готовый запрос можно просмотреть, выполнив команду Вид, Режим таблицы программного меню. Access отобразит на экране результирующий набор записей, которые отобраны из таблицы (таблиц) в соответствии с заданными критериями.

Если понадобится внести изменения в бланк запроса, следует перейти в режим Конструктор, воспользовавшись первой слева кнопкой панели инструментов, или выбрать команду Вид, Конструктор.

Перекрёстные запросы

Перекрёстные запросы позволяют компактно отображать данные и объединять однородную информацию. Таблицы, в которых отображаются результаты выполнения перекрёстного запроса, удобны для создания диаграмм и графиков.

Создание перекрёстного запроса с помощью мастера

Мастер перекрёстных запросов позволяет создавать запросы на основе только одной таблицы или одного запроса.

В окне БД перейдите на вкладку Запросы и щёлкните по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый запрос выберите Перекрёстный з апрос и нажмите на кнопку Ок. Сразу же начинает работать Мастер перекрёстных запросов.

В первом диалоговом окне выберите таблицу или простой запрос, на основе которого мастер создаст перекрёстный запрос. Если должны использоваться данные из двух таблиц, то сначала следует получить простой запрос, а затем на его основе строить перекрёстный. В завершении работы с первым окном нажмите кн. Далее.

Ч тобы указать, имена полей, которые должны использоваться в качестве заголовков строк перекрёстной таблицы, из предложенных полей Доступные поля следующего окна мастера выберите нужные и поместите их в список Выбранные поля посредством кнопки >, после чего нажмите кн. Далее.

П ерейдите в следующее окно мастера. В этом окне нужно выбрать поля, значение которых будут использоваться в заголовках колонок таблицы с результатами выполнения перекрёстного запроса. Нажмите кнопку Далее.

В следующем окне мастера укажите, значения какого поля должны находиться в ячейках результирующей таблицы, и выберите операцию для обработки этих значений. Кроме того, в таблице с результатами выполнения перекрёстного запроса можно определить, например, сумму значений в каждой строке. Для этого установите опцию Да в области Вычислить итоговое значение для каждой строки? В результате в запрос будет добавлена колонка с этими значениями.

На последнем шаге мастера необходимо задать Имя перекрёстного запроса, после чего нажмите Ок.

Пример созданного перекрёстного запроса приведён ниже.