Тема 3.Загалні вимоги до складання та оформлення документів.

Питання для самостійного розгляду : класифікація документів за різними ознаками.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення на­зивається діловодством.

У практиці діловодства документи поділяються на види й групи. Види документів визначають за такими ознаками:

За найменуванням: заяви, листи, телеграми, довідки, службові запи­ски, інструкції, протоколи тощо.

За надходженням: службові й особисті. Службові (офіційні) створю­ються організаціями або їх представниками, а особисті - окремими особа­ми поза сферою їх службової діяльності.

За місцем виникнення: внутрішні (складені всередині організації) та зовнішні (створені для ділового спілкування з іншими організаціями);

За призначенням: організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, з особового складу.

За напрямком: вхідні і вихідні.

За формою: стандартні (регламентовані) та індивідуальні (не реґламентовані). Останні, як правило, торкаються якоїсь непередбаченої ситуа­ції, тому тут можливий індивідуальний тон викладу матеріалу та емоційно забарвлений текст.

За строками виконання: звичайні безстрокові (виконуються за чер­гою), термінові (зі встановленням терміну виконання) й дуже термінові (з позначкою "дуже терміново").

За ступенем гласності: секретні (з позначкою "секретно") і несекретні (для службового користування).

За стадіями створення: оригінали (основний і єдиний його примір­ник з усіма підписами і засвідченням), копії (точне відтворення оригіналу з позначкою "копія" вгорі праворуч), виписки (якщо треба відтворити час­тину документа), дублікати (якщо документ загублено).

За складністю: прості (односкладові) і складні.

За строками зберігання: постійні, тривалі (понад 10-ти років), тим­часові (до 10-ти років).

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним спосо­бом;

За носієм інформації: (оформлені на папері, диску, фотоплівці, маг­нітній стрічці, перфострічці).

На групи документи поділяються залежно від їх призначення.

До документації з особового складу відносять заяви, накази щодо особового складу, автобіографії, характеристики, резюме, контракти з найму працівників, трудові книжки, особові листки з обліку кадрів.

До інформаційно-довідкових документів належать службові листи, звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, оголо­шення, телеграми, телефоно й радіограми, анотації, рецензії, відгуки, прес-релізи, статті, протоколи, довідки, повідомлення.

До документів з господарсько-договірної діяльності належать дого­вори, контракти, трудові угоди.

До обліково-фінансових документів відносять акти, доручення, роз­писки, накладні, списки, таблиці.

У практиці діяльності державних установ і державної служби найчас­тіше зустрічаються укази, закони (видаються або затверджуються Прези­дентом України), постанови (видаються Верховною Радою і Кабінетом Міністрів), рішення (видаються місцевими радами), інформаційні запис­ки (тип службової записки, в якій подається інформація про певну діяль­ність конкретного підрозділу або події у межах певного часу для вищої ін­станції).

Незважаючи на те, що існують найрізноманітніші типи та види доку­ментів, усі вони можуть бути повноцінним джерелом інформації тільки за умови дотримання таких вимог:

1. видаватися повноважними органами або особами;

2. не суперечити діючому законодавству;

3. бути достовірними, базуватися на фактах і містити пропозиції або вказівки;

4. складатися за встановленою формою;

5. бути бездоганно відредагованими і оформленими.

6. Підводячи риску під аналізом функціональних стилів, можна зробити висновок, що принципової межі між ними не існує. Ось чому при вживанні поняття "ділова мова" треба мати на увазі щонайменше чотири сучасних стилі - діловий, науковий, публіцистичний і розмовний, тому що ділова мова містить близькі і навіть спільні мовні засоби різних рівнів. Уміле їх використання - необхідна умова досягнення глибин професійного спілку­вання. При цьому неабиякого значення набуває відчуття й розуміння мов­них особливостей на всіх рівнях національної мови: фонетичному, графіч­ному, граматичному і лексико-семантичному.