Налаштування параметрів розрахунків

У вepxньому розділі вкладки Розрахунок (рис. 6) розташовані параметри, що впливають на роботу програми в цілому. За допомогою параметра Режим розрахунку можна визначити, чи буде MS Project автоматично перераховувати календарний план після введення фактичних даних, або перерахунок доведеться запускати вручну. Для переходу до першого режиму потрібно вислати перемикач Автоматичний, до другого - Ручний. Значення параметра Розрахунок) визначає, які проекти будуть перераховуватися: всі відкриті проекти (перемикач У всіх відкритих проектах), або лише активний (перемикачі В активному проекті).

Рис. 6. Закладка (Розрахунок) у діалоговому вікні налаштування параметрів MS Project

Підготовка таблиць і представлень

Коли параметри, що впливають на розрахунки, налаштовані, потрібно підготуватися до введення даних у файл. Для цього можна змінити стандартну таблицю Відслідковування, щоб до неї були включені необхідні поля. Можна також створити таблицю для відслідковування в автоматичному режимі за допомогою панелі Project Guide (Консультант).

Панель інструментів Tracking (Відслідковування)

У MS Project є спеціальна панель інструментів Відслідковування, яку зручно використовувати для швидкого введення даних про хід виконання робіт за проектом. Щоб вивести цю панель на екран, потрібно клацнути на її назві в підменю Вигляд> Панелі інструментів.

Рис. 7. Панель інструментів Tracking (Відслідковування)

Діалогове вікно оновлення проекту

Діалогове вікно Оновити завдання зручно використовувати при відстеженні відсотка завершення задач, так як при цьому відпадає необхідність налаштовувати таблицю для введення даних. Викликати його можна як з панелі інструментів Відслідковування, так і за допомогою однойменної команди в меню Сервіс> Відслідковування. Із цього ж меню можна викликати інше діалогове вікно, Оновити проект, за допомогою якого оновлюється статус проекту в цілому. Це діалогове вікно (рис. 8) зручно використовувати при відслідковування всіх завдань проекту відразу.

Рис. 8. Діалогове вікно Оновлення проекту

Процес відслідковування проекту

MS Project містить ряд автоматизованих засобів для оперативного перепланування, що дозволяють швидко перенести невиконану роботу на час після заданої дати (поточної дати або дати звіту). Вони запускаються автоматично в момент введення даних за завданнями (при встановлених прапорцях в налаштуваннях розрахунків, які переносять невиконані роботи до дати звіту) або вручну в будь-який момент (за допомогою панелі інструментів і діалогових вікон поновлення завдань і проекту). Перепланування можна також проводити вручну за допомогою діаграм з погодинними даними, наприклад Task Usage (Використання завдань).

При відслідковування проекту можуть використовуватися декілька методів, причому найбільш точним є введення погодинної інформації про хід виконання кожного призначення кожного завдання проекту. Але цей метод потребує найбільше часу. Інші методи менш точні, але їх застосування потребує менших трудовитрат.

ОЦІНКА ПОТОЧНОГО стану ПРОЕКТУ

Перший рівень аналізу полягає в простому порівнянні ходу виконання проекту за поточним планом і в оцінці впливу фактичного ходу робіт на передбачувані дату закінчення і витрати на проект. Для цього можна скористатися новими полями Status (Стан) і Status Indicator (Індикатор стану). Крім того, швидко визначити завдання, виконання яких вибивається з графіка, можна і за допомогою ліній ходу виконання робіт. Численні представлення та звіти дозволяють визначити, як фактичний хід робіт вплинув на планові дату закінчення і витрати на проект, зазначені в базовому плані.

ОЦІНКА стану ПРОЕКТУ в порівнянні з поточним ПЛАНОМ

Перший захід боротьби з відставанням проекту від календарного плану - це визначення задач, виконання яких запізнюється. У Project 2003 є поля, за допомогою яких можна миттєво "вирахувати" завдання, які відхилились від графіку. Відкрийте діаграму Ганта і скористайтеся лініями перебігу виконання робіт (progress lines). Крім того, визначити завдання і призначення, виконання яких йде не за планом, можна за допомогою спеціальних фільтрів.

Використання лінії виконання робіт

Лінії виконання робіт (Progress Line) - це лінії, що сполучають на календарному графіку відмітки значення параметра %Complete всіх робіт проекту (рис. 9).

Рис. 9. Лінії виконання робіт

Лінію виконання робіт можна потрактувати як профіль ходу виконання проекту: якщо зубці, утворювані лінією виконання, направлені вліво (рис. 9), то проект відстає від графіка, якщо ж зубці направлені управо - проект виконується з випередженням графіка. На одному календарному графіку можна створити довільну кількість ліній виконання робіт. По їх формі і взаємному розташуванню можна візуально оцінити динаміку проекту: чи виконується він рівномірно, або деякі ділянки поступово починають «гальмувати» проект (або навпаки, занадто випереджають інші). Лінію виконання робіт можна додати на календарний графік двома способами:

· за допомогою кнопки Add Progress Line, розташованої на панелі інструментів Tracking;

· за допомогою діалогового вікна Progress Lines; є в цьому вікні елементи управління дозволяють також змінювати формат і видаляти створені раніше лінії виконання.