3.Документальное оформление поступления материальных запасов и их расхода.

Для выполнения производственной программы предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и приобретают или производят их.

В отделе материально-технического снабжения ведут ведомости (машинограммы) оперативного учета выполнения договоров поставки. В них отмечают выполнение условий договора о поставке, количестве материалов, цене, сроках отгрузки.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование (в 2 экземплярах, 1- покупателю, 2- через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к ж/д накладной и т. д. Эти документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют соответствие объема., ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и т. д. В результате проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Там же осуществляют контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный №, дату записи, наименование поставщика, дату и № транспортного документа, №, дату и сумму счета, род груза, № и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Проверенные платежные требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки материалов.

В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов экспедитором составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, при их приемке экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами (однострочные- на один определенный вид материала, в многострочный записывают все принятые материалы). Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. Тогда проставляется штамп, в котором содержатся основные реквизиты приходного ордера.

Если количество и качество не соответствуют данным поставщика, то приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или незаинтересованной организации. Акт составляют также при неотфактурованной поставке.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то первичный документ- товарно-транспортная накладная, ее применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождений.

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов, оставшихся от ликвидации основных средств, оформляют одно- или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов.

Подотчетное лицо составляет товарный счет или акт (справку), где указывается дата, место покупки, наименование и количество материалов, цены, данные паспорта продавца.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отправляемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Расход материалов ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в 2 экземплярах на один или несколько видов материалов сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные или полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, № склада, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный № и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов. Один экземпляр этой карты вручают цеху-получателю, другой- складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного акта-требования на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №__» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без каких-либо дополнительных документов.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными накладными-требованиями на отпуск (временное перемещение) материалов, которые выписываются цехом-получателем в 2 экземплярах: 1- с распиской кладовщика остается в цехе, 2- с распиской получателя у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют одно- или многострочными накладными-требованиями на отпуск (временное перемещение) материалов. Их составляют в 2 экземплярах материально-ответственные лица участка, отпускающего ценности.

Отпуск материалов сторонними организациями или хозяйствами своего предприятия, расположенными за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выполняет отдел снабжения в 2 экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: 1 экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, 2- у получателя материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то 1 экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документах по расходу материала можно использовать карточки складского учета. Представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся оправдательными документами.

На небольших предприятиях отпуск материалов на производство продукции осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Они составляются подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение, реализацию продукции. После утверждения руководителем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленных в 2 экземплярах: 1- сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на 2 экземпляре, а 2 остается на складе.