15. Системы классификации и кодирования

При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам, которая осуществляется на основе систем классификации и кодирования.

Классификация - это распределение элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. В единую систему классификации и кодирования входят самые разнообразные классификаторы: общегосударственные, отраслевые, локальные (составленные для АИС предприятий).

После классификации идет кодирование - процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям по определенным правилам, установленным системой кодирования. Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Коды могут быть следующих видов: цифровые, буквенные, смешанные.

К кодам предъявляются следующие требования:

• должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;

• быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;

• должны быть стабильными, часто не пересматриваться;

• иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;

• быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

16. Проектирование документации

Входные и выходные документы являются формами носителей информации, имеющими юридичекую силу. Во входных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в выходных документах - сводно-группировочные сведения, которые являются результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств. В финансово-кредитных организациях используется только унифицированная документация; требования к таким документам:

• стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформительной частей;

• приспособление к компьютерной обработке;

• включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Первичные документы могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. Первичные документы формируются либо традиционными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на компьютере. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т.е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную или на печатающих машинках сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В заголовочной части помещаются постоянные справочно-группировочные признаками с их названиями и кодовыми обозначениями, в содержательной части переменные признаки и количественно-суммовые реквизиты, в оформляющей части - подписи юридических лиц, ответственных за хозяйственные операции. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями. Ввод информации с первичных документов на клавиатуре компьютера ведется по макетам, отраженным на экране дисплея.

Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги - по степени возрастания итогов. В ходе проектирования разрабатываются "шапки" выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычисления промежуточных величин и итоговых строк в соответствующие клетки помещаются формулы расчета.