Лабораторная работа №8 Подготовка документаWordк печати

С самого начала создания документа, который предполагается распечатывать на принтере, нужно «держать в уме» то, как он будет выглядеть на бумаге. Это касается всех деталей оформления: размеров страницы, еёполей;макетаразмещения информации на странице и на листе;стилязаголовков и абзацев основного текста; красотырасположения абзацев и иллюстрацийна отдельных страницах и т.п.

Если документ готовится к типографскому изданию, то обычно требования к оформлению обговаривает само издательство. Если же Вам нужно подготовить самостоятельный документ, детали оформления придётся продумывать самому.

1. Задание макета и параметров страницы. Какой бы размер страницы Вы ни задали, печататься она будет на листе бумаги вполне конкретного формата, определяемого моделью принтера. Наиболее распространёнформат бумагиA4 – по размерам это ¼ развёрнутого газетного листа, а метрически это лист шириной в 21 см и высотой в 29.7 см. Часто на таком листе вдоль его широкой стороны печатают на боку 2 страницы – такой формат страницы называетсяA5, а боковая ориентация текста при этом называетсяальбомной(в отличие от обычной вертикальнойкнижной).

Исходя из отмеченных обстоятельств и следует задавать размеры страницы и её полей. Кроме того, необходимо учитывать, будут ли листы переплетаться (а значит, нужно предусмотретьполе под переплёт) и будет ли печать страниц производиться на обеих сторонах листа (и тогда необходимо указатьрежим зеркальных полей– чтобы место под переплёт оказалось с одного края листа). Помимо прочего следует не забыть, чтостраницыещёнужно пронумероватьи, может быть, подписать – а для этого требуется продумать устройство специальных областей сверху и/или снизу страницы, называемыхколонтитулами.

Всё названное можно настроить по меню WordФайл ► Параметры страницына закладкахРазмер бумаги,Источник бумагииПоля.

ЗАДАНИЕ. Открыть новый документ Word. Выставить для него формат бумагиA4. Размеры полей страницы и характеристики колонтитулов посмотреть и оставить пока без изменения. Переплёт предусмотреть слева листа шириной в 1.5 см. Поле внутри также определить в 1.5 см. Задать режим зеркальных полей. Ориентация страницы пусть будет книжная. Сохранить новый документ под именемПечать. Ваша_фамилиявсвоейпапке.

2. Оформление колонтитулов. Колонтитулов на каждой странице может быть два –верхнийинижний. Они отводятся под специальную информацию в документеWord. В колонтитуле обычно проставляютномер страницы. Но там же можно набирать и какой-тотекст(например, заголовок текущей главы), выводитьдату и время. Более того,Wordпозволяет размещать в колонтитулах дажетаблицы и рисунки.

Доступными области колонтитуловстановятся по менюВид ► Колонтитулы.При этом на экран выводится панель инструментовКолонтитулы, а на странице документа появляется рамка с мерцающим курсором клавиатуры, ограничивающая область верхнего или нижнего колонтитула.Расстояние от края страницы до рамки колонтитуларегулируется по инструментальной кнопкеПараметры страницыв окне на закладкеИсточник бумаги.

Переход между областями колонтитуловосуществляется с помощью инструментальной кнопкиВерхний/нижний колонтитул.Форматирование внутри рамок колонтитуловвыполняется по тем же правилам, что и набор основного текста документа.

Первой страницей (обложкой) многих документов в форме отчётов является титульный лист. Пример – первая страница данного документа.Макет обложкиобычно таков (всё по центру страницы):в первой строкерасполагается название организации, от имени которой производится отчёт; ав последней строкеуказывается город и через тире год издания отчёта;по середине листаприводится автор иниже– название отчёта крупными буквами. Кроме этого, на обложке могут быть ещё какие-то специфические абзацы, выровненные к левому или правому краю.

Так вот, очевидно, что название организации удобно набрать в верхнем колонтитуле страницы, а город и год – в нижнем. При этом набор текста на основной части титульного листа не сдвинет и не вытолкнет со страницы информацию в колонтитулах.

ЗАДАНИЕ 1. Создать титульный лист документа Печать. Ваша_фамилия. Для чего, находясь на единственной пока (а значит – первой) странице этого документа, вызвать панель инструментовКолонтитулы. Затем по кнопкеПараметры страницыв одноимённом окне выйти на закладкуИсточник бумаги. Там в полеРаздел, Начать раздел:через окошко прокрутки установить режимНа текущей странице. А в полеРазличать колонтитулыпоставить «птички»при статусахпервой страницыичётных и нечётных страниц. Завершить настройку, кликнув по клавишеOK.

Войти в область верхнего колонтитула документа и там по центру набрать, к примеру, текст: «Томский госуниверситет». Затем перейти в область нижнего колонтитула и там по центру набрать, например, текст: «Томск – 2000». После чего закрыть панель инструментовКолонтитулы.

Находясь в области основного теста документа выровнять (инструментарием Word) горизонтально по центру страницы знак абзаца «¶» и клавишей клавиатурыEnterразмножить этот знак вертикально до центра страницы. И здесь набратьВаши инициалы и фамилию, и далее – заголовок в виде фигурного текста, к примеру, из слов: «Документ к печати». Привязать фигурный текст к абзацу с фамилией.

Как ясно из задания, Wordумеет различать колонтитулы разных по счёту страниц документа (а более точно – страництекущего разделадокумента). Это позволяетпо-разному подписывать страницы, в зависимости от места их расположения в разделе. Чем мы уже и воспользовались при создании титульного листа.

Теперь научимся подписывать в колонтитулах следующие страницы документа. И прежде всего заведём хотя бы одну страницу после титульного листа. Для этого достаточно создать новый раздел документа по пунктам меню Вставка ► Разрыв, где в полеНачатьнадо установить режимновую страницу.

В новом разделе режим колонтитулов уже отличается от титульного листа. Как определено выше в ЗАДАНИИ 1, это режим Различать колонтитулы чётных и нечётных страниц. При этом страницы с номерами 2, 4, 6 и т.д. можно подписать одним образом, а страницы с номерами 3, 5 и т. д. – другим.

ЗАДАНИЕ 2. По пунктам меню Вставка ► Файлскопировать во второй раздел документаПечать. Ваша_фамилиясодержимое Ваших прежних документов:Редактирование,Форматирование,Таблицы, иРисунки.

Подписать в верхнем колонтитуле с выравниванием вправочётные страницыпополненного документа, к примеру, как «ЛабораторнаяVII»; анечётные страницыподписать в верхнем колонтитуле с выравниваниемвлево, например, как «Подготовка документа к печати».

Для того чтобы сделанные надписи хорошо отделялись от основного текста на страницах, можно подчеркнуть их какими-нибудь отбивочными линиями по Вашему вкусу. Сохранить пополненный документ.

Вспомним теперь, что главное, для чего используются колонтитулы, – это нумерация страницдокумента. Быстро пронумеровать страницы возможно, используя инструментарийКолонтитулы. Однако более красиво это можно сделать по пунктам менюWordВставка ► Номера страницчерез настройки одноимённого окна.

В этом окне можно задать: положение номерана странице (вверху, внизу);выравнивание номерав области рамки колонтитула (слева, справа, по центру и т.п.);форматизображенияномера(выбирается по клавишеФормат). Можно также указать,ставить ли номер на первой страницедокумента (титульный лист нумеровать не принято). Как в итоге может выглядеть нумерация страниц – иллюстрирует данный документ.

ЗАДАНИЕ 3. С помощью инструментов окна Номера страницпронумеровать, начиная со второй страницы, документПечать. Ваша_фамилия. Нумерацию задатьВнизу страницыс выравниваниемСнаружи. Вид нумерации отследить поОбразцу.Форматномера выбрать по вкусу. Сохранить пронумерованный документ.

3. Проверка расположения абзацев. Такая проверка выполняется для того, чтобы исключитьнекрасивое размещение текстана отдельных страницах илинеудачные разрывы текстамежду страницами.

Примером некрасивого расположения абзаца может служить заголовок или его часть в конце страницы в отрыве от основного текста на следующей странице. (Вообще заголовки крупных разделов документа обычно принято размещать с новой страницы).

Типичным примером неудачного разрыва абзаца может служить висячая строка, т.е. первая или последняя строка абзаца, которая оказалась не на той же странице, что и остальная часть абзаца.

Плохое расположение абзацана страницеможно исправить(при этом курсор клавиатуры должен быть внутри корректируемого абзаца). Для исправления нужно пройтись по пунктам менюWordФормат ► Абзац, и в открывшемся окне выбрать закладкуПоложение на странице. А там, в полеРазбивка на страницы, следует установить «птички»при подходящих статусах:запрет висячих строк; не разрывать абзац; не отрывать от следующего; с новой страницы.

Наиболее удобно просматривать внешний вид документаперед печатью в специальном режиме, задаваемом по инструментальной кнопкеПредварительный просмотр. При этом можно наблюдать от одной до нескольких страниц одновременно. Причём это будет именно то изображение, которое напечатает принтер – без служебных непечатаемых символов и знаков разметки документа.

И ещё, если на последней странице документа оказалось 2-3 строки(что некрасиво), то в режимеПредварительный просмотрпо кнопкеПодгонка страниц можно попроситьWordсжать документ(и убрать пустую последнюю страницу) за счет небольшого уменьшения размера шрифта.

ЗАДАНИЕ. Выполнить предварительный просмотр всего документа Печать. Ваша_фамилия. Найти в своем документе места неудачного расположения текста и иллюстраций и исправить их. Результат показать преподавателю, затем сохранить исправленный документ всвоейпапке.

4. Печать документа, находящегося в активном окнеWord, выполняется по пунктам основного менюФайл ► Печать. При этом открывается соответствующее диалоговое окно с настройками принтера, в котором и можно задать параметры печати.

К сожалению, когда принтерна компьютерене установлен(что зачастую и бывает на практике), диалоговое окно будетне доступно, а печать – не возможна. В такой ситуации, если документ всё-таки нужно распечатать, его следует «сбросить» на дискету и прийти с ней в то место, где есть компьютер с принтером.