Пути повышения эффективности коммуникаций
Существует ряд способов, которые можно использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций.
Перестаньте говорить. Невозможно слушать, разговаривая.
Помогите говорящему раскрепоститься. Создайте у человека ощущение свободы. Это часто называют созданием разрешающей атмосферы.
Таблица 9.1.
Невербальная коммуникация
Основные типы невербальной коммуникации |
Примеры |
Движения тела |
Жесты, выражения лица, движения глаз, прикосновения, позы |
Личные физические качества |
Строение тела, вес, рост, цвет волос и кожи, запах тела, мускулатура |
Речь |
Качества голоса, грамотность, частота речи, засоренность речи, смех, зевание и т.п. |
Использование среды |
Способ использования и ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории |
Физическая среда |
Дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота и опрятность, освещенность, шум |
Время |
Опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, соотношение времени и статуса |
Покажите говорящему, что вы готовы слушать. Необходимо выглядеть и действовать заинтересованно. Не читайте почту, когда кто-либо говорит. Слушая, старайтесь понять, а не искать поводов для возражений.
Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам.
Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями. Исключайте из сообщения двусмысленные слова или утверждения.
Устраните раздражающие моменты. Не рисуйте, не постукивайте по столу, не перекладывайте бумаги. Будет ли спокойнее в кабинете, если закрыть дверь?
Сопереживайте говорящему. Постарайтесь встать в положение говорящего.
Будьте терпеливым. Не экономьте время. Не прерывайте говорящего. Не порывайтесь выйти, не делайте шагов в направлении двери.
Сдерживайте свой характер. Рассерженный человек придает словам неверный смысл.
Не допускайте споров или критики. Это заставляет говорящего занять оборонительную позицию, он может замолчать или рассердиться. Не спорьте. Именно победив в споре, вы проиграете.
Добивайтесь установления обратной связи, задавайте вопросы. Это подбадривает говорящего и показывает ему, что вы слушаете. Это помогает продвигаться вперед.
Перестаньте говорить. Это наставление идет и первым, и последним, ибо все остальные зависят от него. Вы не сможете эффективно слушать, если будете разговаривать.
9.4. Организационные коммуникации
Наиболее распространенными формами организационных коммуникаций являются:
устная: собрания, инструктаж, общение один на один и др.
письменная: письма, докладные записки, доска объявлений, внутренние газеты и журналы, руководства и справочники, отчеты и др.
электронная: телефоны, факсы, электронный обмен данными, электронная почта, компьютерные сети, электронные доски объявлений, системы проведения видеоконференций и др.
Проводимые исследования эффективности коммуникаций дали ошеломляющие результаты – совпадение понимаемых проблем рядовыми сотрудниками и руководителями составляет менее 1/3 (рис.9.4).
Рис.9.4. Степень совпадения понимаемых проблем сотрудниками и руководителями
Согласно другому исследованию, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% — до начальников цехов и 20% — до рабочих.