Вимоги до тексту документа
Текст є головним елементом документа. Він містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом, побудованих за правилами певної мовної системи і розташованих за вимогами відповідної композиції документа. Текст постає засобом відтворення зв’язного мовлення , тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. Складаючи текст документа потрібно дотримуватися певних вимог, найголовнішими з яких є: достовірність та об’єктивність змісту, точність, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені у ньому факти відображають справжній стан речей чи перебіг подій.
Об’єктивність змісту документа проявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам діючого адміністративного права. Найважливіші документи завжди є предметом колегіального розгляду. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи (установи або її структурного підрозділу), а тому особистий момент повинен бути зведений до мінімуму. У зв’язку з цим більшість документів оформляються від третьої особи.
Точність тексту досягається відсутністю подвійного тлумачення наявних в ньому слів та висловів. Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлення з реальною діяльністю. Вона в значній мірі залежить від уміння однозначно висловлювати думки, використовуючи мовні засоби відповідно до норм сучасної української літературної мови. Для цього потрібно добре знати предмет мовлення, мову і володіти її лексичним запасом. Найбільш можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, синоніми, омоніми, пароніми, терміни.
З точністю багато спільного має логічність, бо характеризує мовлення з огляду на його зміст, а також забезпечує смислову послідовність змісту. Вона виявляється шляхом використання певних прийомів. Повинні чітко прослідковуватися причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність реалізується ще й за допомогою протиставлення, яке найчастіше виражається словами “проте”, “однак”.
Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, черговості подій та фактів. Досягти цього можна шляхом використання слів “одночасно”, “спочатку”, “водночас”, “потім”. Одним із прийомів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: “для цього”, “тому”, “тому що”, “з цією метою”.
Логічна послідовність викладу досягається також за рахунок чіткого членування тексту документа на окремі пункти, що забезпечується нумерацією, буквенними позначеннями, поділом на абзаци.
Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів, що означають результативність: “отже”, “таким чином”, “ у результаті”.
Логічність і точність викладу впливає на розуміння й сприйняття змісту висловлювання слухачем або читачем.
Доречним є текст, у якому мовні засови відповідають меті, темі, логічному змісту, ситуації мовлення.
Доречність мовлення тісно пов’язана з його чистотою. Чистота мовлення забезпечується вживанням слів, що відповідають нормам літературної мови. Руйнують чистоту мовлення діалектні, просторічні слова, канцеляризми, жаргонізми, професіоналізми, іншомовні слова. Надмірне їх використання засмічує мову, робить її важкою для сприйняття. Ці слова варто вживати тільки в разі потреби. Іншомовні слова використовуються лише в тому разі, коли вони є міжнародновизнаними. Це фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, діловодства, зовнішньої торгівлі, поштово-телеграфних зв’язків: бланк, віза, гриф, дебет, кредит, акредитив, альпарі, штраф тощо.
У діловому мовленні особливо актуальною є проблема мовних штампів – готових зразків для висловлення думки: що нижче підписалися, беручи до уваги, вищезазначені, доводити до відома, зупинитися на питанні. Недоречне їх використання робить фрази беззмістовними, а зміст некоректним або неконкретним.
Беззмістовною мову робить і надмірне вживання вставних слів, які нічого не виражають у тексті: значить, розумієте, буквально, взагалі, ну так би мовити та ін. Часте використання слів такого типу створює враження нерішучості, некомпетентності, низької мовної культури.
Щоб мовлення було переконливим, живим, потрібно використовувати фразеологізми, допустимі в офіційно-діловому стилі. Наприклад: докласти зусиль, внести лепту, увійти в ритм, тримати курс.
Повним є такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи і розкриває мету.
Стислим називаємо текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим виступає такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозицій або виконання прохань, викладених у документі.
Текст як головна частина документа складається з таких взаємозумовлених логічних елементів:
вступу (зазначається причина написання документа);
основної частини або доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти чи інші матеріали);
закінчення або висновку (розкривається мета, заради якої складено документ).
Текст, що складається із самого закінчення називається простим, а той, що містить усі логічні елементи, - складним.
Під час підготовки тексту документа слід дотримуватися таких правил:
Правильно й у певній послідовності розміщувати реквізити.
Текст викладати від третьої особи. Наприклад: Академія просить…, комісія ухвалила…, міністерство не заперечує…, підприємству потрібні…Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, накази, розпорядження, доповідні й пояснювальні записки, доручення тощо.
.Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови.
Уникати образних, емоційно забарвлених висловів та суб’єктивного ставлення до висловленого. Тон документа має бути нейтральним.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для.
Дієприслівникові звороти вживаються на початку речення: Враховуючи…, Розглянувши…, Беручи до уваги…
Уживати прямий порядок слів у реченнях: підмет стоїть перед присудком, означення – перед означуваним словом, додаток – після керуючого слова, вставні слова – на початку речення.
Надавати перевагу простим реченням, мовним штампам і кліше.
Використовувати лише загальноприйняті графічні скорочення та абревіатури: р-н, обл., м., с., км., млн, грн, ДАСОА, ДАУ.
Уживати інфінітивні конструкції:
Створити комісію…
Надати допомогу…
Розглянути питання…
Попередити адміністрацію…