2. Законы, функции и цели системы управления.

Специфические законы управления выражают наиболее сущест­венные связи и отношения различных элементов систем управле­ния между собой и с внешней средой.

Среди основных законов управления можно выделить следующие.

Закон единства и целостности системы управления. Он гласит, что система управления должна обладать организационным и функ­циональным единством. Организационная целостность обеспечива­ется составом необходимых элементов для выполнения поставлен­ных задач управления, а функциональная — реализацией функций, необходимых для достижения целей системы.

Единство системы управления означает, что она образует собой новую систему, а не арифметическую сумму частей, фрагментов и блоков.

Закон сохранения пропорциональности и рационального сочета­ния всех элементов любой системы управления. Это означает, что ра­циональное сочетание элементов систем обеспечивает их соответ­ствие по функциональным и структурным возможностям, уровням, направлениям, целям и задачам развития.

Закон эффективности системы управления в зависимости от объема использованной информации. Этот закон отражает зави­симость между качеством выполнения задач управления и объ­емом информации, используемой для принятия управленческого решения.

Зависимость между эффективностью управленческого решения (Э), а также расходуемым на его принятие временем (Т) и объемом используемой информации (И) показана на рисунке 1.4.

Рис. 1.4. График зависимости между эффективностью управленческого решения, временем на его принятие и объемом используемой информации

Из графика видно, что с увеличением объема поступающей ин­формации эффективность принимаемого решения (кривая Э) быст­ро растет. Однако после накопления определенного объема инфор­мации дальнейшее ее увеличение уже существенно эффективность не повышает,

Кроме того, с увеличением объема информации время, расхо­дуемое на принятие решения (кривая Т), изменяется по-разному. Когда информации недостаточно, времени на принятие решения будет затрачиваться много, так как необходимо рассматривать мно­жество вариантов действий.

По мере увеличения объема используе­мой информации число вариантов, подлежащих рассмотрению, ста­новится меньше, а эффективность возрастает значительно. Поэтому время, затрачиваемое на принятие решения, уменьшается. Даль­нейшее увеличение объема информации приводит к увеличению времени на принятие решения, требующего значительных затрат на обработку, осмысление, сопоставление и анализ. При этом качество принимаемых решений повышается менее интенсивно, поскольку оно уже близко к оптимальному.

Если время, отводимое на принятие решения, ограничено (Г„), то любой объем информации в интервале а...б считают достаточ­ным, поскольку он обеспечивает принятие решения в допустимые сроки. Однако необходимым будет только тот объем информации, который находится в интервале в...г, т.е. обеспечивает принятие эф­фективного решения в минимальное время.

Закон единства и соподчиненности критериев эффективности, ис­пользуемых в процессе управления. Эффективность любого планируе­мого управленческого действия зависит от соответствия выбранным критериям эффективности. Учитывая, что каждая управленческая структура руководствуется своими ведомственными целями, нельзя выработать такого универсального критерия эффективности, кото­рый мог бы служить показателем степени достижения целей на лю­бом уровне управления.

На одних уровнях управления для характеристики степени до­стижения цели может быть достаточно одного показателя, а на бо­лее высоких уровнях управления потребуется несколько показате­лей.

Единство и соподчиненность используемых критериев эффектив­ности обеспечиваются за счет выполнения следующих требований;

локальные критерии (критерии оценки конкретных мероприя­тий) должны быть подчинены, логически следовать из критериев, используемых на более высоких уровнях;

для оценки аналогичных мероприятий должны использоваться унифицированные критерии, что обеспечивает возможность срав­нивать ожидаемые и фактические результаты достижения аналогич­ных целей и обобщать результаты достижения общих целей.

Закон совместимости применяемых технических средств соподчиненным и взаимодействующим системам управления. Этот закон от­ражает одно из важнейших условий обеспечения эффективности взаимодействия различных систем при совместном решении задач управления.

Особенно важны требования этого закона при автоматизации системы управления. Автоматизированные системы управления представляют собой комплекс технических средств сбора, передачи, обработки, хранения и отображения информации, которые могут иметь различную физическую и техническую основу. Несмотря на это, они должны составлять единую систему создания и переработки информационных потоков, а значит, обладать необходимой для этого совместимостью.

Кроме технической совместимости средства автоматизации должны обладать информационной и программной совместимо­стью.

Информационная совместимость предусматривает единую клас­сификацию информации, используемой в автоматизированной сис­теме управления, единую систему формализации документов и т.д.

Программная совместимость означает обеспечение работы комп­лекса средств управления по единым программам и достигается за счет применения унифицированных машинных команд и специаль­ных ретрансляторов, обеспечивающих преобразование программ, записанных на разных алгоритмических языках.

Основными эта­пами процесса любой системы управления являются:

• сбор и обра­ботка информации;

• ее анализ, диагноз и прогноз, систематизация (синтез), установление цели;

• выработка решения, направленного на достижение цели;

• последовательная конкретизация общего реше­ния в виде планирования, программирования, проектирования, выработки конкретных (частных) управленческих решений;

• организа­ция деятельности для выполнения решения;

• контроль за этой деятельностью (включая кадровое обеспечение);

• сбор и обработка информации о результатах деятельности и новый цикл этого непре­рывного процесса.

Таким образом, управление — это вид деятельности, который со­стоит из следующих основных функций:

• планирование,

• организация,

• мотивация,

• координация

• и контроль.

Рассмотрим назначение и свойства основных функций управ­ления.

Процесс управления любой системой начинается с постановки целей в процессе планирования. Поэтому функция планирова­ния является начальной в системе управления и одновременно ве­дущей.

Планирование — вид управленческой деятельности по опреде­лению перспектив развития управляемой системы — разработке на этой основе заданий на определенный промежуток времени и организационному их оформлению в качестве показателей деятель­ности, по которым осуществляют контроль и оценку.

Цель планирования — разработка рационального плана на основе выработанного решения.

Функция планирования включает прогнозирование, составление стратегического (долгосрочного) и на его основе перспективного (среднесрочного), текущего и оперативно-производственного планов.

Стратегическое планирование представляет собой набор дейст­вий и решений, которые требуют разработки специфических стра­тегий, направленных на достижение выбранных целей в течение длительного времени.

Тактическое планирование — второй основной этап процесса планирования организационных систем. В отличие от стратегиче­ского планирования, связанного с выбором целей и решений, по­следствия которых сказываются в течение длительного времени, при тактическом планировании формируют условия для достиже­ния промежуточных целей применительно к достаточно коротким периодам времени (как правило, год).

При этом тактиче­ские планы более конкретны и более детальны. Их составляют, как правило, для управленческой системы в целом, и рассчитаны они на короткий отрезок времени, с определенным начальным и конечным состоянием. Таким образом, тактические планы по сравнению со стратегическими содержат более конкретные цели действий, более детализированы и необходимы для поддержки стратегических планов.

Оперативное управление — функция управления, обеспечиваю­щая функционирование управляемых процессов в рамках парамет­ров, заданных планом, программой, регламентом. Оперативное управление (как функция) основано на получении информации, поступающей от управляемого объекта, и используют его в целях устранения отклонений или компенсации возмущающих воздейст­вий, а также предупреждения возможных отклонений.

Для систем любого типа большое значение имеет организация управления как функция, основным назначением которой яв­ляется обеспечение организованности всех управляемых и управ­ляющих процессов системы управления.

В процессе организации система обеспечивается трудовыми, техническими, финансовыми, материальными и другими ресурсами, предназначенными для ре­ализации выбранного направления развития системы.

В процессе реализации функции организации создастся органи­зационная структура, позволяющая подсистемам структуры управ­ления эффективно взаимодействовать для достижения общих целей.

Сущность функции мотивации заключается в том, чтобы подсистемы выполняли свои функции в соответствии с делегиро­ванными им обязанностями и сообразуясь с планом.

Особое положение занимает среди функций управления конт­роль, по результатам которого корректируют решения, план и сис­темы функциональных структур, созданных для достижения цели системы управления.

Существует две основные формы контроля — активный и пас­сивный.

Контроль пассивный осуществляется дискретно, по окончании какого-либо процесса. При контроле активном во время всего про­цесса на управляемый объект оказывается воздействие через функ­цию оперативного управления, что позволяет устранять отклонения и компенсировать возмущающее воздействие с минимумом потерь.

Таким образом, управление является непрерывным процессом принятия управляющего воздействия и его осуществления, направ­ленным на эффективное достижение цели системы на основе ин­формации об объекте и состоянии среды.

Между информацией и структурой управления в системе имеются органичная взаимосвязь и взаимозависимость. Объем, вид и направление потоков информа­ции предопределяют состав, структуру и взаимодействие составных элементов системы (объекта). Излишняя и неправильная информа­ция усложняет структуру управления, увеличивает материальные и трудовые затраты при формировании системы. Нерациональные и замедленные потоки информации ведут к дублированию функций, нарушению ритма функционирования системы управления, сниже­нию персональной ответственности руководителей и исполнителей.

Основные недостатки формирования информационных потоков при создании систем управления:

1. Параллельность прохождения одинаковой информации, собираемой разными структурами (и даже разными элементами одной структуры).

2. Отсутствие единства при формировании информации. Каждая структура использует свои плановые и отчетные показатели, нормативно-справочные данные, формы документов и т. д.

3. Повторяемость информации. Одни и те же массивы и виды информации представляются неоднократно с разной периодично­стью (ежесуточно, ежемесячно, ежеквартально и т. д.). По существу, это последовательно повторяющиеся потоки одной информации.

4. Запаздывание информации. Время на передачу, обработку ин­формации и принятие управленческого решения должно быть меньше времени, в течение которого могут произойти необратимые процессы на управляемых объектах.

5. Излишние объемы информации вследствие неупорядоченности данных и сведений как по их виду, так и по объему.

Формирование целей является основополагающим исходным этапом управления.

К основным целям управления можно отнести:

• желаемое (требуемое) состояние объекта или системы управления;

• определенный требуемый результат деятельности.

К целям управления предъявляют определенные требования, к числу которых можно отнести:

• всестороннюю научную и практическую обоснованность цели;

• четкую определенность;

• четкую формулировку необходимых и достаточных условий ре­ализации целей (ресурсы, сроки, исполнители).

Так как цель представляет собой желаемое состояние объекта уп­равления, которое характеризуется совокупностью свойств, имею­щих иерархическую структуру, то главную цель можно представить в виде совокупности частных целей (дерева целей), характеризую­щей желаемое состояние объекта управления. Кроме того, в про­цессе достижения поставленной цели система проходит ряд проме­жуточных состояний, которые также можно представить в виде промежуточных целей (этапов).