Ход выполнения практической работы Создание базы данных

1. Загрузите СУБД ACCESS. Появится выплывающее окно-подсказка.

2. Установите отметку в строке "Новая база данных" и нажмите кнопку ОК.

3. Укажите имя базы данных (например, "Класс"), место ее размещения (папку) и нажмите кнопку "Создать". должно появиться окно объектов базы данных

Таблицы создаются двумя основными способами: в режиме конструктора и с помощью мастера. Вначале рассмотрим первый способ.

4. В окне выбрать объект "Таблицы" и режим "Создание таблицы в режиме конструктора". В этом случае таблица создается путем определеня имен полей, типов данных и свойств полей. Эта информация заносится в специальную таблицу

5. Занесите в таблицу имена полей, типы данных (они выбираются из предложенного списка, который появляется при нажатии кнопки ) и свойства полей. Если есть необходимость, дайте описание полям. После заполнения таблицы закройте окно с сохранением результатов.

При создании таблицы с помощь мастера имена полей, типы данных и свойства полей выбираются из списка распростаненных таблиц для делового и личного применения. В этом случае необходимо:

4. В окне выбрать объект "Таблицы" и режим "Создание таблицы с помощью мастера". Будет открыто окно мастера "Создание страниц"

5. Выбирая категорию и образцы таблиц, а затем образцы полей, переместите имена полей в окно "Поля новой таблицы" в том порядке, который соответствует вашей базе данных. Для добавления поля новой таблицы используется кнопка (добавить), для удаления ненужной записи кнопка (удалить). При необходимости можно переименовать имя поля. После формирования списка полей нажмите кнопку .

6. Задайте имя для новой таблицы и нажмите кнопку .

7. Оставьте неизменным режим "Ввести данные непосредственно в таблицу". Для этого просто нажмите кнопку .

Указание первичного ключа

Для идентификации каждой записи в таблице используется уникальный маркер, который называют первичным (главным) ключом. Как номерной знак идентифицирует автомобиль, так и первичный ключ однозначно определяет запись. Ключ таблицы служит для ссылки на записи таблицы из других таблиц. В качестве ключа может выступать как одно поле (например, Номер записи, Инвентарный номер и т.д.) так и несколько полей.

Чтобы задать ключ необходимо выделить поле (для выделения нескольких полей используйте клавишу Ctrl) и затем нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

Ключевое поле (поля) не должно быть пустым, т.е. в свойстве "Обязательное поле" должно быть указано "Да", в свойстве "Пустые строки" - "Нет". Значение по умолчанию для числовых полей не допускается.

Заполнение базы данных

При заполнении таблицы в режиме непосредственного ввода на экран выводится вся таблица (в первоначальный момент она содержит только одну пустую строку).

Необходимо заполнить соответствующие поля их значениями. Допускается оставлять поле не заполненным. Поле счетчика (N) не заполняется. Значение в поле счетчика изменяется автоматически.

Весьма удобным является режим заполнения таблицы с помощью форм. Форма создается вручную (будет рассмотрено позднее) или автоматически в случае создания таблицы с помощью мастера. Во втором случае необходимо при завершени формирования таблицы щелкнуть по строке "Ввести данные в таблицу с помощью формы, созданной мастером".

Далее необходимо заполнить предложенную форму. Переход к новой записи выполнятся либо после заполнения всех полей предложенной формы, либо при нажатии кнопки.

Задания

Разработайте структуру таблицы "Группа". Обязательными должны быть поля N, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Домашний адрес.

Создайте в режиме конструктора базу данных "Группа 1".

Создайте с помощью мастера базу данных "Группа 2".

В режиме непосредственного ввода заполните базу данных "Группа 1", используя сведения об учениках вашей группы.

Заполнить базу данных "Группа 2" используя форму, созданную мастером.

Скрыть столбец счетчика (N). [Как?]

Измените ширину каждого столбца, так чтобы ширина колонок была минимальной, но был виден весь текст [Как?]

Выполните сортировку таблицы по полю "Фамилия" в алфавитном порядке; в порядке, обратном алфавитному [Как?] .

Восстановите таблицу в исходное состояние и сохраните ее.

Вопросы для самоконтроля

1. В чем особенность создания БД в режиме конструктора?

2. В чем особенность создания БД с помощью мастера?

3. Какие характеристики поля можно изменять при создании БД с помощью мастера?

4. Как заполняется БД, созданная в режиме конструктора?

5. Как заполняется БД, созданная мастером?

6. Для чего используются свойства полей? Каковы основные свойства?

7. В чем преимущество заполнение БД с помощью форм?

8. Как выполняется поиск по значению поля?

9. Как выполняется сортировка данных?

10. Для чего нужен фильтр?

11. Как создается простой фильтр? Как организовать расширенный фильтр?

12. Как отфильтровать данные по нескольким значениям?