Выборка записей по нескольким значениям в нескольких полях

Существует возможность создать фильтр для нескольких полей с применением нескольких условий для каждого. Для этого нужно использовать одновременно несколько условий, связанных оператором конъюнкции And (и). Фильтр, объединяющий условия фильтрации оператором дизъюнкции Or (или), выполняет отбор записей, которые удовлетворяют либо одному, либо другому значению, т.е. хотя бы одному из нескольких значений.

Теперь поговорим о запросах, которые отличаются от фильтров следующими свойствами:

• запрос можно сохранить в виде объекта базы данных;

• чтобы создать запрос, нет необходимости открывать таблицу или форму;

• запрос может содержать поля из нескольких таблиц;

• в качестве основы для отчета или формы вместо таблицы можно использовать запрос;

• специальные запросы можно использовать для вычислений, для обобщения информации, для добавления записей из одной таблицы в другую, для удаления записей, а также для глобального редактирования.

3.3.1 Создание запроса

Наиболее гибким вариантом является создание запроса в режиме конструктора: задается имя таблицы, имена отбираемых столбцов, условия отбора, сортировки и вывода на экран. Условия, находящиеся в одной строке конструктора объединяются логическим оператором "и", а в разных строках  оператором "или". Можно также создать запрос по одному из следующих вариантов:

• простой запрос  позволяет указать таблицы из которых выбираются данные и имена столбцов.

• перекрестный запрос  при создании в рамках одной таблицы, напоминает сводную таблицу Excel (необходимо указать строки, столбцы, данные и функцию обработки данных). Для того, чтобы создать перекрестный запрос на основании нескольких таблиц надо сначала создать простой запрос, содержащий все необходимые столбцы из этих таблиц.

• повторяющиеся записи  выводит повторяющиеся записи из таблицы: указывается столбец по которому надо искать повторы и другие столбцы, данные из которых надо выводить для каждой из повторяющих­ся записей (например, для одинаковой "Зарплаты" вывести "ФИО"). Если дополнительные столбцы не указаны, то выводится "значение"  "количество повторов".

• записи без подчиненных  поиск записей, не имеющих связей с записями в другой таблице (например, клиенты, не имеющие заказов).

Помимо создания запроса одним из выше перечисленных способов, можно задать запрос и непосредствен­но, в виде инструкций SQL. Для этого необходимо перейти из режима конструктора запроса в режим SQL (Меню Вид/Режим SQL).

Лекция 4

4.1 Создание форм

Использование формы облегчает ввод, редактирование и просмотр данных.

Существует несколько способов создания формы. Рассмотрим основные из них.

Мастер Форм

Составление базы данных с нуля – задача трудоемкая. В Access существует множество средств разработки, облегчающих процесс создания и настройки объектов. Одним из таких средств в Access 2000 является Мастер форм (Form Wizard). Мастер поможет вам создать форму в процессе диалога: в окне мастера необходимо ответить на несколько вопросов относительно макета и структуры формы. Мастер форм позволяет:

• выбирать поля для формы, в том числе при необходимости из нескольких таблиц;

• выбирать порядок следований полей в форме;

• выбирать основную таблицу для формы (что само собой определяет порядок следования записей), основанной на нескольких таблицах;

• выбирать вид формы: в столбец, ленточный, табличный или выровненный;

• выбирать стиль формы.