2.2. Работа с таблицами в окне базы данных

Microsoft Access позволяет достаточно просто вносить изменения в проект базы данных. Однако, прежде чем вносить в БД изменения, следует учесть следующее:

* Microsoft Access не вносит автоматически сделанные в таблицах изменения в использующие эти таблицы запросы, формы, отчеты, макросы или модули, пользователь должен сам внести изменения в зависимые объекты;

* пользователь не сможет изменить тип данных для поля, которое используется в определении связи между таблицами. Сначала нужно удалить определение связи, в котором участвует это поле;

* нельзя изменить определение таблицы, которая открыта в запросе, форме или отчете. Прежде чем открыть таблицу в режиме конструктора для внесения изменений, нужно закрыть все объекты, которые ссылаются на эту таблицу.

Удаление таблиц.

Для того, чтобы удалить таблицу, достаточно выделить ее в окне базы данных и нажать клавишу Del или выполнить команду Правка/Удалить.

Переименование таблиц.

Для переименования таблиц необходимо выделить ее в окне базы данных и выполнить команду Файл/Переименовать и ввести в диалоговом окне новое имя таблицы.

Создание резервной копии.

Перед внесением достаточно серьезных изменений следует сделать резервную копию таблицы. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу, которую нужно скопировать, щелкнуть по корешку Таблицы в окне базы данных.

2. Выделить таблицу, которую нужно копировать, щелкнув по ее имени в окне базы данных.

3. Выполнить команду Правка/Копировать. С помощью этой операции вся таблица (структура и данные) копируется в буфер обмена.

4. Выполнить команду Правка/Вставить, ввести новое имя таблицы и выбрать режим копирования: Структура и данные, Только структура или Добавление данных в таблицу. От последних изменений, если они оказались неудачными, можно отказаться, выполнив команду Правка/Отменить.

2.3. Работа с таблицей в режиме конструктора

Переименование полей.

Для переименования поля нужно открыть таблицу в режиме конструктора , переместить курсор в столбце Поле на нужную строку и изменить имя поля.

Если уже определены некоторые запросы, формы, макросы или модули, использующие поле, имя которого изменено, необходимо также изменить имя этого поля во всех указанных объектах.

Вставка полей.

Для вставки поля необходимо открыть таблицу в режиме конструктора, переместить курсор на строку определения поля, перед которым нужно вставить новое поле, и выполнить команду Правка/Вставить строку.

Копирование полей.

Для копирования полей выполняются следующие действия:

1. В режиме конструктора следует выделить целиком строку, содержащую определение поля, которое нужно скопировать (щелкнув по области маркировки строки или нажав клавиши Shift+пробел).

2. Скопировать строку в буфер обмена, выполнив команду Правка/Копировать.

3. Переместить курсор на строку, которая должна следовать за вставляемой строкой и вставить пустую строку командой Правка/Вставить строку.

4. Выделить пустую строку, щелкнув по ее области маркировки и выполнить команду Правка/Вставить. После вставки скопированной строки следует заменить в ней имя поля.

Удаление полей.

Удалить ненужные поля можно в режиме конструктора, выделив определение поля, щелкнув по области маркировки строки, и нажать клавишу Del.

Можно выделить группу полей, удерживая нажатой клавишу Shift и нажимая клавиши со стрелками вверх и вниз, чтобы выделить несколько несмежных строк, следует при нажатой клавише Ctrl щелкнуть по области маркировки нужных строк.

Перемещение полей.

В режиме конструктора таблицы следует выделить перемещаемую строку, клавишами Ctrl+F8 включить режим сдвига, переместить выбранное поле в нужное место с помощью стрелок вверх и вниз и выключить режим сдвига клавишей Ecs.

Microsoft Access предоставляет пользователю изменять типы данных или размеры полей даже в том случае, когда в это поле уже внесены данные.

Изменение типов полей.

Для изменения типа данных достаточно открыть таблицу в режиме конструктора и для нужного поля выбрать новый тип данных. Единственный тип данных. Который нельзя преобразовать в другой тип - это объект OLE. С некоторыми ограничениями Microsoft Access может успешно преобразовать любой тип данных в любой другой.

Изменение размера поля.

Всегда можно увеличить размер текстового или числового поля. Однако, уменьшение размера текстового поля может привести к частичной потере хранимой информации 9текстовые значения будут усечены справа до нового размера поля).

При уменьшении размера числового поля при преобразовании данных могут возникнуть ошибки. Microsoft Access округляет и усекает числовые значения при преобразовании данных с плавающей точкой к целому или денежному типу.