Выбор языковых моделей

Цель	Тип документа	Языковая модель
Информативная	Служебная записка Информационное письмо Сопроводительное письмо и т. д.	Извещаем Вас о том, что … Информируем Вас о том … Сообщаем … Уведомляем, что…
Побудительная	Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление	В связи с … приказываю … Назначить исполняющим обязанности… Ужесточить контроль за сроками исполнения договора … Обязать всех сотрудников …
Правовая	Договор Доверенность	(Наименование сторон) заключили договор о нижеследующем … Банк обязуется осуществлять расчетно-кассовое обслуживание клиента Фирма … в лице … обязуется …
		Я, нижеподписавшийся, доверяю …
Инициирующая поддержание отношений	Справка Гарантийное письмо Письмо-просьба	Дана в том, что … действительно работает в … (является студентом); (является членом кооператива …) Фирма…гарантирует… Гарантируем оплату счета… Прошу рассмотреть мое заявление…(вопрос о…) Просим сообщить…
Выражающая предупреждение, требование, отказ, приглашение	Письмо-напоминание Письмо-требование (рекламация)	Напоминаем, что… Вынуждены выразить несогласие с качеством поставляемого товара… Предъявляем претензию к…
	Письмо-ответ	Ваши рекомендации приняты к сведению… Договор не может быть заключен в силу следующих причин… Ввиду отсутствия документов за…годы в архиве подтвердить стаж Вашей работы не представляется возможным…

Речевой этикет в документе

Речевой этикет – это нормы речевого поведения, принятые в данном обществе; это национально специфичные правила речевого поведения, применяемые в ситуациях вступления собеседников в контакт и для поддержания общения, соответственно обстановке общения, социальным признакам коммуникантов и характеру их взаимоотношений.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета.

Деловой этикет – это порядок поведения, принятый в сфере делового общения. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Деловой этикет требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

Между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей тональности учтивости и корректности.

Адресант не должен побуждать адресата к срочному принятию решения; навязывать решение вопроса; начинать ответ с отказа в тех случаях, когда не представляется возможным положительное решение вопроса.

Адресат, со своей стороны, обязан дать оперативный и четкий ответ.

Успех деловой коммуникации определяет и выбор языковых средств в общении.

1. Наименование адресата в документе может быть универсальным и профессиональным.

Наиболее общая формула обращения: Уважаемые господа! Уважаемый господин …(фамилия)!

К высокопоставленным чиновникам, заслуженным деятелям науки, депутатам принято обращаться со словами Глубокоуважаемый и многоуважаемый.

При обращении к должностным лицам органов государственной власти и управления, президентам компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии: Уважаемый господин председатель!

Нарушением правил речевого этикета является обращение по следующей формуле: Уважаемый + господин + (фамилия) + (имя, отчество)!

В официальных документах возможно наименование адресата по профессии, должности, воинскому званию и т.п. Например: Уважаемый профессор… При этом название профессий, должностей, званий сохраняет форму мужского рода и в тех случаях, когда они относятся к женщине. При апелляции к лицам одной профессии распространено обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемый коллега!

Глаголы в деловых письмах употребляются в форме изъявительного наклонения, редко – повелительного наклонения (позвольте поблагодарить Вас…). Преобладают формы глаголов первого лица множественного числа: Сообщаем Вам, что …; Напоминаем…Направляем в Ваш адрес… Форма первого лица единственного числа используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц: Прошу дать ответ… Предлагаю… Приглашаю…

В функции речевых этикетных средств могут выступать вводные слова, позволяющие не нарушать такие принципы этикета, как вежливость и корректность, особенно в письмах-отказах. Здесь целесообразно использовать вводные слова типа: На наш взгляд… К сожалению…, а также синтаксические конструкции типа: Несмотря на предпринятые нами усилия… Мы рассматриваем возможность предоставления Вам… Надеемся на долгосрочное сотрудничество… Желаем успехов!

С помощью формул речевого этикета можно снять чрезмерную официальность, придать высказыванию при необходимости экспрессивные оттенки. Например: Нам приятно сообщить, что… Мы обеспокоены отсутствием… Мы полагаем, что оптимальное решение…

Итак, выбор той или иной формулы речевого этикета зависит от конкретной коммуникативной ситуации (благодарность, просьба, извинение и т.д.). От того, как отражается в деловой переписке та или иная речевая ситуация, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил. В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительный записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы.

В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

По отражаемым в них видам деятельности документы подразделяются на две группы:

1. служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

2. официально-деловая переписка, включающая документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

Основные виды служебной документации:

1. Организационно-правовая документация: учредительный договор, уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания.

2. Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

3. Информационно-справочная документация, которая в свою очередь условно подразделена на оперативно-информационную – письма, телеграммы, факсы, докладные и служебные записки и т.п. и справочно-информационную – акты, протоколы, отчеты и др.).

4. Документация по личному составу: автобиография, анкета, доверенность, заявление, личные дела, резюме, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.