Создание базы данных

Процесс создания базы данных рассмотрим на примере модели базы данных информационной системы "Студенты университета".

Схема 1 – схема данных информационной системы «Студенты университета»

В системе Microsoft Access процесс создания базы данных выполняется следующим образом. При запуске системы появляется диалоговое окно для выбора режима работы (рис. 1), в котором следует выбрать пункт Новая база данных...

Рис. 1 - Создание файла

После выбора первого пункта появляется окно для задания пути сохранения и имени новой базы.

Создадим папку на диске с именем Ваша_фамилия для сохранения файла базы данных и зададим имя базы – Ваша_фамилия_STUDENTS, нажмем на кнопку Создать, после чего откроется окно базы данных.

Далее необходимо задать структуру таблиц. Далее описан режим создания таблиц с помощью Конструктора. Умение использовать этот режим необходимо каждому пользователю для создания новых таблиц и модификации структуры уже существующих.

Выберем вкладку Создание, нажмём кнопку Конструктор таблиц (рис. 2) и опишем структуру главной таблицы базы данных, т.е. зададим имя, тип, размер каждого поля таблицы, а также первичный ключ (если необходимо), индексированные поля и подпись (рис. 3). Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово - для удобства использования их в запросах и программах, работающих с базой данных; задание подписей для полей облегчает разработку экранных форм и отчетов.

Рис. 2 - Окно базы данных

Рис. 3 - Описание структуры таблицы SPISOK в конструкторе

Структура таблицы SPISOK приведена в табл. 3.

Таблица 3. Структура таблицы SPISOK
Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
NZ	Счётчик	Длинное целое	Да (Совпадения не допускаются)	№ зачетки
FIO	Текстовый	50		Фамилия, имя, отчество
DATA_P	Дата/время	Краткий формат даты		Дата поступления
N_FCLT	Числовой	Байт	Да (Допускаются совпадения)	Факультет
N_SPECT	Числовой	Байт	Да (Допускаются совпадения)	Специальность
KURS	Числовой	Байт		Курс
N_GRUP	Числовой	Байт		Группа
N_PASP	Текстовый	30		Номер паспорта

Для поля NZ следует задать свойство "Ключевое поле", т.к. номер зачетки - уникальный для каждого студента и однозначно его идентифицирует в таблице базы. По окончании описания структуры таблицы даем команду Сохранить (на стандартной панели инструментов, в меню - раздел Файл, или при закрытии окна конструктора) и задаем название таблицы - SPISOK.

Аналогичным образом создаем в базе данных справочник факультетов с именем файла FCLT, структура его приведена в табл. 4, специальностей SPECT, оценок OCENKI и предметов PREDMETS.

Таблица 4. Структура таблицы FCLT
Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле			Подпись
N_FCLT	Числовой	Байт	Да (Совпадения не допускаются)			Номер факультета
NAME_F	Текстовый	50				Название факультета
Таблица 5. Структура таблицы SPECT
Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле			Подпись
N_SPECT	Числовой	Байт	Да (Совпадения не допускаются)			Номер специальности
NAME_S	Текстовый	50				Название специальности
Таблица 6. Структура таблицы OCENKI
Имя поля	Тип данных	Размер поля		Индексированное поле	Подпись
NZ	Числовой	Длинное целое		Да (Допускаются совпадения)	Номер зачетки
SEMESTR	Числовой	Байт			Семестр
N_PREDM	Числовой	Целое		Да (Допускаются совпадения)	Предмет
BALL	Числовой	Байт			Оценка
DATA_B	Дата/время	Краткий формат даты			Дата
PREPOD	Текстовый	50			Преподаватель

Таблица 7. Структура таблицы PREDMETS
Имя поля	Тип данных	Размер поля	Индексированное поле	Подпись
N_PREDM	Числовой	Целое	Да (Совпадения не допускаются)	Номер предмета
NAME_P	Текстовый	50		Название предмета

После этого необходимо выбрать вкладку Работа с базами данных, Схема данных (рис.4.) и создать связи один ко многим между таблицами (смотри схему 1).

Рис. 4 - Вкладка Работа с базами данных