1.6. Загальні правила оформлення реквізитів

Розглянемо найзагальніші правила оформлення обов'язкових рек­візитів системи організаційно-розпорядчої документації.

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Рес­публіки Крим (реквізит 1) на бланках із кутовим розташуванням рек­візитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків назви організації, установи, а на бланках із поздовжнім розташуван­ням реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: ши­рина — 12 мм, висота — 17 мм.

Назва організації (реквізит 7) повинна відповідати назві, зазна­ченій у положенні (статуті) про неї. Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окре­мим рядком у центрі.

Дані про організацію (реквізит 9): індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телефону телеграфу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

Встановлено такий спосіб написання:

02101, Київ-1, вул.Грушевського, 4, тел. 2221512, факс 2217755.

У бланку для листів повинен бути вказаний номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Ці відомості потрібні для виконання роз­рахунково-грошових операцій та звільнення від постійної інформації тексту документа. Наприклад:

Розрахунковий рахунок № 287754/177 в Укрінбанку м. Києва МФ01724.

Назва виду документа (реквізит 10) дає перше загальне уявлення про призначення документа, визначає склад його наступних рекві­зитів, структуру тексту, ступінь обов'язкового виконання вимог, що в них містяться. В усіх документах, крім листів, наводиться назва виду документа, що сприяє прискореному сприйняттю змісту. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відпові­дати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

Дата (реквізит 11) є обов'язковим реквізитом будь-якого докумен­та. З датою пов'язана процедура набуття документом юридичної сили. Позбавлений дати, він до певної міри втрачає юридичну силу. Датою документа може стати день підписання, день затвердження, день прий­няття, день реєстрації. Приміром, датою листа або наказу є день їх підпи­сання; датою плану, звіту, інструкції — день затвердження. Датою про­токолів, актів є час здійснення зафіксованих у них вчинків, подій, фактів, явищ. Датою для рішення колегії (або наради) органу є дата його прийняття. Датою вступу в силу розпорядчого документа є день його одержання адресатом, якщо документом не обумовлено інший термін.

На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, да­тою документа вважається дата його підписання останньою організацією.

Дату документа власноручно проставляє в момент його підписан­ня (або затвердження) та особа, яка підписує або затверджує документ.

Дата оформлюється трьома парами арабських цифр, відокремле­них крапкою (напр.: 11.09.94, 22.07.2005). Перша пара цифр — це число місяця, друга — його порядковий номер, третя — рік. Дозволяється оформлювати дату й таким чином: 2004.11.20, де перша час­тина — рік, друга — місяць, третя — день місяця.

У нормативно-правових актах, протоколах, розписках, доручен­нях та документах, які містять відомості фінансового характеру, за­стосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 22 серпня 2004 року. Слово «рік» у цьому випадку не скорочується.

На бланку дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці.

Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.

Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12). Індексація доку­ментів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складан­ня, виконання та зберігання документів. Індекс — це умовне цифро­ве, буквене чи комбіноване позначення документа. Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який мож­на доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенк­латурою, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр.

Зокрема, можна оформлювати індекс таким чином: вхідний номер 04/22/177, де 04 — шифр структурного підрозділу автора документа; 22 — номер справи, де зберігається копія вхідного документа; 177 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних доку­ментів та канцелярії.

Індекс проставляється на одному рівні з датою. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через скісну риску.

Місце складання або видання (реквізит 14). Цей реквізит включає в себе назву міста чи населеного пункту, де видається розпорядчий або колегіальний документ.

Адресування документа (реквізит 16). Документи адресують органі­заціям, установам, їх структурним підрозділам або конкретним особам.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Найменування установи або її структурного підрозділу пишеться у називному від­мінку. Наприклад:

Міністерство освіти та науки України

Або Міжгалузевий інститут управління

Коли ж документ адресується керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата та пишеть­ся у давальному відмінку.

Директору Центрального державного архіву України (прізвище, ініціали)

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному.

Національна академія управління

Декану юридичного факультету

Власенку В. І. (прізвище, ініціали)

При надсиланні документа кільком посадовим особам або кільком однорідним організаціям адресати можуть зазначатися узагальнено: Ректорам

вищих навчальних закладів або

Головам господарських окружних судів України

До складу цього реквізиту може входити і поштова адреса.

Поштову адресу слід оформлювати таким чином: спочатку вказати назву організації, установи, підприємства, фірми, а вже потім її адре­су; в адресі спочатку пишеться назва вулиці, номер будинку, а потім назва міста, назва країни, поштовий індекс.

Національна юридична академія України ім. Ярослава Мудрого вул. Пушкінська, 77 м. Харків-24 Україна, 61024

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади і постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчас­но надрукованими адресами.

Документ не повинен містити більше чотирьох адрес. Слово «ко­пія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ста­виться. У випадку надсилання документа більш як чотирьом адреса­там складається список для розсилання і на кожному примірнику документа зазначається лише одна адреса.

Кожна складова частина реквізиту «Адресат» — назва установи; структурного підрозділу; назва посади; прізвище та ініціали особи, якій адресовано документ; поштова адреса установи — повинна дру­куватися з нового рядка.

При адресуванні документа приватній особі спочатку зазначаєть­ся прізвище, ім'я, по батькові, а потім адреса: вулиця/площа/проспект/провулок, номер будинку, номер квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс (у межах України). Наприклад:

Абаровському Віталію Олексійовичу

пул. Хрещатик, буд. 15, кв. 17

м. Київ, 02001

При адресуванні документів іноземним кореспондентам спочатку Пишеться ім'я та прізвище (або ініціали та прізвище), потім посада, найменування організації та її адреса (спочатку номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, поштовий індекс, а потім назва міста, назва країни). Наприклад:

Мг. ВЖпііе Мізз КЖаггеп

Іпіегпаііопаї Аззосіаііоп Тпе ІІпюегзііу Міззіззіррі

Вох 725 Баїїаз, Техаз, Сепіег іог іНе зіийу

V8А ІІпмегзііу, М8 386 77

Гриф затвердження (реквізит 17). Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затвер­джується відповідними органами або посадовими особами, до ком­петенції яких належить вирішення питань, викладених у цих доку­ментах.

Наводимо приблизний перелік документів, які підлягають затвер­дженню:

• акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи, передачі справ; ліквідації установ);

• звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні

роботи тощо);

• переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; ти­пових документальних матеріалів, що створюються в установах із за­значенням строків зберігання документів тощо);

• статути державних підприємств, об'єднань;

• програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);

• структура і штатна чисельність; _

• форми уніфікованих документів;

• штатні розписи;

• розцінки на здійснення робіт. Документ, який підлягає затвердженню, набирає чинності лише з часу його затвердження відповідними керівниками установ, органів або посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення пи­тань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного документа — постанови, вказівки, наказу. Нормативно-правовий акт (положення, інструкції, , правила тощо) повинен затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку пер­шого аркуша документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗА­ТВЕРДЖУЮ (великими літерами без лапок), назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, доти затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Заступник міністра освіти та науки України (підпис) П. І. Малишев 07.09.2003

При затвердженні документа розпорядчим актом (напр., постано­вою, наказом, протоколом) гриф затвердження на документі простав­ляється за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом ректора Національної академії управління 17.07.2001 №77 або

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державного комітету статистики України 22.08.2001 № 77

Резолюція (реквізит 18). У резолюціях відображаються результа­ти розгляду документів керівником. У них містяться вказівки з при­воду виконання документа.

Резолюція складається з таких елементів: прізвище й ініціали ви­конавця/виконавців (у давальному відмінку), якому відправлено доку­мент; вказівка про порядок і характер виконання документа (що і як слід виконати); вказівка про термін виконання документа; особистий підпис керівника; дата резолюції.

На документі в більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції необхідні, якщо у них деталізований по­рядок виконання документа або уточнюється його виконавець. За на­явності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або су­перечливість одна одній.

У резолюціях зазначають кількість виконавців (як правило, один, інколи два-чотири); відповідальною за виконання документа є особа, вказана першою. Для виконання доручення їй надається право скли­кати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додат­кових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата. Наприклад:

Прізвище, ініціали Підпис

Дата

Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не струк­турні підрозділи. Наприклад:

Прізвище, ініціали

Прошу підготувати звіт до (дата)

Підпис

Дата

Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконав­цеві ідею керівника.

Конкретні вказівки у резолюціях виражаються за допомогою на­казового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлег­лим особам. Наприклад:

Терміново відрядити... Негайно підготуйте листа...

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі документа, призначеному для підшиван­ня. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних блан­ках допускається у випадку, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа й уточнюються виконавці (п. 4.8.4 «Примірної інструкції з діловодства...»).

Заголовок до тексту документа (реквізит 19) складається до будь-якого документа, крім документа, оформленого на бланку формату А5.

Заголовок юридичного документа позначає предмет регулюван­ня акта, його зміст, визначає сферу його дії, відбиває головну ідею документа.

Заголовок має бути чітким, стислим, формулюватися за допомо­гою віддієслівних іменників. Починається заголовок із прийменника «про». Наприклад:

Свідоцтво про скасування заповіту (про що?)

Заява про встановлення факту прийняття спадщини

Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну

відповідальність Протокол засідання кафедри філософи (чого?) тощо.

Заголовок розміщується перед текстом зліва і має одну фразу. Вія не повинен перевищувати п'ять рядків машинописного тексту (при довжині рядка 28 друкованих знаків), пишеться з абзацу. Крапка після заголовка не ставиться.

У заголовку не рекомендується використовувати слова «щодо», «сто­совно» . Дозволяється скорочувати слова та словосполучення; скорочен­ня мають відповідати правилам орфографії та пунктуації, вимогам дер­жавних стандартів. Рекомендується уникати переносів слів.

Відмітка про наявність додатка (реквізит 22). Інколи до документів долучають різного роду додатки, які доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа (під текстом). Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка. Додатки до документів можуть бути трьох видів: додатки, що зат­верджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів); додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа; додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом (п. 4.11.1 «Примірної інструкції з діловодства...»).

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі реквізити, необхідні для конкретного виду документа. Існують такі способи оформлення додатків:

Якщо документ має додатки, які згадуються в тексті, або ті, що по­яснюють його зміст, то відмітку про це оформлюють за такою формою: Додаток: на 7 арк. у З прим.

Якщо документ має додатки, не вказані в тексті, то їх най­менування необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному з них і кількості їх примірників. Наприклад: Додатки: 1. Аналітична довідка на З арк. в 1 прим. 2. План роботи ... на 4 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, слід їх наявність оформлювати за такою формою:

Додаток: лист міністра юстиції України від 11.09.2004

№ 07-33/175 та додаток до нього, всього на 7 арк. у 3 прим.

Якщо додатків декілька, їх перераховують й нумерують, наприк­лад: додаток № 1, додаток № 2 і т. д.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в само­му документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 5 арк.

або Додаток: згідно з описом на 55 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином: Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається. Наприклад:

Додатки: Навчально-методичні рекомендації у 2 прим.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з поси­ланням на відповідний розпорядчий документ, його дату і номер, яка проставляється у верхньому правому кутку першого аркуша додатка. Наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства юстиції України

від 20.11.2001 №75

Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівни­ки структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Підпис (реквізит 23) — реквізит будь-якого юридичного докумен­та, один із основних способів засвідчення документів. В установах, що функціонують на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа — керівник закладу, його заступник чи керівник струк­турного підрозділу — відповідно до їх повноважень. Документи, що надсилаються організаціям певної галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів ус­танови відповідно до їх компетенції.

До складу реквізиту «Підпис» входять такі елементи: зазначення по­сади (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене — на документі, надрукованому на бланку), звання (якщо є); особистий підпис; ініціали й прізвище особи, яка підписала документ. Наприклад:

Начальник кафедри

цивільного права (підпис) Н. І. Власенко

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищо­го рівня керівник підписує всі примірники.

Якщо документ надсилають одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригі­нал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Підписи кількох посадових осіб на документах розміщуються ОДИН під одним у послідовності, що відповідає займаній посаді. Наприклад:

Директор Інституту (підпис) Ю. В. Конєвцевй

Головний бухгалтер (підпис) Л.Я.БорисюН

Якщо документ підписують декілька осіб, що займають однакові посади, їхні підписи розташовуються на одному рівні. Наприклад:

Міністр оборони України Міністр охорони здоров'я України

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Документи колегіальних органів (постанови, ухвали, протоколи то­що) підписують дві особи — голова та секретар колегіального органу:

Голова комісії (підпис) В.О.Абаровський

Секретар комісії (підпис) Г. В. Горзовський

Розпорядчі документи колегіальних органів, що видаються на ос­нові єдиноначальності, мають один підпис.

При складанні документів, підготовлених комісією, зазначаються не посади осіб, якими складено документ, а розподіл обов'язків у складі комісії. Наприклад:

Голова комісії (підпис) В. Г. Головко

Члени комісії (підпис) І. О. Жебрівський

(підпис) С.О.Іванова

Згідно з п. 5.23 ДСТУ 4163-2203 та п. 4.6.9 «Примірної інструкції з діловодства...» якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на про­екті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обо­в'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається фактич­на посада особи, яка підписала документ, її ініціали й прізвище (виправлення вносяться рукописним способом (чорнилом) або машино­писним способом, наприклад: Виконувач обов'язків, Заступник (В.о., Заст.). Не дозволяється перед найменуванням посади у підпису писа­ти прийменник «За» або проставляти скісну риску.

Розшифрування підпису в дужки не береться.

У документах вищих навчальних закладів, наукових установ, ус­танов культури тощо прийнято вказувати, крім посади, також звання й учені ступені. Вказують спочатку посаду, потім персональні, почесні, військові звання, вчений ступінь. Розшифрування підпису повинно бути розміщене на рівні останнього рядка назви посади, а якщо вка­зується і звання (при надсиланні органами внутрішніх справ докумен­та до цивільної установи звання в реквізиті «Підпис» не вказується), годі на його рівні.

Гриф погодження (реквізит 24). Погодження — попередній розг­ляд питань, які містяться в проекті документа. Мета погодження до­кумента — підвищити його якість шляхом компетентної оцінки змісту, редакції, оформлення відповідними посадовими особами.

Розрізняють дві форми погодження документів — внутрішня (з під­розділами та посадовими особами установи) й зовнішня (з підвідомчи­ми та непідвідомчими організаціями). Внутрішнє погодження докумен­та — це його візування. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється грифом погодження, який друкується на два-три міжрядкових інтервали нижче реквізиту «Підпис». Якщо грифів по­годження декілька, вони можуть бути оформлені на одному рівні вер­тикальними рядками або на окремому аркуші.

Гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок, двокрапка після нього не ставиться), найменування посадової особи, з якою погоджується проект документа, назви організації, звання (якщо є), особистого підпису, ініціалів, прізвища особи, дати.

ПОГОДЖЕНО Генеральний директор фабрики «Фармак» (підпис) (ініціали, прізвище) 11.05.2003

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з ко­легіальним органом, гриф погодження оформлюється за такою формою:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Вищої атестаційної комісії України

27.05.2005 № 17

Коли зміст документа стосується більше трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться позначка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформлюється таким чином:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище

Дата Дата

Віза (реквізит 25). Внутрішнє погодження документа оформлюють візуванням проекту документа посадовою особою.

Віза — це підпис особи, який означає, що ця особа згодна зі змістом документа. Віза містить такі елементи: назву посади, особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, дату завізуван-ня. Наприклад:

Начальник планово-економічного

управління

(підпис) І. М. Ковальова

17.07.2001

Візу розміщують як на лицьовому, так і на зворотному боці остан­нього аркуша проекту документа нижче реквізиту « Підпис ». Візу став­лять на примірнику документа, який залишають в установі.

Зауваження та пропозиції до проекту документа обов'язково допо­відають особі, яка підписує документ, а також викладають на окремо­му аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:

Начальник юридичного відділу (Підпис) І. В. Власенко

Зауваження і пропозиції додаються 30.03.2005

Проекти нормативно-правових актів установи перевіряються пра­цівниками юридичної служби установи на їх відповідність законодав­ству та візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша.

Відбиток печатки організації (реквізит 26). Для засвідчення най­важливіших документів проставляють печатку, яка свідчить про їх справжність.

Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи. Печатки можуть бути гербові (із зображенням Державного Герба) й прості.

Гербова печатка проставляється на тих документах, де відтворен­ня відбитка гербової печатки спеціально передбачається нормативни­ми актами, а саме: на оригіналах документів, які засвідчують юри­дичні або фізичні права особи (паспорт, трудова книжка, диплом, посвідчення, доручення, відгук на дисертацію, положення, статут, договір тощо); при фіксації фактів використання коштів і матеріаль­них цінностей. Також гербова печатка ставиться на положеннях (ста­тутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Подаємо приблизний перелік документів, на які необхідно простав­ляти гербову печатку:

• акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, ииконання робіт; списання; експертизи тощо);

• аркуші погодження проектів нормативно-правових актів;

• висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що над-гилають до Вищої атестаційної комісії України;

• довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюд­жетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо);

• довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюд­жетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення;

• договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне спів­робітництво, підряду, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо);

• заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо);

• зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

• посвідчення про відрядження;

• листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо);

• подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями);

• протоколи (погодження планів поставок);

• реєстри (чеків, бюджетних доручень);

• специфікації (виробів, продукції тощо);

• статути державних підприємств, об'єднань;

• титульні списки;

• штатні розписи (п. 4.6.15 «Примірної інструкції з діловодства...»). Гербова печатка — кругла, у центрі розміщено зображення герба,

а навколо вказується повне найменування установи.

Листи, що виконуються на бланку, не вимагають засвідчення пе­чаткою.

Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, прямокутну, трикутну, герб на них не зображується. На таких печатках відтво­рюється назва установи чи структурної частини.

Прості печатки, а також гербові з написом «Для господарських і гро­шових документів» використовують, головним чином, для засвідчен­ня справжності копій і розмножених примірників розпорядчих доку­ментів, а також довідок, пов'язаних із підтвердженням трудової діяльності громадян, місцем роботи, заробітної плати тощо. Перелік інших документів, на яких ставиться печатка, визначається установою,

Відбиток печатки проставляють з лівого боку документа так, щоб охо­пити останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Прізвище виконавця та номер його телефону (реквізит 28). Кож­ний документ повинен містити відомості про його безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця та номер його службового телефону проставляють на лицьовому або зворотному боці у нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

Левицький 217 77 00

Відмітка про виконання документа і направлення його до спраии (реквізит 29). Під час проходження документа в установі обов'язково слід робити такі позначки:

а) про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому лівому березі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

б) про взяття документа на контроль — на лівому березі першого ар­куша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Конт­роль» або літера «К»;

в) про виконання документа і направлення його до справи у лівому кутку нижнього берега першого аркуша документа. Вона містить такі дані: коротку довідку про виконання (якщо вона не додається окремо), словосполучення «До справи», вказівку на номер справи, в якій доку­мент зберігатиметься, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця, наприклад:

До справи М 07-5 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 22.08.2005 (Посада) (Ініціали, прізвище)

11.09.2005

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена.